ULT-3020 COMO DAR ENTRADA NO ESTOQUE PELO XML

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Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/jU6oD8sGa9I

Introdução

IMPORTANTE: O ARQUIVO XML É O ÚNICO DOCUMENTO FISCAL DE COMPRA COM VALOR JURÍDICO, O DANFe EM PAPEL NÃO TEM VALOR JURÍDICO. O XML DEVERÁ SER GUARDADO PELO COMPRADOR NO PRAZO DE 5 ANOS. QUANDO VOCÊ DER ENTRADA EM NOSSO SISTEMA PELO XML O MESMO SERÁ GUARDADO POR 5 ANOS EM NOSSO BANCO DE DADOS ( INCLUSIVE NOS BACKUPS ) E PODERÁ SER ENVIADO ATRAVÉS DE ARQUIVO PARA O ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE. O ENVIO DO XML É OBRIGAÇÃO LEGAL DO FORNECEDOR E A GUARDA DO MESMO POR 5 ANOS É OBRIGAÇÃO LEGAL DO COMPRADOR.

Você poderá dar entrada pelo XML através de três situações:

PELO XML ENVIADO POR EMAIL PELO FORNECEDOR POR EMAIL

Não precisa ter o certificado digital. Se você possui o certificado digital esta opção não é a melhor, utilize as duas opções abaixo:

PELO SITE DA SEFAZ BUSCANDO UM A UM

Necessita do certificado digital

PELO SITE DA SEFAZ BUSCANDO TODOS OS SEUS XML

MESMO ANTES DE VOCÊ RECEBER O DANFE EM PAPEL. É a opção mais indicada. Necessita do certificado digital

PELO XML ENVIADO PELO FORNECEDOR POR EMAIL

Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/mTYbTWGedR0

Salve o XML enviado pelo fornecedor em uma pasta criada por você, por exemplo: XML.

Entrar no sistema pelo modulo ULTRAADM > PRODUTOS > ENTRADA NO ESTOQUE POR DIGITAÇÃO OU CÓDIGO DE BARRAS conforme tela abaixo:

Aparecerá a tela:

Na tela acima escolher Abrir Arquivo DANFe Fornec ( XML) e na tela abaixo digitar a chave da DANFe

Verá a tela abaixo:

Escolha a pasta onde você salvou o XML enviado por e-mail pelo fornecedor e clique em OK.

Note que na tela acima aparecem os produtos que o sistema não achou no seu banco de dados pelo código de barras.

Se você quiser localizar o produto pelo nome no seu banco de dados clique em LOCALIZAR PRODUTO e verá a tela:

Escolha o produto que você quer clique OK e o produto será incluído na entrada no estoque:

Caso não localizar o produto e queira incluir o mesmo no cadastro clique em CANCELAR na tela acima e depois na tela abaixo clique em CADASTRAR PRODUTO.

Cadastre o produto conforme tela acima. Veja que alguns campos já são preenchidos através do próprio XML. Após preencher os campos restantes clique em INCLUIR.

CONFERÊNCIA E AJUSTES NOS PRODUTOS DA NOTA

Agora os produtos são coloridos e o significado das cores você encontra nesta tela, por exemplo VERMELHO significa que entre esta entrada e a entrada anterior houve um aumento ou redução significativa do preço pago.

Isso sugere que uma entrada provavelmente foi realizada com caixa fechada e outra com quantidade unitária.

Em azul por exemplo mostra os produtos que entraram com valor maior do que a última entrada para você fazer o cálculo do novo preço de venda. Lembrando que se for vermelho porque houve uma entrada com preço pago na nota e o ultimo preço pago muito discrepantes e azul houve somente um aumento normal.

Caso quiser alterar o preço ou alguma outra informação sobre o produto clique duas vezes no produto e será aberto a seguinte tela: Agora você pode informar o preço do produto fracionado tanto pelo preço unitário como caixa fechada.

Se você quiser que o sistema calcule o preço de venda digite o preço pago no campo PREÇO DE FABRICA e clique OK e o sistema irá recalcular.

O cálculo do preço de venda pode ser feito automaticamente e para isso o sistema precisa ser configurado em SISTEMAS > CONFIGURAÇÕES GERAIS na aba COMPRAS.

Caso assinalar ATRIBUIR O ULTIMO PREÇO PAGO NO PREÇO DE FÁBRICA o sistema automaticamente irá lançar o ultimo preço pago ao campo preço de fábrica para os produtos que estão entrando no estoque.

Também nesta tela tem a função RECALCULAR PRECO DE VENDA que se for assinalado o sistema irá recalcular o preço de venda automaticamente na entrada, mas para isto deverá assinalar também na tela do cadastro de grupos (PRODUTOS > GRUPOS) quais são os grupos de medicamentos.

Com esta opção marcada o sistema NÃO irá calcular o preço de venda para medicamentos. Somente irá calcular se na tela abaixo for assinalado ATRIBUIR PREÇO PAGO E/OU RECALCULAR PREÇO DE VENDA INCLUSIVE MEDICAMENTO.

*** CUIDADO AO ESCOLHER ESSA OPÇÃO, POIS O SISTEMA IRÁ RECLACULAR INCLUSIVE PARA MEDICAMENTOS ***

Após realizar as alterações que deseja nos produtos na entrada da nota clique em CALCULO DA NOTA para conferir os valores e prosseguir na entrada da nota.

Clique em OK e depois em CONCLUIR NOTA FISCAL na tela abaixo:

Você verá o aviso acima que irá alerta-lo se houve produtos nessa compra que aumentaram o preço.

Você pode clicar em CONTINUAR ASSIM MESMO e depois analisar o pedido e corrigir na tela PRODUTOS > COMPRAS > CONSULTA DE PEDIDOS onde esses produtos aparecerão em vermelho quando você abrir o pedido (VER ITENS), no capitulo CONSULTAR PEDIDO no final deste tutorial.

Na tela acima escolha o FORNECEDOR e clique em CONCLUIR. Caso esteja integrado com o modulo FINANCEIRO irá aparecer os dados da FATURA para você conferir, a FATURA irá para o CONTAS A PAGAR e os PRODUTOS entrarão no estoque.

PELO SITE DA SEFAZ BUSCANDO UM A UM

Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/mTYbTWGedR0

Necessita do certificado digital

Na tela abaixo clique em ENTRADA NO ESTOQUE POR DIGITAÇÃO OU CÓDIGO DE BARRAS.

Aparecerá a tela:

Na tela acima escolher Importar XML pelo site da Sefaz.

Na tela acima clique em CONTINUAR.

Verá a tela abaixo:

Na tela acima no final do formulário escolha Download do Documento.

Note que na tela acima aparecem os produtos que o sistema não achou no seu banco de dados pelo código de barras.

Se você quiser localizar o produto pelo nome no seu banco de dados clique em LOCALIZAR PRODUTO e verá a tela:

Escolha o produto que você quer clique OK e o produto será incluído na entrada no estoque:

Caso não localiza o produto e queira incluir o mesmo no cadastro clique em CANCELAR na tela acima e depois na tela abaixo clique em CADASTRAR PRODUTO.

Cadastre o produto conforme tela acima. Veja que alguns campos já são preenchidos através do próprio XML. Após preencher os campos restantes clique em INCLUIR.

Na tela acima clique em CALCULO DA NOTA.

Clique em OK e depois em CONCLUIR NOTA FISCAL na tela abaixo:

Você verá o aviso acima que irá alerta-lo se houve produtos nessa compra que aumentaram o preço.

Você pode clicar em CONTINUAR ASSIM MESMO e depois analisar o pedido e corrigir na tela PRODUTOS > COMPRAS > CONSULTA DE PEDIDOS onde esses produtos aparecerão em vermelho quando você abrir o pedido (VER ITENS), no capitulo CONSULTAR PEDIDO no final deste tutorial.

Na tela acima escolha o FORNECEDOR e clique em CONCLUIR. Caso esteja integrado com o módulo FINANCEIRO, irão aparecer os dados da FATURA para você conferir, a FATURA irá para as CONTAS A PAGAR e os PRODUTOS entrarão no estoque.

PELO SITE DA SEFAZ BUSCANDO SOMENTE UM(MESMO ANTES DE VOCÊ RECEBER)

Acesse no UltraAdm a aba Produtos > Entrada no estoque por digitação/código de barra

Clique em Buscar XML Receb. na Sefaz(Novo)

Clique na aba Busca pela chave de acesso e após em Download pela chave de acesso

Digite a chave de acesso

PELO SITE DA SEFAZ BUSCANDO TODOS OS SEUS XMLs (MESMO ANTES DE VOCÊ RECEBER)

Assista também o vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=mTYbTWGedR0&t=416s

O DANFE EM PAPEL. É a opção mais indicada. Necessita do certificado digital

Solicite ao suporte técnico Ultramax para configurar o ACBr em sua máquina

Na tela abaixo clique em ENTRADA NO ESTOQUE POR DIGITAÇÃO OU CÓDIGO DE BARRAS.

Aparecerá a tela:

Na tela acima escolher Buscar XML receb. Na Sefaz (Novo)

A tela cima mostrará todos os XMLs e NFe emitidas para você antes de você receber o DANFe com as mercadorias.

Quando você receber a mercadoria você deverá dar Ciência clicando sobre o XML escolhido e no botão DAR CIÊNCIA DO RECEBIMENTO DA NFe NA SEFAZ.

Quando você da CIÊNCIA a SEFAZ a resposta pode ser imediata ou demorar alguns minutos e quando a SEFAZ aceitar a ciência da nota o status da nota ficará: Dado ciência do recebimento da NFe na Sefaz, somente após esse status você poderá dar entrada do XML no estoque.

Se não estiver aparecendo DADOS CIÊNCIA DO RECEBIMENTO DA NFE NA SEFAZ na tela abaixo clique em Buscar Atualização de XML (1) na Sefaz.

Após a SEFAZ receber a Ciência da nota status em verde você poderá dar entrada no estoque clicando sobre o XML e depois na tela ACIMA clicar em ENTRADA NO ESTOQUE (2):

Verá a tela abaixo:

Note que na tela acima aparecem os produtos que o sistema não achou no seu banco de dados pelo código de barras.

Se você quiser localizar o produto pelo nome no seu banco de dados clique em LOCALIZAR PRODUTO e verá a tela:

Escolha o produto que você quer clique OK e o produto será incluído na entrada no estoque:

Caso não localiza o produto e queira incluir o mesmo no cadastro clique em CANCELAR na tela acima e depois na tela abaixo clique em CADASTRAR PRODUTO.

Cadastre o produto conforme tela acima. Veja que alguns campos já são preenchidos através do próprio XML. Após preencher os campos restantes clique em INCLUIR.

Na tela acima clique em CALCULO DA NOTA.

Clique em OK e depois em CONCLUIR NOTA FISCAL na tela abaixo:

Você verá o aviso acima que irá alerta-lo se houve produtos nessa compra que aumentaram o preço.

Você pode clicar em CONTINUAR ASSIM MESMO e depois analisar o pedido e corrigir na tela PRODUTOS > COMPRAS > CONSULTA DE PEDIDOS onde esses produtos aparecerão em vermelho quando você abrir o pedido (VER ITENS), no capitulo CONSULTAR PEDIDO no final deste tutorial.

Na tela acima escolha o FORNECEDOR e clique em CONCLUIR. Caso esteja integrado com o modulo FINANCEIRO irá aparecer os dados da FATURA para você conferir, a FATURA irá para as CONTAS A PAGAR e os PRODUTOS entrarão no estoque.

Em todas as três opções acima para consultar o XML que deu entrada no estoque clique em

PRODUTOS > COMPRAS > CONSULTA DE PEDIDO e verá a tela abaixo:

O XML que deu a entrada no estoque aparecerá com o status ADICIONADO AO ESTOQUE (1) se o XML estiver marcado em vermelho é porque a referida entrada precisa ser analisada porque houve algum alerta, por exemplo: PREÇO PAGO NESSA ENTRADA FOI SUPERIOR AO ULTIMO PREÇO PAGO DA MERCADORIA, clique sobre o XML e depois em VER ITENS (2) e faça a correção que foi destacada no ALERTA.

No caso acima para corrigir os preços clique em VER ALERTA CUSTO ACIMA

Na tela acima você verá o custo pago nessa entrada em Vermelho, se quiser alterar digite o novo preço no PREÇO DE FABRICA que o sistema fará alteração no seu cadastro de Produtos. Caso não queira alterar clique em Verifica e Não Altera o Preço, o sistema não ira alterar o preço passara ao produto seguinte.