Gestão Escolar - Controle de CRM de leads, visitantes e alunos

Introdução

Neste manual mostramos como usar o módulo de CRM para controle de atendimentos de leads, visitantes e mesmo atendimentos de alunos.

Dessa forma você pode acompanhar o status dos atendimentos de novos alunos criando status como:

• A fazer
• Entrar em contato outro dia (e definir a data do próximo contato)
• Fazendo
• Aguardando retorno
• Lead convertido
• Lead perdido

E para alunos atuais você também pode criar quadros para acompanhar os contatos de alunos para rematrícula, exemplo, criar um quadro chamado "Campanha rematrícula 2025" com as listas:

• A fazer
• Entrar em contato outro dia (e definir a data do próximo contato)
• Fazendo
• Negociar desconto
• Aguardando contra proposta da escola
• Pendente efetivar rematrícula
• Rematrícula efetivada
• Vai transferir para outra escola

E não é somente secretaria que pode usar os quadros, a coordenação e financeiro também podem usar, exemplo:

Coordenação pode criar quadros de atendimento para organizar as solicitações dos responsáveis e reuniões, criando por exemplo as listas/status abaixo:

• A fazer
• Entrar em contato outro dia (e definir a data do próximo contato)
• Fazendo
• Acompanhando evolução do caso
• Finalizado

E o setor financeiro pode criar quadros com os pedidos dos responsáveis/alunos quando pedem para negociar um desconto, pedem algum contrato diferente e outras solicitações do financeiro:

• A fazer
• Ag. aprovação da direção
• Fazendo
• Feito

Criar quadros de atendimento

Os quadros de atendimento server para organizar e acompanhar os atendimentos.

Para criar os quadros de atendimento é necessário acessar o menu tabelas > quadro de atendimento, conforme exemplo abaixo:

Clicar no botão INCLUIR.

Após clicar no botão incluir, fazer os seguintes procedimentos:

• Preencher o nome do quadro - campo 1
• Preencher a descrição - campo 2
• Selecionar os colaboradores que vão ter acesso a esse quadro - campo 3
• Clicar na seta para a direita, pois ao clicar na seta o colaborador vai ser atribuído ao quadro - campo 4
• Clica no "+" para adicionar as listas - campo 5
• Preencher o nome das listas - campo 6
• Clicar no botão gravar - campo 7

Caso queira editar o quadro de atendimento é só entrar pelo mesmo caminho, tabelas > quadro de atendimento e clicar no botão azul ao lado do nome do quadro, como mostra na imagem abaixo:

E caso precise excluir então basta clicar na botão vermelho no final da linha, como mostra na imagem abaixo:

Criando um novo lead/visitante

Para cadastrar o lead/visitante tem três formas:

1. Pela página MEUS QUADROS clicando abaixo:

2. Pela tela inicial do sistema:

3. Pelo menu Cadastros > CRM > + novo

Para cadastrar preencher o nome do lead/visitante e clicar no botão incluir.

Caso já queira adicionar um atendimento para a pessoa cadastrada, antes de incluir precisa marcar a opção "cadastrar atendimento", assim como na imagem abaixo:

Após marcar essa opção, preencher a descrição do atendimento, o quadro, a lista e clicar no botão incluir.

Caso queira deixar uma data marcada para lembrar quando deverá haver o próximo contato, selecionar a data de próximo contato e clicar no botão incluir, assim como na imagem abaixo.

É possível criar o cadastro também a partir do RM do aluno, basta digitar o RM do aluno > entrar em atendimento > novo e preencher as informações do atendimento como no exemplo a seguir.

Preencher o nome do contato, telefone, tipo, dados da solicitação, quadro e lista, após fazer isso é só clicar em concluir.

Também é possível deixar marcada a data para próximo contato nessa tela, basta preencher a data do próximo contato junto com as outras informações e clicar em incluir.

Ver meus quadros de atendimento

Para acessar os quadros de atendimento é necessário clicar no botão Cadastros > CRM > Meus Quadros.

ou então pela tela inicial do sistema:

Selecionar o quadro referente aos atendimentos que quer visualizar.

Nessa tela é possível filtrar os atendimentos de várias formas, para mostrar cancelados, somente pendentes, atribuídos a mim, pelo nome da pessoa, data de cadastro e data do próximo contato.

Todos os filtros ficam acima dos nomes das listas, assim como é mostrado na imagem a seguir:

Após selecionar os filtros é necessário clicar no botão pesquisar novamente para atualizar os atendimentos com base no filtro selecionado.

Nessa tela é possível arrastar os atendimentos entre as listas, para mudar o status do atendimento, facilitando e agilizando os atendimentos.

Para arrastar basta puxar o atendimento de uma lista até a outra, no exemplo abaixo mudamos o atendimento da lista "em andamento' para a lista "realizado".

Transferir um atendimento para outro colaborador

Quando você tem um atendimento em seu nome e precisa atribuir para outro colaborador, basta clicar no atendimento e trocar aqui para quem vai ser transferido o atendimento:

Encerrar o atendimento

Para encerrar o atendimento precisa primemiro arrastá-lo para uma lista, por exemplo, REALIZADO ou FINALIZADO e depois clicar do atendimento > selecionar o responsável pela evolução do atendimento, o responsável pela conclusão e mudar o status do caso pendente, assim como é mostrado nas imagens abaixo.

Para consultar os atendimentos já finalizados acessar o menu cadastros > CRM > Meus quadros > desmarcar a opção pendentes e clicar em pesquisar.