GE 009 003 - Tutorial para emissão NFe

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Configuração do Módulo de NF-e

Para uso do módulo de emissão de NF-e pelo Ultramax Gestão Escolar é necessário solicitar para a equipe do Ultramax para que o módulo possa ser habilitado.

Para a emissão das notas fiscais eletrônicas é necessário possui um Certificado Digital A1 (Arquivo Digital), outros modelos de certificado digital não são aceitos para emissão pelo sistema.

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Para dar inicio ao uso do sistema de NFe, siga os passos descritos a seguir:

a)   Selecionar o menu SISTEMA (1);

b)   Selecionar CONFIGURAÇÃO (2);

c)   Selecionar a aba NF-e (3);

d)   A opção “Enviar automaticamente por e-mail toda NF-e gerada” (4) deve ser marcada caso deseje que após a emissão da NF-e para as contas a receber pagas, o sistema envie a NF-e para o e-mail do cadastro do destinatário

e)   No campo “Número da última NF-e emitida” deve ser colocado o número da última NF-e emitida pela empresa ou “0” caso esteja iniciando o uso da NF-e.

f)    Clicar no botão Atualizar Número;

g)   Clicar no botão Gravar;

O modelo do ACBR que deve ser instalar é o ACBr Open SSL. Verificar o tutorial de instalação de NF-e.

Códigos Fiscais

Para emitir as NF-e pelo sistema é necessário cadastrar os códigos fiscais no sistema. Para realizar o cadastro é necessário seguir os seguintes passos:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que o código deve ser criado;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu TABELAS (3);

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d)   Selecionar o ícone CÓDIGO FISCAL;

e)   Clicar no botão Novo;

f)    É necessário incluir as seguintes alíquotas: ST, Isento e 18%

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Contas Contábeis

Após realizar o cadastro dos códigos fiscais, é necessário preencher as informações requeridas na conta contábil. Para acessar as contas contábeis o caminho é:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que a conta deve ser criada ou configurada;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu TABELAS (3);

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d)    Selecionar o ícone CONTAS CONTÁBEIS;

Escolha a conta contábil desejada ou então utilize o botão “Novo” para criar uma nova conta contábil.

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Após selecionar a conta contábil, alguns campos devem ser preenchidos para a emissão da NF-e:

a)   A opção “Gerar NF-e Somente se pago(1) deve ser marcada;

b)   Código Fiscal (2): Deve ser selecionado o ICMS correto;

c)   NBS/NCM (3): O NCM cadastrado deve estar correto para a % de imposto IBPT ser calculada automaticamente pelo sistema (Verificar com o escritório de contabilidade qual o NCM do item selecionado);

d)   CFOP de Venda (4): Campo para o preenchimento do CFOP da operação (Verificar com o escritório de contabilidade qual é o CFOP utilizado para esse caso);

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Com o cadastro da conta contábil completo, é necessário então utilizar a ferramenta de atualização de índices do sistema que irá calcular automaticamente à % de imposto IBPT.

Para atualizar basta seguir os seguintes passos:

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a)   Clicar no botão “Atualizar índices de impostos(1).

b)   Depois de executar a rotina de atualização de índices, se o NCM/NBS preenchido (2) estiver correto, o campo % Alíquota do imposto será preenchido automaticamente (3);

Conta corrente

É necessário acessar o cadastro de contas correntes para configurar algumas opções referentes à NF-e. Para acessar as contas correntes siga os passos:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que a série deve ser criada;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu TABELAS (3);

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d)   Selecionar o ícone CONTA CORRENTE;

Deve ser selecionada a conta corrente que emite boletos para a NF-e. Se a conta emite somente boletos que não precisa ser gerada NF-e, não é necessário configurar.

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Após selecionar a conta desejada, é necessário configurar dois itens obrigatórios para a emissão de NF.

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a)   Inscrição estadual (1): Esse campo é de preenchimento obrigatório caso use o módulo de NF-e. Caso a instituição seja ISENTA, deixar o campo em branco;

b)   Optante por simples nacional (2): Verificar com o escritório de contabilidade se a instituição é optante pelo simples nacional;

c)    Emitir NF-e para toda movimentação do almoxarifado (3): Marque essa opção caso deseje emitir NF-e para toda a movimentação quer for realizada pelo módulo de almoxarifado;

d)   Pasta de instalação do ACBr (4): Esse campo deve ser preenchido pela Ultramax, é o diretório de instalação do ACBr que possui o arquivo do certificado digital.

e)   Clicar no botão Alterar;

Emissão de NF-e

Com as configurações necessárias feitas, agora é possível emitir as NF-e de mercadoria pelo sistema. Para isso é necessário acessar a área de emissão de NF-e. Os passos são:

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Para acessar a área, siga as instruções:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que a conta deve emitida a NF-e;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu FINANCEIRO (3);

d)   Selecionar a opção “NF-e – Nota Fiscal de mercadoria” (4);

A próxima tela que aparecerá é a de NFe de mercadoria, onde existe a opção de consultar e gerar as notas.

O primeiro menu que será apresentado nesse tutorial é o Gerar NF-e.

Gerar NF-e

Nessa guia geramos as NF-e a partir dos filtros aqui apresentados:

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a)   Data inicial de pagamento (1): Deve ser informada a data inicial dos pagamentos efetuados – Campo Obrigatório;

b)   Data inicial de pagamento (2): Deve ser informada a data final dos pagamentos efetuados – Campo Obrigatório;

c)   Unidade de Ensino (3): Deve ser informada a unidade de ensino em que o boleto foi emitido – Campo Obrigatório;

d)   Conta corrente/Empresa (4): Campo para escolha de qual conta corrente foi utilizada para gerar o boleto – Campo Obrigatório;

e)   Conta contábil (5): Campo utilizado para informar a conta contábil utilizada na hora de gerar o boleto (Exemplo: Apostila – 001.002, Material Didático 001.003) – Campo Obrigatório;

f)    RM (6): Campo opcional para informar o RM de um aluno caso deseje gerar NF-e somente para um aluno em especifico;

g)   Após os filtros serem preenchidos, é necessário clicar no botão ”Buscar” (7) o para exibir os boletos gerados que serão emitidos na NF-e;

h)  Depois de verificar se os boletos exibidos estão ok, clique no botão “Gerar NF-e’s” (8) e se tudo estiver ok deverá aparecer a seguinte mensagem:

O sistema irá enviar automaticamente a NF-e para a Secretária da Fazenda. Enquanto isso o sistema pode ser utilizado normalmente em todas suas funções. O tempo de inicio de envio das NF-e’s pode ser de até 5 minutos.

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OBSERVAÇÕES:

1) Se ao tentar gerar NF-e’s o sistema exibir mensagem de erro, verifique a mensagem e faça as correções necessárias.

2) Os campos com * são de preenchimento obrigatório.

NF-e’s geradas

Depois de geradas, as notas constarão no sistema para consulta. Na aba “NF-e’s geradas” é possível verificar todas as NFe’s emitidas pelo sistema, bem como enviar por e-mail, baixar o XML, cancelar nota, imprimir a Danfe e consultar status da nota. Para localizar as notas utilize os filtros abaixo:

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a)   Data inicial competência (1): Nesse campo deve ser informada a data inicial de pesquisa da emissão da NF-e. Campo obrigatório.

b)   Data final competência (2): Nesse campo deve ser informada a data final de pesquisa da emissão da NF-e. Campo obrigatório.

c)   Conta corrente/Empresa (3): Campo para seleção da conta corrente em que a NF-e foi gerada a partir do boleto;

d)   Nome do destinatário (4): Campo para informar o nome do destinatário;

e)   CNPJ do destinatário (5): Campo para informar o CNPJ do destinatário;

f)    Chave de acesso (6): Campo para informar a chave de acesso da NF-e gerada;

g)   Status de transmissão (7): Nesse campo é possível filtrar a situação da NF-e, sendo ela “Autorizada”, “NF-e cancelada”, “Transmissão cancelada” ou “Pendente envio”;

h)   Situação (8): É possível filtrar a situação das notas em “Canceladas” e “Não Canceladas”;

i)    Valor (9): É possível filtrar as notas pelo valor, selecionando uma faixa de valores em R$;

j)    Número (10): Sabendo o número da nota, também é possível filtrar pelo número da NF-e;

As notas localizadas apareceram da seguinte forma:

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As opções disponíveis referente as notas são:

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a)   Gerar PDF (1): Ao selecionar uma Nota e clicar nessa opção, o sistema irá gerar o PDF da Danfe para impressão;

b)   Download XML Selecionados (2): Com essa opção, é possível selecionar as notas desejadas para fazer o download do XML. Depois de clicar no botão “Download XML Selecionados” irá aparecer a seguinte mensagem, com o link:

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c)   Download XML Todos (3): Funciona da mesma forma que a opção “Download XML Selecionados”, porém, com essa função o sistema irá gerar o XML de todas as notas filtradas;

d)   Enviar por e-mail (4): Essa opção permite realizar o envio da NF-e por e-mail, sendo enviado o Danfe em PDF e o XML. Para isso é necessário ter uma conta de e-mail configurada no ACBr (Entre em contato com suporte da Ultramax em caso de dúvida).

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Para enviar, basta selecionar a nota, preencher o campo de Destinatários e clicar em “Executar”;

e)   Consultar na SEFAZ (5): Utilizando essa opção, é possível verificar o status da Nota Fiscal no servidor da Secretária da Fazenda, basta selecionar a nota desejada;

f)    Inutilizar faixa de numeração (6): Essa ferramenta é usada para inutilizar faixas de numeração de nota quando necessário. A seguinte tela é apresentada:

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g)   Cancelar transmissão (7): Essa opção é utilizada se caso a transmissão do arquivo esteja com um tempo de envio muito grande, é possível cancelar a transmissão (A transmissão só pode ser cancelada se for feito imediatamente após a geração da nota, pois o processo de transmissão costuma ser extremamente rápido);

h)  Cancelar NF-e (8): Utilize essa opção em caso da necessidade de cancelamento da nota selecionada

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Deve ser informado o motivo do cancelamento e clicar em “Executar” para fazer o cancelamento;