GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo

Vídeo tutorial

Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/TWLe7jtn748

Veja também o vídeo: Secretaria - Como rematricular os alunos de um período letivo para outro

Introdução

Abaixo estão descritos os procedimentos para iniciar e encerrar o período letivo, esse processo deve ser feito anualmente tanto para fechar o ano anterior como para iniciar as aulas no próximo período liberando acesso ao sistema aos Alunos e Professores.

Iniciar o período letivo

Copiando a estrutura de séries e turmas do período anterior

Este passo copia a estrutura de série e turmas do anterior, ou seja você não precisa cadastrar novamente o curso ensino médio e suas séries e turmas por exemplo, basta realizar o procedimento abaixo para copiar essa estrutura.

Para iniciar siga os procedimentos abaixo:

a.   Clique no menu TABELAS;

b.   Selecione o ícone PERÍODOS LETIVOS ;

c.   Nessa tela no topo clique no botão Iniciar Período Letivo;

d.   Ao clicar em Iniciar Período Letivo aparecerá a seguinte tela:

Nela selecione a unidade de ensino, o período letivo anterior que é de onde o sistema copiara os dados das séries, e o período letivo pra onde deseja copiar, após isso clique em Copiar Série e Turmas para finalizar criação das turmas e séries.

Copiando Planejamentos dos anos anteriores

Caso utilize a opção de lançar planejamentos, é possível copiar os planejamentos dos anos anteriores , recomendamos fazer esse processo somente após o termino das aulas do ano letivo anterior, assim todos os planejamentos já estarão lançados para realizar a cópia.

Copiando avaliações e fórmulas

Essa função serve para copiar todas as avaliações, de todas as turmas, de todos os períodos de avaliação (bimestre, trimestre, semestre e etc) e de todas as disciplinas de um ano letivo para outro.

É recomendada seu uso em instituições que mantem o mesmo padrão de avaliação de um ano para outro.

Acesse o menu Tabelas > Períodos Letivos

c.   Nessa tela no topo clique no botão Iniciar Período Letivo;

Após clique em Copiar Avaliações e fórmulas

Algumas observações da função:

- A data de realização da avaliação não é copiada. Ela ficará em branco pois essa data muda de um ano pro outro

- Caso seja prova online, essa opção irá ficar desmarcada na avaliação copiada, porque aí tem a data e horário de entrega também, o que não dá pra copiar. Irá copiar a avaliação mas sem a opção de prova online.

- A matriz de prova não é copiada de um período pro outro

- Alunos que tem fórmula especifica, essas fórmulas não serão copiadas, já que a fórmula é específica do período/ano anterior.

- Caso antes de executar essa função a instituição já tenha criado alguma avaliação com o mesmo código, irá manter a avaliação nova que a escola criou.

- Caso antes de executar essa função a instituição já tenha criado a fórmula, não irá copiar a fórmula do período anterior. Irá manter a fórmula nova que gravaram.

Encerrar o período letivo

O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações:

·        Para alterar o STATUS de todas as DISCIPLINAS de ATIVA para CONCLUÍDA;

·        Para alterar o STATUS de todas as TURMAS de VIGENTE para ENCERRADA;

·        Bloquear as ALTERAÇÕES das NOTAS DE AVALIAÇÕES e BOLETINS.

Para encerrar um período letivo siga os procedimentos abaixo:

2.    Clique no menu TABELAS;

3.    Selecione o ícone PERÍODOS LETIVOS;

4.    Selecione o PERÍODO LETIVO(1) e clique no botão ENCERRAR(2);

5.     Clique em OK para confirmar.

6.    Aparecerá a mensagem “Registro alterado com sucesso!”.

OBSERVAÇÃO: Depois desse procedimento, todas as turmas e matrículas serão encerradas, com exceção para cursos técnicos e de pós-graduação que caso ainda exista alguma turma com alunos que ainda não cursaram todas as disciplinas do curso, a turma/matrícula não será encerrada e a turma ainda continuará vigente até que todos os alunos terminem todas as disciplinas. Após esse procedimento não ira permitir alterar notas/faltas desse período. Caso seja necessário, é preciso ativar o período letivo (Conforme Item 2 desse tutorial) e encerrar novamente após as alterações necessárias

Ativar período letivo

Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema esse processo de ativação deve ser realizado somente após o inicio das aulas.

Para ativar o período letivo siga os passos descritos a seguir:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS;

b)   Selecionar o ícone PERÍODOS LETIVOS;

c)    Selecionar o período letivo que será ativado;

d)   Clique no botão “Ativar”;

e)   A seguinte mensagem será exibida e clique em “OK”:

Gerenciar as pré-matrículas

O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos:

a)   Selecione a unidade de ensino e o período letivo;

b)   Selecionar o menu CADASTROS (1);

c)   Selecione a opção GERENCIAMENTO DE NOVAS MATRÍCULAS (2);

d)  Após, selecionados os filtros, irão aparecer as matriculas dentro do período selecionado.

e)   As opções disponíveis são: Efetivar a matricula (3), Visualizar dados financeiros (4), Editar a matricula (5), Editar a observação da matricula (6), Cancelar a matricula (7);

f)    Efetivar a matricula (3): Essa opção irá exibir a seguinte tela:

Deve ser selecionada a opção desejada do status do aluno, caso a matricula for efetuada, utilize a opção MATRICULADO.

É necessário preencher a turma em que o aluno irá cursar a data da matricula e o motivo.

g)   Visualizar dados financeiros (4): Permite visualizar os dados financeiros do aluno selecionado, visualizando os boletos pendentes.

h)   Editar a matricula (5): Permite editar a matricula do aluno, modificando as informações:

i)    Editar a observação da matricula (6): Exibe uma tela para digitação de observação sobre a matricula:

j)     Cancelar a matricula (7): Exibe a tela de cancelamento de matricula, para alunos que não irão estudar na instituição. Para casos de pré-matrícula é recomendado utilizar o status “Cancelado por erro operacional”, pois ele irá cancelar todos os lançamentos financeiros.

Ativação das turmas

O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

b)    Clicar no ícone CURSOS;

c)    Clicar em TURMAS (2), referente ao curso desejado;

d)    SELECIONE (3) as turmas desejadas e clique em ATIVAR TURMAS (4);

Note que existe a coluna status, existem 3 tipos de status para uma turma

Em formação: A turma ainda está se formando os alunos não terão acesso completo a essa turma e também os professores não terão como lançar informações

Vigente: A turma está em andamento e ativada

Encerrada: A turma já foi concluída e encerrada, os alunos não terão mais acesso a informações dessa turma caso configurado dessa forma.

OBS Importante: Algumas informações somente são liberadas na area do aluno quando as turmas estão com o status Vigente, por exemplo, boletins, faltas, horário de aulas e outras.

e)   A seguinte mensagem será exibida, selecione qual a forma de numeração da chamada (Alfabética ou por código do aluno):

IMPORTANTE: Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno.

Feriados

A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

b)   Selecionar o ícone FERIADOS;

c)   Clicar no botão NOVO (2) ou então SELECIONAR (3) o feriado já existente para editar;

Preencher os campos DATA (4), DESCRIÇÃO (5) e SELECIONAR AS UNIDADES (6) que será aplicado o feriado;

Períodos de Avaliação

O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

b)    Selecionar o ícone SÉRIES;

c)   Clicar no botão NOVO (2) ou então SELECIONAR (3) a série já existente para editar;

d)    Em CADASTRO DE SÉRIE, selecione a aba AVALIAÇÕES(4);

e)    Clique em ADICIONAR PERÍODO(5) para criar um novo período, na coluna NOME(6) deve preencher com o nome do período, na coluna ÍNICIO(7) atribua o inicio das avaliações e no campo FIM(8) atribua a data de termino das avaliações. No campo ENCERRAR DIGITAÇÃO DE NOTAS(9), preencha com a data limite para o professor emitir as notas das avaliações. PESO DA NOTA(10) mencione o peso da avaliação. Em CONFIGURAÇÃO(11) assinale as desejadas. Caso queira remover o Período clique em REMOVER(12). Após realizar os ajustes clique em ALTERAR(13) para que os dados sejam salvos.

Financeiro obrigatório das séries

Todo início de ano letivo, a escola deve retirar a obrigatoriedade dos lançamentos com a descrição primeiro pagamento ou primeira parcela da anuidade ou taxa de matrícula na aba financeiro, ou outros lançamentos que não serão mais obrigatórios no decorrer do período letivo.

Motivo: Quando a escola deixa marcado a opção da obrigatoriedade no sistema, os alunos que se matricularam no decorrer do ano letivo irão ficar com essa pendência em seu cadastro - trazendo a mensagem "financeiro incompleto".

Então a obrigatoriedade no pagamento da primeira parcela deve ficar no sistema até começarem as aulas e depois a escola deve desmarcar no sistema em cada série.

Esse procedimento deve ser realizado anualmente quando o ano letivo iniciar, quando se tratar de Ensino Fundamental e Médio, e no Ensino Superior, deverá ser feito a cada início das aulas semestralmente.

Veja o passo a passo:

1. Vá em >Tabelas > Séries

2. Selecione a série para configurar:

3. Vá na aba "Financeiro" e desmarque a opção "Obrigatório" nas contas contábeis por exemplo de "Primeira Parcela", "Primeira Anuidade", "Taxa de Matrícula" e etc.

4. Clique em >Alterar

Relatórios agendados

Verifique se você possui relatório agendado que precise de alguma atualização para selecionar o novo período letivo ou novo período de datas.

Para ver os relatórios agendados acesse o menu: Relatórios -> Relatórios agendados

Abaixo um exemplo de relatório agendado que precisa ter o período letivo alterado: