GE 004 005 - Tutorial de Configuração e Uso do Chat com os Alunos

Introdução

Essa função habilita um chat na área do aluno com grupos pré-definidos de colaboradores no colégio como, por exemplo, Coordenação, Financeiro e etc.

OBS: Essa função está disponível em um módulo individual do sistema para consultar se você possui esse modulo ou se tiver interesse entre em contato com a Ultramax. (suporte@ultramax.com.br)

Primeiramente é preciso configurar no menu Tabelas > Grupos de recebimento de mensagens com alunos quais colaboradores fazem parte de cada grupo.

Para incluir um novo Grupo clique no botão novo:

Nessa tela devem ser cadastrados os colaboradores que fazem parte de cada grupo, por exemplo, pode ser criado um grupo Coordenação e nele incluídas todas as pessoas que fazem

parte desse grupo, quando um aluno enviar uma mensagem pela área do aluno ao grupo Coordenação, todos os colaboradores que fazem parte desse grupo receberão o e-mail informando a nova mensagem.

Preencha a Descrição interna que será o nome atribuído a esse grupo internamente no sistema, os grupos cadastrados podem ser diversos, por exemplo, se os colaboradores da Coordenação do fundamental I e Fundamental II forem colaboradores diferentes, você pode cadastrar 2 grupos um com descrição interna Coordenação Fund I e outro Coordenação Fund II, assim quando for atribuir esse grupo as turmas cada aluno terá acesso ao grupo de colaboradores correto.

Preencha também a Descrição para os alunos que é a descrição do grupo que aparecerá na área do aluno.

Na tabela “Colaboradores que irão receber mensagens desse grupo”, arraste para a tabela da direita todos os colaboradores que serão desse grupo o que deverão receber copia das mensagens desse grupo.

(1) Acesso restrito ao resp. Financeiro: Se essa opção for assinalada somente o responsável financeiro usando a senha dos pais conseguirá enviar mensagens a esse grupo pela área do aluno.

(2) Ativo: Essa opção informa se o grupo está disponível não para uso. Caso desmarcada irá inativar as mensagens a esse grupo.

Para concluir o cadastro clique em Incluir

Depois de criados os grupos, o próximo passo é definir nas séries quais grupos estarão disponíveis para os alunos, para isso acesse o menu Tabelas > Séries :

Clique sobre a série que deseja configurar:

Na aba Chat, arreste para tabela da direita os grupos que devem ficar disponíveis na área do aluno para essa série:

Para salvar as alterações clique em Alterar.

Acesso ao chat/abertura de protocolo pelo Portal do Aluno

Na área do aluno e dos pais, agora será possível abrir chat com número de protocolo, para abrir o chat com protocolo estará disponível a opção Mensagens.

Nessa tela o aluno poderia selecionar no topo para qual grupo ele deseja enviar a mensagem, aparecerão todos os grupos que o aluno tem acesso e por exemplo poderá enviar para o grupo “Coordenação”.

Para abrir o chat/protocolo clicar no botão "nova mensagem" e selecionar o grupo.

Também poderão ver os concluídos, mas não poderão mais enviar mensagens nos protocolos já concluídos.

No portal do aluno também será possível enviar anexos:

Acesso ao chat/abertura de protocolos pela área do colaborador

Uma notificação da mensagem enviada pelo aluno será enviada aos colaboradores desse grupo por e-mail e por push no App para smartphone, para responderem o aluno basta acessar a ficha do aluno no sistema, em Sec. e clicar no botão Mensagem. Agora nesse módulo também haverá a abertura de protocolos, funcionará da seguinte forma:

Na ficha do aluno, em secretaria > mensagens, onde é aberta a tela de mensagens pelo administrativo vão aparecer os protocolos em aberto por padrão e se quiser há também como visualizar os protocolos já encerrados.

Se quiser verificar os protocolos já concluídos terá que marcar a opção "exibir concluídos".

Se for um protocolo encerrado não deixará enviar mais mensagens, mas será possível reabrir se necessário para enviar novas mensagens e anexos.

Caso o colaborador desejar abrir um novo protocolo, ele poderá escolher um dos grupos que ele faz parte, e visualizar e responder as mensagens enviadas por esse aluno nesse grupo.

As mensagens irão para os pais, aluno e responsável por e-mail e também por push no App para smartphone.

As notificações aparecerão como no exemplo abaixo:

Colaborador vendo as mensagens não lidas/respondidas e protocolos em aberto

Quando houverem mensagens enviadas e não lidas o alerta abaixo aparecerá na tela inicial do sistema “Existem mensagens enviadas por alunos que ainda não foram lidas. Clique no menu Cadastros -> Mensagens > de alunos não lidas/respondidas”

Você pode visualizar essa informação no menu Cadastros > Mensagens > de alunos não lidas/respondidas

Nessa tela você pode filtrar as mensagens por um grupo de chat especifico ou por curso, após clique em Atualizar para exibir em tela as mensagens ainda não lidas, e caso queira clique no botão responder da respectiva mensagem para responde-la

OBS: Após clicar em responder a mensagem será considerada como lida e não aparecerá mais para visualização nessa tela, caso necessário enviar uma nova mensagem faça o mesmo procedimento orientado para responder direto no cadastro do aluno.

Na tela cadastros > mensagens > de alunos não lidas/respondidas também terá a opção de ver “Protocolos em aberto”, como no exemplo abaixo:

Nos protocolos em aberto será possível responder, anexar e encerrar.

Relatórios

Também é possível realizar uma auditoria das mensagens que estão sendo enviadas tanto pelos alunos tanto quanto pelos grupos configurados, para verificar se ainda restam mensagens não respondidas, para isso foi criado o Relatório 001.004.001 - Listagem de auditoria das mensagens trocadas entre alunos e colaboradores que está disponível no menu Relatórios > Relatórios Diversos > Dentro da pasta 001.004.Mensagens com alunos/chat  

Essa listagem exibe os últimos 7 dias de mensagens, agrupando por alunos em ordem crescente de data da criação da mensagem para visualizar todas as mensagens no período o usuário deve ter acesso total ou Relatórios - Secretária - Auditoria mensagens na permissão.

Caso o usuário não tenha os acessos mas esteja ligado ao grupo de chat da mensagem ele conseguirá ver aquelas mensagens especificas.

Para visualizar o relatório basta clicar em Visualizar Agora