Mudanças entre as edições de "GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet"
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===Rematrícula on-line com Termo de Aceite=== | ===Rematrícula on-line com Termo de Aceite=== |
Edição das 13h21min de 26 de novembro de 2020
Regras para que o aluno possa fazer a Rematrícula On-line:
- A Rematricula deve estar configurada no ano seguinte (No caso se você está em 2019, a rematrícula tem que estar configurada para o período letivo de 2020)
- Datas da rematrícula devem estar configuradas no período correto.
- Se usar configuração de Senha por Perfil, acessar como Responsável Financeiro
- Se usar Configuração Não por perfil (Configuração Padrão) o aluno deve ter acesso ou acessar com a senha dos pais.
- O aluno não pode possuir pendência financeira, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematricula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência financeira se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.
- No cadastro de Séries no menu Tabela > Séries, no campo "Sequencia da serie no curso", deve estar tudo na ordem correta tanto no ano atual (2019) e no posterior (2020 no caso) para o sistema direcionar corretamente o aluno para a próxima série.
Caso algum desses requisitos não seja cumprido o botão de rematricula não aparecerá no portal desse aluno.
Criar Novo Período Letivo
O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.
A. Selecione o menu TABELAS;
B. Clicar no ícone PERÍODOS LETIVOS;
C. Clicar no botão NOVO;
D. No campo DESCRIÇÃO (1) coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;
E. No campo DATA DE INÍCIO (2) digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;
F. No campo DATA DE TÉRMINO (3) digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;
G. Clicar no botão INCLUIR (4);
H. Selecione o período letivo criado (1);
I. Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO (2);
> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:
a. Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas (1);
b. Selecione o período a ser importado (copiado) (2);
c. Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (3);
d. Clique no botão CONCLUIR (4).
Configurar Matrícula
Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo:
A. Selecione a unidade (1) e o novo período letivo (2) (o qual será disponibilizado para matrícula);
B. Clique no menu TABELAS (3);
C. Selecione o ícone SÉRIES;
D. clique no link MATRÍCULA (ALUNOS);
> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:
a. Digite nas caixas de texto a DATA INICIAL (1) e a DATA FINAL (2) do período de matrícula;
b. Caso deseje disponibilizar a ficha de matrícula, saúde e/ou outro documento (contrato e etc), assinale EMITIR FICHA DE MATRÍCULA/SAÚDE (3). Os documentos ficarão disponíveis no final do processo de matrícula para fazerem download ou imprimirem;
c. Esse próximo campo não é obrigatório, mas se desejar limitar o número de matrículas para essa série, é nesse campo LIMITE DE ALUNOS (4) que deve informar a quantidade máxima;
d. em DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA (5) clique no "+" para abrir os documentos diversos e selecione-os desejados para disponibilizar para esta matricula;
e. Na opção REPLICAR PARA AS DEMAIS SÉRIES DO CURSO (6),se selecionado SIM todas as configurações criadas serão aproveitadas para as demais séries, caso contrário, todas as configurações devem ser feitas individualmente;
f. Após feito as configurações necessárias clique em ALTERAR (7) para gravar;
OBSERVAÇÃO: caso você tenha selecionado a opção SIM no item (e), e as informações financeiras das séries sejam diferentes, basta entrar no link da MATRICULA (ALUNOS) e editar apenas os dados financeiros.
Liberar acesso as informações da rematricula
Para liberar o acesso após a conclusão da pré-matricula deve ser preenchida a data do campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até esta data:, assim eles conseguirão acessar pelo acesso na Rematrícula no feed do aluno(Rematricula solicitada, clique para mais detalhes).
Rematrícula on-line com Termo de Aceite
Para configurar a rematrícula online com o termo de aceite apenas é necessário configurar o texto que você gostaria que aparecesse na efetivação da rematrícula para o aluno/responsável concordar.
A configuração desse texto é feita na mesma tela da configuração da matricula.:
TABELAS > SÉRIES > MATRICULAS (ALUNOS) da série que você deseja configurar, e digitar no campo Define o texto para o termo de aceite(como na imagem abaixo)
Para salvar clique em Alterar(7), como indicado no item (f).
Configurações para a Área do Aluno
Depois de realizar as configurações da Matriculá, o aluno poderá realiza-lá acessando a sua área.
A. Clique em MATRICULAS ABERTAS, CLIQUE AQUI
Ou clique em:
B. Abrirá uma tela onde o aluno visualizar a matricula atual e ao lado, qual ele se matriculará. Clique no botão MATRICULAR
C. Nesta tela aparecerá uma mensagem que pode ser editada para qual mensagem desejar que o aluno visualize neste momento. Selecione um e-mail para poder avançar para os próximos passos.
Para editar esta mensagem acesso o gestão, em SISTEMA > CONFIGURAÇÃO
Depois seleciona a aba ALUNOS/MATRICULA, redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela
D. No próximo passo confirme as informações em seguida clique em EFETIVAR MATRICULA
Se o Texto do Termo de Aceite estiver configurado na configuração da série, a efetivação da rematricula aparecerá assim:
Caso tenha o contrato digital habilitado:
E. Na parte final terá uma nova mensagem que poderá ser personalizada para o aluno e logo abaixo aparecerá os DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA que selecionou anteriormente já com as informações do aluno preenchidos.
Para personalizar esta mensagem acesse no gestão SISTEMA > CONFIGURAÇÃO, na aba ALUNOS/MATRICULA altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula".
Cancelamento de Rematrícula on-line
Para cancelar a rematricula efetivada acesse o cadastro do aluno, selecione a pré-matricula em questão e clique em Alterar Status.
Selecione o novo status como Cancelada erro operacional, Digite um motivo e clique em confirmar.
Após isso a rematricula efetivada pelo aluno/responsável será cancelada.
Log de Eventos da Rematrícula on-line
Para visualizar os dados de quem realizou a rematrícula online, acesse:
SISTEMA > LOG DE EVENTOS
Preencha os filtros do jeito que desejar, em Grupo selecione Rematrícula on-line e clique em Buscar.
Será exibido abaixo os dados das Rematrícula on-lines Realizadas no período desejado.