GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet

Criar Novo Período Letivo

           O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.

A.   Selecione o menu TABELAS;

B.   Clicar no ícone PERÍODOS LETIVOS;

C.   Clicar no botão NOVO;

D.   No campo DESCRIÇÃO (1) coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;

E.   No campo DATA DE INÍCIO (2) digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;

F.    No campo DATA DE TÉRMINO (3)  digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;

G.   Clicar no botão INCLUIR (4);

H.   Selecione o período letivo criado (1);

I.    Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO (2);

> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:

a.   Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas (1);

b.   Selecione o período a ser importado (copiado) (2);

c.   Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (3);

d.  Clique no botão CONCLUIR (4).

Configurar Matrícula

           Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo:

A.   Selecione a unidade (1) e o novo período letivo (2) (o qual será disponibilizado para matrícula);

B.  Clique no menu TABELAS (3);

C.   Selecione o ícone SÉRIES;

D.   clique no link MATRÍCULA (ALUNOS);

> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:

a.   Digite nas caixas de texto a DATA INICIAL (1) e a DATA FINAL (2) do período de matrícula;

b.   Caso deseje disponibilizar a ficha de matrícula, saúde e/ou outro documento (contrato e etc), assinale EMITIR FICHA DE MATRÍCULA/SAÚDE (3). Os documentos ficarão disponíveis no final do processo de matrícula para fazerem download ou imprimirem;

c.   Esse próximo campo não é obrigatório, mas se desejar limitar o número de matrículas para essa série, é nesse campo LIMITE DE ALUNOS (4) que deve informar a quantidade máxima;

d.   em DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA (5) clique no "+" para abrir os documentos diversos e selecione-os desejados para disponibilizar para esta matricula;

e.   Na opção REPLICAR PARA AS DEMAIS SÉRIES DO CURSO (6),se selecionado SIM todas as configurações criadas serão aproveitadas para as demais séries, caso contrário, todas as configurações devem ser feitas individualmente;

f.    Após feito as configurações necessárias clique em ALTERAR (7) para gravar;

OBSERVAÇÃO: caso você tenha selecionado a opção SIM no item (e), e as informações financeiras das séries sejam diferentes, basta entrar no link da MATRICULA (ALUNOS) e editar apenas os dados financeiros.

Rematrícula on-line com Termo de Aceite

Para configurar a rematrícula online com o termo de aceite apenas é necessário configurar o texto que você gostaria que aparecesse na efetivação da rematrícula para o aluno/responsável concordar.

A configuração desse texto é feita na mesma tela da configuração da matricula.:

TABELAS > SÉRIES > MATRICULAS (ALUNOS) da série que você deseja configurar, e digitar no campo Define o texto para o termo de aceite(como na imagem abaixo)

Para salvar clique em Alterar(7), como indicado no item (f).

Configurações para a Área do Aluno

           Depois de realizar as configurações da Matriculá, o aluno poderá realiza-lá acessando a sua área.

A. Clique em MATRICULAS ABERTAS, CLIQUE AQUI

Ou clique em:

B. Abrirá uma tela onde o aluno visualizar a matricula atual e ao lado, qual ele se matriculará. Clique no botão MATRICULAR

C. Nesta tela aparecerá uma mensagem que pode ser editada para qual mensagem desejar que o aluno visualize neste momento. Selecione um e-mail para poder avançar para os próximos passos.

Para editar esta mensagem acesso o gestão, em SISTEMA > CONFIGURAÇÃO

Depois seleciona a aba ALUNOS/MATRICULA, redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela

D. No próximo passo confirme as informações em seguida clique em EFETIVAR MATRICULA

Se o Texto do Termo de Aceite estiver configurado na configuração da série, a efetivação da rematricula aparecerá assim:

Caso tenha o contrato digital habilitado:

E. Na parte final terá uma nova mensagem que poderá ser personalizada para o aluno e logo abaixo aparecerá os DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA que selecionou anteriormente já com as informações do aluno preenchidos.

Para personalizar esta mensagem acesse no gestão SISTEMA > CONFIGURAÇÃO, na aba ALUNOS/MATRICULA altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula".

Cancelamento de Rematrícula on-line

Para cancelar a rematricula efetivada acesse o cadastro do aluno, selecione a pré-matricula em questão e clique em Alterar Status.

Selecione o novo status como Cancelada erro operacional, Digite um motivo e clique em confirmar.

Após isso a rematricula efetivada pelo aluno/responsável será cancelada.

Log de Eventos da Rematrícula on-line

Para visualizar os dados de quem realizou a rematrícula online, acesse:

SISTEMA > LOG DE EVENTOS

Preencha os filtros do jeito que desejar, em Grupo selecione Rematrícula on-line e clique em Buscar.

Será exibido abaixo os dados das Rematrícula on-lines Realizadas no período desejado.