Mudanças entre as edições de "GE 002 001 - Módulo Financeiro: Conceitos e funcionalidades"
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− | No sistema Ultramax Gestão Escolar existe dois conceitos: Boleto e Conta a Receber. | + | No sistema Ultramax Gestão Escolar existe dois conceitos: '''Boleto''' e '''Conta a Receber'''. |
− | Na Conta a Receber contém os valores separados por Conta Contábil (Mensalidade, Escola de Esportes, Cartão e etc). | + | Na '''Conta a Receber''' contém os valores separados por '''Conta Contábil''' (''Mensalidade'', ''Escola de Esportes'', ''Cartão'' e etc). |
− | O boleto é a junção de várias Contas a Receber em um único documento (boleto). | + | O boleto é a junção de várias '''Contas a Receber''' em um único documento (boleto). |
Dessa forma, com o cadastro de conta contábil e conta a receber, o sistema fica flexível para cadastros de novos tipos de contas, onde a escola não precisa que a Ultramax faça modificações no sistema para atender a necessidade de novos tipos de contas. Além disso permite gerar relatórios/informações separadas por conta. | Dessa forma, com o cadastro de conta contábil e conta a receber, o sistema fica flexível para cadastros de novos tipos de contas, onde a escola não precisa que a Ultramax faça modificações no sistema para atender a necessidade de novos tipos de contas. Além disso permite gerar relatórios/informações separadas por conta. | ||
− | + | <u>Dessa forma, também permite o controle de contas a pagar no sistema (aluguel, luz, água, telefone e outras despesas).</u> | |
− | O | + | O cadastro de '''Conta a Receber''' e '''Boleto''' é feito dessa forma, porque existem casos de cobrança que não necessitam de boleto, por exemplo: ''Pagamento de xerox'', ''pagamento de crédito para a cantina'', e etc. Nesses casos somente irá existir o Conta a Receber e não irá existir o boleto. |
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Quando um boleto for pago (no banco ou na escola) o sistema irá fazer a liquidação do boleto e das contas a receber relacionadas. | Quando um boleto for pago (no banco ou na escola) o sistema irá fazer a liquidação do boleto e das contas a receber relacionadas. | ||
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Para recebimentos que não tenham boleto (pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc) o recebimento deve ser feito pela conta a receber, já que não existe o boleto. | Para recebimentos que não tenham boleto (pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc) o recebimento deve ser feito pela conta a receber, já que não existe o boleto. | ||
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− | == | + | ===Relatórios Diversos=== |
+ | Existem relatórios do sistema que buscam informações da Conta a Receber e relatórios que buscam informações dos boletos. | ||
− | + | Isso é feito porque em alguns relatórios, o usuário pode querer visualizar somente o que foi pago ou está pendente de Escola de Esportes ou Apostila por exemplo. Se não existisse o conceito de Conta a Receber e Boleto isso não seria possível, porque o valor seria único e não daria para diferenciar o que é mensalidade do que é apostila. | |
− | + | Por outro lado, existem relatórios que buscam as informações diretamente do boleto. São relatórios no qual o usuário não quer saber o valor separado por conta contábil, mas quer o valor total somente dos boletos (sem considerar valores como xerox e crédito para cantina por exemplo). | |
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− | == | + | ==Funcionalidades== |
− | + | *'''Contas a Receber:''' Lançamento de recebimentos e controle de pagamento | |
+ | *'''Contas a Pagar:''' Lançamento de pagamentos | ||
+ | *'''Geração e Emissão de Boletos:''' Geração de boletos bancários com opção de emissão de segunda via pelo site do banco | ||
+ | *'''Portal do aluno''': Opção de impressão do boleto; opção para copiar o código de barras | ||
+ | *'''Portal do aluno: Informe de pagamentos''': Impressão de forma automática pelo responsável | ||
+ | *'''Portal do aluno: Declaração de quitação anual:''' Impressão de forma automática pelo responsável | ||
+ | *'''Portal do aluno:''' Chat com a tesouraria da instituição | ||
+ | *'''Portal do aluno: Cantina:''' Cantina integrada com o financeiro. Com cartão para os alunos usarem. O responsável pode colocar crédito para o aluno através de boleto ou cartão de crédito | ||
− | + | *'''Lançamento de Contas a Receber em Massa:''' Facilitando o lançamento de financeiro para toda a turma | |
+ | *'''Alertas: Novos boletos:''' Sempre que um boleto é gerado no sistema o responsável financeiro é notificado por e-mail e aplicativo | ||
+ | *'''Alertas: Notificação de Cobrança automática:''' Aviso enviado por e-mail de que existem boletos em atraso por e-mail, SMS e aplicativo | ||
+ | *'''Alertas:''' '''Notificação de aviso de vencimento próximo automática:''' Aviso enviado por e-mail de que existem boletos próximos a vencer por e-mail, SMS e aplicativo | ||
+ | *'''Alertas:''' '''Notificação de agradecimento de pagamento:''' Aviso enviado por e-mail agradecendo um pagamento por e-mail, SMS e aplicativo | ||
+ | *'''Recebimentos: Recibo por e-mail:''' Quando o responsável paga na escola o sistema já envia de forma automática um e-mail com o recibo pra ele | ||
+ | *'''Cobrança: Monitoramento de boletos e contas a receber em atraso:''' Tela para visualizar e monitorar contas a receber e boletos em atraso com fácil acesso ao telefone, e-mail e demais informações do responsável financeiro | ||
+ | *'''Business Intelligence:''' Módulo de BI com gráficos e alerta de inadimplência de forma prática | ||
+ | *'''Relatórios:''' Dezenas de relatórios variados | ||
+ | *'''Relatórios: Agendamento de relatórios:''' Você pode agendar para o sistema enviar automaticamente por e-mail, por exemplo, uma vez por semana, um relatório de inadimplência; ou, uma vez por mês o faturamento da instituição. | ||
+ | *'''Relatórios:''' '''Impressão de Boletos em Massa (Por Curso ou Turma):''' Impressão de boletos em PDF em massa por curso e turma | ||
+ | *'''Relatórios:''' '''Importação de arquivo de retorno do banco:''' Importação do arquivo de retorno dos boletos, confirmando os registros e com opção para gerar em PDF para analise. | ||
+ | *'''Relatórios:''' '''Emissão de Extrato Financeiro do Aluno:''' Resumo financeiro do aluno usado como base para monitoramento e renegociações. | ||
+ | *'''Relatórios:''' '''Impressão de Recibo (PDF e Impressora de Cupom):''' Impressão de recibo após lançar um recebimento | ||
+ | *'''Auditoria: Análise de divergências:''' Analise de recebimentos gerais em tela, para identificar boletos pagos com valor divergente no banco. | ||
+ | *'''Auditoria:''' '''Fechamento de caixa:''' Relatório completo para controle do caixa. Tudo que acontece no financeiro é gerado no relatório: Alterações de valores, datas, descontos, muito mais | ||
+ | *'''Boleto: Renegociação de Boletos:''' Renegocia boletos selecionado e gera novo boletos com algumas opções de alteração de vencimento e valores. | ||
+ | *'''Boleto: Geração do arquivo de remessa para o banco:''' Geração do arquivo de registro dos boletos que deve ser enviado ao banco | ||
+ | *'''Boleto: Retorno bancário:''' Baixa e liquidação automática através do arquivo de retorno, exibindo diversos alertas para conferência | ||
+ | *'''Cheques''': Lançamento e manutenção de Cheques, com controle de depósito e estornos | ||
+ | *'''Contas Contábeis:''' Divisões de contas contábeis para melhor controle dos recebimentos e pagamento, também dando base para filtrar em relatórios diversos. | ||
+ | *'''Recebimento/Liquidação Múltipla (Baixa Múltipla):''' Recebimento em massa de diversos boletos. | ||
+ | *'''Cadastro de Bolsa para Alunos''': Cadastro na ficha do aluno de % de desconto de bolsa | ||
+ | *'''Cadastro de Motivo de Desconto (Motivo da Bolsa):''' Cadastro de tipos de desconto de bolsa existentes para melhor controle e uso em relatórios. | ||
+ | *'''Gerenciamento Bolsas de estudos/descontos programados:''' Função para gerenciar e copiar para anos letivos seguintes as bolsas já cadastradas no período anterior para os alunos | ||
+ | *'''Concessão de desconto no boleto:''' Configuração de desconto nos boletos gerados | ||
+ | *'''Concessão de desconto por antecipação de pagamento no boleto:''' Configuração de desconto por pagamento antecipado nos boletos gerados | ||
+ | *'''Transferência entre contas:''' Função para movimentação de valores entre contas | ||
+ | *'''Emissão de NFS-E:''' Emissão de Nota Fiscal de Serviço das prefeituras | ||
+ | *'''Emissão de NF-e:''' Emissão de NF-e para material didático, uniforme e etc. | ||
+ | *'''Emissão de documentos da área financeira:''' Emissão de documentos em formato DOC ( WORD) para uso do financeiro, como carta de cobrança. | ||
+ | *'''Emissão de documentos da área financeira em massa:''' Emissão dos documentos financeiros para uma turma, curso ou instituição | ||
+ | *'''Biblioteca:''' Financeiro integrado para controle de multas por atraso | ||
+ | *'''Requerimentos:''' Financeiro integrado aos requerimentos. Os requerimentos que tiverem custo o sistema já gera o boleto | ||
+ | *'''Simulação do contas a receber:''' Simulação financeira de um período letivo seguinte com opções de reajuste | ||
+ | *[[GE - Fechamento Mensal|'''Fechamento Mensal:''' Utilize essa função para fechar meses anteriores de modo que não possa mais haver alterações]] | ||
− | == | + | == Glossário == |
− | + | *Baixa de boleto: Quando um boleto é cancelado no banco (desregistrado do banco) | |
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[[Category:GestaoEscolar]] | [[Category:GestaoEscolar]] |
Edição atual tal como às 17h32min de 24 de janeiro de 2021
Conceitos
No sistema Ultramax Gestão Escolar existe dois conceitos: Boleto e Conta a Receber.
Na Conta a Receber contém os valores separados por Conta Contábil (Mensalidade, Escola de Esportes, Cartão e etc).
O boleto é a junção de várias Contas a Receber em um único documento (boleto).
Dessa forma, com o cadastro de conta contábil e conta a receber, o sistema fica flexível para cadastros de novos tipos de contas, onde a escola não precisa que a Ultramax faça modificações no sistema para atender a necessidade de novos tipos de contas. Além disso permite gerar relatórios/informações separadas por conta.
Dessa forma, também permite o controle de contas a pagar no sistema (aluguel, luz, água, telefone e outras despesas).
O cadastro de Conta a Receber e Boleto é feito dessa forma, porque existem casos de cobrança que não necessitam de boleto, por exemplo: Pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc. Nesses casos somente irá existir o Conta a Receber e não irá existir o boleto.
Recebimento/Liquidação
Quando um boleto for pago (no banco ou na escola) o sistema irá fazer a liquidação do boleto e das contas a receber relacionadas.
Quando existe um boleto, o recebimento (liquidação) deve ser sempre feito pelo boleto e nunca pela conta a receber (o sistema não irá permitir fazer o recebimento da conta a receber).
Para recebimentos que não tenham boleto (pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc) o recebimento deve ser feito pela conta a receber, já que não existe o boleto.
Relatórios Diversos
Existem relatórios do sistema que buscam informações da Conta a Receber e relatórios que buscam informações dos boletos.
Isso é feito porque em alguns relatórios, o usuário pode querer visualizar somente o que foi pago ou está pendente de Escola de Esportes ou Apostila por exemplo. Se não existisse o conceito de Conta a Receber e Boleto isso não seria possível, porque o valor seria único e não daria para diferenciar o que é mensalidade do que é apostila.
Por outro lado, existem relatórios que buscam as informações diretamente do boleto. São relatórios no qual o usuário não quer saber o valor separado por conta contábil, mas quer o valor total somente dos boletos (sem considerar valores como xerox e crédito para cantina por exemplo).
Funcionalidades
- Contas a Receber: Lançamento de recebimentos e controle de pagamento
- Contas a Pagar: Lançamento de pagamentos
- Geração e Emissão de Boletos: Geração de boletos bancários com opção de emissão de segunda via pelo site do banco
- Portal do aluno: Opção de impressão do boleto; opção para copiar o código de barras
- Portal do aluno: Informe de pagamentos: Impressão de forma automática pelo responsável
- Portal do aluno: Declaração de quitação anual: Impressão de forma automática pelo responsável
- Portal do aluno: Chat com a tesouraria da instituição
- Portal do aluno: Cantina: Cantina integrada com o financeiro. Com cartão para os alunos usarem. O responsável pode colocar crédito para o aluno através de boleto ou cartão de crédito
- Lançamento de Contas a Receber em Massa: Facilitando o lançamento de financeiro para toda a turma
- Alertas: Novos boletos: Sempre que um boleto é gerado no sistema o responsável financeiro é notificado por e-mail e aplicativo
- Alertas: Notificação de Cobrança automática: Aviso enviado por e-mail de que existem boletos em atraso por e-mail, SMS e aplicativo
- Alertas: Notificação de aviso de vencimento próximo automática: Aviso enviado por e-mail de que existem boletos próximos a vencer por e-mail, SMS e aplicativo
- Alertas: Notificação de agradecimento de pagamento: Aviso enviado por e-mail agradecendo um pagamento por e-mail, SMS e aplicativo
- Recebimentos: Recibo por e-mail: Quando o responsável paga na escola o sistema já envia de forma automática um e-mail com o recibo pra ele
- Cobrança: Monitoramento de boletos e contas a receber em atraso: Tela para visualizar e monitorar contas a receber e boletos em atraso com fácil acesso ao telefone, e-mail e demais informações do responsável financeiro
- Business Intelligence: Módulo de BI com gráficos e alerta de inadimplência de forma prática
- Relatórios: Dezenas de relatórios variados
- Relatórios: Agendamento de relatórios: Você pode agendar para o sistema enviar automaticamente por e-mail, por exemplo, uma vez por semana, um relatório de inadimplência; ou, uma vez por mês o faturamento da instituição.
- Relatórios: Impressão de Boletos em Massa (Por Curso ou Turma): Impressão de boletos em PDF em massa por curso e turma
- Relatórios: Importação de arquivo de retorno do banco: Importação do arquivo de retorno dos boletos, confirmando os registros e com opção para gerar em PDF para analise.
- Relatórios: Emissão de Extrato Financeiro do Aluno: Resumo financeiro do aluno usado como base para monitoramento e renegociações.
- Relatórios: Impressão de Recibo (PDF e Impressora de Cupom): Impressão de recibo após lançar um recebimento
- Auditoria: Análise de divergências: Analise de recebimentos gerais em tela, para identificar boletos pagos com valor divergente no banco.
- Auditoria: Fechamento de caixa: Relatório completo para controle do caixa. Tudo que acontece no financeiro é gerado no relatório: Alterações de valores, datas, descontos, muito mais
- Boleto: Renegociação de Boletos: Renegocia boletos selecionado e gera novo boletos com algumas opções de alteração de vencimento e valores.
- Boleto: Geração do arquivo de remessa para o banco: Geração do arquivo de registro dos boletos que deve ser enviado ao banco
- Boleto: Retorno bancário: Baixa e liquidação automática através do arquivo de retorno, exibindo diversos alertas para conferência
- Cheques: Lançamento e manutenção de Cheques, com controle de depósito e estornos
- Contas Contábeis: Divisões de contas contábeis para melhor controle dos recebimentos e pagamento, também dando base para filtrar em relatórios diversos.
- Recebimento/Liquidação Múltipla (Baixa Múltipla): Recebimento em massa de diversos boletos.
- Cadastro de Bolsa para Alunos: Cadastro na ficha do aluno de % de desconto de bolsa
- Cadastro de Motivo de Desconto (Motivo da Bolsa): Cadastro de tipos de desconto de bolsa existentes para melhor controle e uso em relatórios.
- Gerenciamento Bolsas de estudos/descontos programados: Função para gerenciar e copiar para anos letivos seguintes as bolsas já cadastradas no período anterior para os alunos
- Concessão de desconto no boleto: Configuração de desconto nos boletos gerados
- Concessão de desconto por antecipação de pagamento no boleto: Configuração de desconto por pagamento antecipado nos boletos gerados
- Transferência entre contas: Função para movimentação de valores entre contas
- Emissão de NFS-E: Emissão de Nota Fiscal de Serviço das prefeituras
- Emissão de NF-e: Emissão de NF-e para material didático, uniforme e etc.
- Emissão de documentos da área financeira: Emissão de documentos em formato DOC ( WORD) para uso do financeiro, como carta de cobrança.
- Emissão de documentos da área financeira em massa: Emissão dos documentos financeiros para uma turma, curso ou instituição
- Biblioteca: Financeiro integrado para controle de multas por atraso
- Requerimentos: Financeiro integrado aos requerimentos. Os requerimentos que tiverem custo o sistema já gera o boleto
- Simulação do contas a receber: Simulação financeira de um período letivo seguinte com opções de reajuste
- Fechamento Mensal: Utilize essa função para fechar meses anteriores de modo que não possa mais haver alterações
Glossário
- Baixa de boleto: Quando um boleto é cancelado no banco (desregistrado do banco)