GE 004 003 - Tutorial para envio de comunicados

Enviando comunicado para os alunos

Para enviar os comunicados:

a.    clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;

b.   clique no botão NOVO, irá aparecer a tela abaixo:

c.    se quiser receber confirmação de envio coloque no campo ENVIAR CÓPIA PARA OS E-MAILS OU CELULARES (2), ATENÇÃO se o comunicado for enviado por SMS coloque apenas número de celular, se for enviar o comunicado por email coloque apenas conta de e-mail;

d.    em CONTA DE ENVIO(3), selecione na lista a opção de tipo de envio (e-mail ou SMS);

e.    O campo LISTAS A ENVIAR (4), são categorias de mensagens para que o sistema Ultramax Marketing crie estatísticas de envio e leitura de mensagens, selecione um tipo ou mais de acordo com tipo de comunicado que será enviado;

f.     No campo DATA/HORA DO ENVIO DA MENSAGEM(5) é a data/hora que a mensagem será enviada, você poderá criar um comunicado agora, mas os e-mails ou SMS serão enviados somente na data/hora que você especificar nesse campo.

ATENÇÃO: para envio pré-agendado, a máquina que tem o modem conectado, deve ficar ligada, assim como, o servidor para envio de emails.

g.    Se quiser enviar só para os aniversariantes coloque o dia que deve enviar no campo SOMENTE ENVIAR PARA ANIVERSARIANTE(6), lembrando que se essa opção for preenchida a mensagem enviada não ficará disponível na área do aluno;

h.    No campo MENSAGEM(7) são disponibilizados três tipos de mensagens diferentes texto SIMPLES, texto FORMATADO, e IMAGEM:

·        SIMPLES: selecione a opção SIMPLES, nesse tipo de mensagem o texto será enviado exatamente como foi digitado (sem formatação), e se necessário pode adicionar (9) um arquivo, como mostra o item j abaixo, SOMENTE em formato PDF, arquivos em formato de imagem (GIF, JPG, JPEG, PNG) não serão aceitos.

·        FORMATADO: selecione a opção FORMATADO, para esse tipo de mensagem, digite o texto desejado, faça as formatações usando os recursos do editor disponibilizado no sistema, e se necessário pode adicionar (9) um arquivo, como mostra o item j abaixo, SOMENTE em formato PDF, arquivos em formato de imagem (GIF, JPG, JPEG, PNG) não serão aceitos.

·        IMAGEM: se tiver que enviar no corpo do email uma imagem clique o botão ADICIONAR, para esse tipo de mensagem pode estar selecionada qualquer uma das opções descritas acima, porém ATENÇÃO não coloque nenhum tipo de texto (nem simples e nem formatado), APENAS adicione a imagem, pois a imagem anexada irá aparecer incorporada no lugar do texto;

i.      Coloque o TÍTULO(8) da mensagem;

j.      Se houver arquivo PDF para ser enviado no e-mail e disponibilizado na área do aluno, clique em ADICIONAR(9);

OBSERVAÇÕES: 1 – Só é permito um anexo por comunicado em PDF; 2 – para anexar um arquivo ele ser estar salvo no formato PDF; 3 – os arquivos anexos NÃO podem ser enviados por SMS; 4 – os textos de SMS são LIMITADOS a 160 caracteres; 5 – quando for enviar por SMS, lembrar sempre de colocar o nome do Colégio, no início ou no final da mensagem, para identificar quem enviou, no celular de quem recebe.

k.    Caso queira mandar o comunicado somente para área do aluno, desmarque a opção ENVIAR E-MAIL(10) e não será enviado por e-mail e nem por SMS. Caso deixe essa opção marcada além de o comunicado ficar disponível na área do aluno, também será enviado por e-mail para as pessoas selecionadas no campo NOTIFICAR(11). Caso a opção ENVIAR E-MAIL seja desmarcada, automaticamente, irá aparecer a seguinte tela:

i.    Depois de tudo configurado clique em ENVIAR COMUNICADO(12).

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça a opção “Enviar e-mail” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.

Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos

Depois que enviar um comunicado você poderá consultar a situação do envio dos e-mails:

a.   clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;

b.    Para consultar a situação de um envio clique no PROTOCOLO conforme mostra a imagem a seguir;

OBSERVAÇÃO: Para cada comunicado que é enviado por e-mail, será gerado um número de protocolo no sistema Ultramax Marketing, clicando nesse número de protocolo você poderá ver a situação do envio dos e-mails, informações tais como: e-mails que foram devolvidos porque estava com a caixa postal cheia ou endereço do aluno inválido, etc.

c.   Clicando no número do protocolo irão aparecer as informações, como mostra a figura a seguir, nessa mesma tela você poderá cancelar o envio do e-mail caso as mensagens ainda não tenham sido enviadas, e ainda, pode analisar a situação do envio e para quantas pessoas o comunicado já foi enviado.

Enviando comunicado para colaboradores e professores

O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os colaboradores e professores, para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES.

O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual. Os comunicados para colaboradores e professores são enviados por e-mail e SMS, e ficarão disponíveis na área do professor e do colaborador, conforme o exemplo abaixo:

Ao clicar sobre o comunicado será exibida a tela abaixo mostrando a mensagem completa:

Também é possível visualizar as mensagens já enviado através do menu CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES conforme o exemplo abaixo:

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.

Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros

O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os visitantes e outras pessoas cadastradas no sistema, para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA VISITANTES/PRÉ-CADASTRO.

O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual.

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.

Enviar comunicado pela área do aluno ou pais

O envio de email ou SMS pode ser feito individual, ou seja, para apenas uma pessoa, basta que ela esteja cadastrada no sistema. Toda vez que acessar a área de um aluno, pai, visitante, etc e aparecer o ícone, clique nele e o sistema enviará a mensagem somente para essa pessoa. Para usar esse recurso siga os passos descritos a seguir:

a.    Acesse o cadastro desejado: aluno, pais, visitante, etc (usaremos como exemplo nesse tutorial o cadastro de aluno);

b.    Clique no ícone ;

c.   Selecione a CONTA DE ENVIO (1);

d.   Selecione A LISTA (2);

e.   Coloque O TÍTULO (3);

f.    Digite a MENSAGEM (4);

g.   Clique em ENVIAR (5).

Enviando senha por e-mail para os alunos

Para os alunos terem acesso a área do aluno na Internet, eles precisam saber o RM (Registro de matrícula). O sistema permite que a escola comunique por e-mail o RM de cada aluno, ou seja, será enviado um e-mail para cada aluno informando qual o seu RM e como ele deverá fazer para acessar a área do aluno.

Para enviar essas orientações para os alunos, clique no menu: CADASTROS / E-MAIL DE NOTIFICAÇÃO DE SENHA.

O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual, com exceção de que a mensagem enviada por esta tela não irá ficar disponível na área do aluno, irá ser enviada somente por e-mail.

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.

A mensagem enviada será como o modelo abaixo:

Prezado(a): [Nome do aluno ou responsável]

Este é um aviso para informar como você deve acessar a área do aluno pela Internet.

Acesse o link abaixo e depois clique no link: "Não possuo senha".

O seu RM para acesso é: [RM do aluno]

O nome do aluno referente ao RM é: [Nome do aluno]

Link para acesso:

http://www.suaescola.com.br/aluno

Estatísticas de envio de e-mails

Através do sistema Ultramax Marketing é possível acompanhar o envio das mensagens e ter estatística de quantas mensagens foram enviadas, quantas foram lidas e quantas não puderam ser enviadas porque o e-mail estava errado, com caixa postal cheia ou outro motivo.

Para acessar o Ultramax Marketing:

a.   clique no menu: CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS

b.   e clique no link ABRIR SISTEMA ULTRAMAX MARKETING;

c.   irá abrir a tela abaixo:

Nessa tela você terá um gráfico com estatísticas de envio de mensagens e poderá clicar no menu MENSAGENS para analisar cada mensagem detalhadamente.

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça o link “Abrir sistema Ultramax Marketing” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.