GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo

Vídeo tutorial

Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/TWLe7jtn748

Veja também o vídeo: Secretaria - Como rematricular os alunos de um período letivo para outro

Introdução

Abaixo estão descritos os procedimentos para iniciar e encerrar o período letivo, esse processo deve ser feito anualmente tanto para fechar o ano anterior como para iniciar as aulas no próximo período liberando acesso ao sistema aos Alunos e Professores.

Iniciar o período letivo

Copiando a estrutura de séries e turmas do período anterior

Este passo copia a estrutura de série e turmas do anterior, ou seja você não precisa cadastrar novamente o curso ensino médio e suas séries e turmas por exemplo, basta realizar o procedimento abaixo para copiar essa estrutura.

Para iniciar siga os procedimentos abaixo:

a.   Clique no menu TABELAS;

b.   Selecione o ícone PERÍODOS LETIVOS ;

c.   Nessa tela no topo clique no botão Iniciar Período Letivo;

d.   Ao clicar em Iniciar Período Letivo aparecerá a seguinte tela:

Nela selecione a unidade de ensino, o período letivo anterior que é de onde o sistema copiara os dados das séries, e o período letivo pra onde deseja copiar, após isso clique em Copiar Série e Turmas para finalizar criação das turmas e séries.

Copiando Planejamentos dos anos anteriores

Caso utilize a opção de lançar planejamentos, é possível copiar os planejamentos dos anos anteriores , recomendamos fazer esse processo somente após o termino das aulas do ano letivo anterior, assim todos os planejamentos já estarão lançados para realizar a cópia.

Encerrar o período letivo

O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações:

·        Para alterar o STATUS de todas as DISCIPLINAS de ATIVA para CONCLUÍDA;

·        Para alterar o STATUS de todas as TURMAS de VIGENTE para ENCERRADA;

·        Bloquear as ALTERAÇÕES das NOTAS DE AVALIAÇÕES e BOLETINS.

Para encerrar um período letivo siga os procedimentos abaixo:

2.    Clique no menu TABELAS;

3.    Selecione o ícone PERÍODOS LETIVOS;

4.    Selecione o PERÍODO LETIVO(1) e clique no botão ENCERRAR(2);

5.     Clique em OK para confirmar.

6.    Aparecerá a mensagem “Registro alterado com sucesso!”.

OBSERVAÇÃO: Depois desse procedimento, todas as turmas e matrículas serão encerradas, com exceção para cursos técnicos e de pós-graduação que caso ainda exista alguma turma com alunos que ainda não cursaram todas as disciplinas do curso, a turma/matrícula não será encerrada e a turma ainda continuará vigente até que todos os alunos terminem todas as disciplinas. Após esse procedimento não ira permitir alterar notas/faltas desse período. Caso seja necessário, é preciso ativar o período letivo (Conforme Item 2 desse tutorial) e encerrar novamente após as alterações necessárias

Ativar período letivo

Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema esse processo de ativação deve ser realizado somente após o inicio das aulas.

Para ativar o período letivo siga os passos descritos a seguir:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS;

b)   Selecionar o ícone PERÍODOS LETIVOS;

c)    Selecionar o período letivo que será ativado;

d)   Clique no botão “Ativar”;

e)   A seguinte mensagem será exibida e clique em “OK”:

Gerenciar as pré-matrículas

O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos:

a)   Selecione a unidade de ensino e o período letivo;

b)   Selecionar o menu CADASTROS (1);

c)   Selecione a opção GERENCIAMENTO DE NOVAS MATRÍCULAS (2);

d)  Após, selecionados os filtros, irão aparecer as matriculas dentro do período selecionado.

e)   As opções disponíveis são: Efetivar a matricula (3), Visualizar dados financeiros (4), Editar a matricula (5), Editar a observação da matricula (6), Cancelar a matricula (7);

f)    Efetivar a matricula (3): Essa opção irá exibir a seguinte tela:

Deve ser selecionada a opção desejada do status do aluno, caso a matricula for efetuada, utilize a opção MATRICULADO.

É necessário preencher a turma em que o aluno irá cursar a data da matricula e o motivo.

g)   Visualizar dados financeiros (4): Permite visualizar os dados financeiros do aluno selecionado, visualizando os boletos pendentes.

h)   Editar a matricula (5): Permite editar a matricula do aluno, modificando as informações:

i)    Editar a observação da matricula (6): Exibe uma tela para digitação de observação sobre a matricula:

j)     Cancelar a matricula (7): Exibe a tela de cancelamento de matricula, para alunos que não irão estudar na instituição. Para casos de pré-matrícula é recomendado utilizar o status “Cancelado por erro operacional”, pois ele irá cancelar todos os lançamentos financeiros.

Ativação das turmas

O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

b)    Clicar no ícone CURSOS;

c)    Clicar em TURMAS (2), referente ao curso desejado;

d)    SELECIONE (3) as turmas desejadas e clique em ATIVAR TURMAS (4);

Note que existe a coluna status, existem 3 tipos de status para uma turma

Em formação: A turma ainda está se formando os alunos não terão acesso completo a essa turma e também os professores não terão como lançar informações

Vigente: A turma está em andamento e ativada

Encerrada: A turma já foi concluída e encerrada, os alunos não terão mais acesso a informações dessa turma caso configurado dessa forma.

OBS Importante: Algumas informações somente são liberadas na area do aluno quando as turmas estão com o status Vigente, por exemplo, boletins, faltas, horário de aulas e outras.

e)   A seguinte mensagem será exibida, selecione qual a forma de numeração da chamada (Alfabética ou por código do aluno):

IMPORTANTE: Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno.

Feriados

A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

b)   Selecionar o ícone FERIADOS;

c)   Clicar no botão NOVO (2) ou então SELECIONAR (3) o feriado já existente para editar;

Preencher os campos DATA (4), DESCRIÇÃO (5) e SELECIONAR AS UNIDADES (6) que será aplicado o feriado;

Períodos de Avaliação

O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

b)    Selecionar o ícone SÉRIES;

c)   Clicar no botão NOVO (2) ou então SELECIONAR (3) a série já existente para editar;

d)    Em CADASTRO DE SÉRIE, selecione a aba AVALIAÇÕES(4);

e)    Clique em ADICIONAR PERÍODO(5) para criar um novo período, na coluna NOME(6) deve preencher com o nome do período, na coluna ÍNICIO(7) atribua o inicio das avaliações e no campo FIM(8) atribua a data de termino das avaliações. No campo ENCERRAR DIGITAÇÃO DE NOTAS(9), preencha com a data limite para o professor emitir as notas das avaliações. PESO DA NOTA(10) mencione o peso da avaliação. Em CONFIGURAÇÃO(11) assinale as desejadas. Caso queira remover o Período clique em REMOVER(12). Após realizar os ajustes clique em ALTERAR(13) para que os dados sejam salvos.

Relatórios agendados

Verifique se você possui relatório agendado que precise de alguma atualização para selecionar o novo período letivo ou novo período de datas.

Para ver os relatórios agendados acesse o menu: Relatórios -> Relatórios agendados

Abaixo um exemplo de relatório agendado que precisa ter o período letivo alterado: