GE 002 001 - Módulo Financeiro: Conceitos e funcionalidades
Introdução
No sistema Ultramax Gestão Escolar existe dois conceitos: Boleto e Conta a Receber.
Na Conta a Receber contém os valores separados por Conta Contábil (Mensalidade, Escola de Esportes, Cartão e etc).
O boleto é a junção de várias Contas a Receber em um único documento (boleto).
Dessa forma, com o cadastro de conta contábil e conta a receber, o sistema fica flexível para cadastros de novos tipos de contas, onde a escola não precisa que a Ultramax faça modificações no sistema para atender a necessidade de novos tipos de contas. Além disso permite gerar relatórios/informações separadas por conta.
Dessa forma, também permite o controle de contas a pagar no sistema (aluguel, luz, água, telefone e outras despesas).
O Cadastro de Conta a Receber e Boleto é feito dessa forma, porque existem casos de cobrança que não necessitam de boleto, por exemplo: Pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc. Nesses casos somente irá existir o Conta a Receber e não irá existir o boleto.
Contas a Receber
Lançamento de recebimentos e controle de pagamento
Lançamento de Contas a Receber em Massa
Lançamento em massa de recebimentos
Monitoramento de boletos e contas a receber em atraso
Tela para visualizar e monitorar contas a receber e boletos em atraso
Cheques
Lançamento e manutenção de Cheques
Contas a Pagar
Lançamento de pagamentos
Contas Contábeis
Divisões de contas contábeis para melhor controle dos recebimentos e pagamento, também dando base para filtrar em relatórios diversos.
Geração e Emissão de Boletos
Geração de boletos bancários
Impressão de Boletos em Massa (Por Curso ou Turma)
Impressão de boletos em PDF em massa por curso e turma
Recebimento/Liquidação
Quando um boleto for pago (no banco ou na escola) o sistema irá fazer a liquidação do boleto e das contas a receber relacionadas.
Quando existe um boleto, o recebimento (liquidação) deve ser sempre feito pelo boleto e nunca pela conta a receber (o sistema não irá permitir fazer o recebimento da conta a receber).
Para recebimentos que não tenham boleto (pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc) o recebimento deve ser feito pela conta a receber, já que não existe o boleto.
Recebimento/Liquidação Múltipla (Baixa Múltipla)
Recebimento em massa de diversos boletos.
Renegociação de Boletos
Renegociação de boletos, renegocia boletos selecionado e gera novo boletos com algumas opções de alteração de vencimento e valores.
Cadastro de Bolsa para Alunos
Cadastro na ficha do aluno de % de desconto de bolsa
Cadastro de Motivo de Desconto(Motivo da Bolsa)
Cadastro de tipos de desconto de bolsa existentes para melhor controle e uso em relatórios.
Gerenciamento Bolsas de estudos/descontos programados
Função para gerenciar e copiar para anos letivos seguintes as bolsas já cadastradas no período anterior para os alunos
Concessão de desconto no boleto
Configuração de desconto nos boletos gerados
Concessão de desconto por antecipação de pagamento no boleto
Configuração de desconto por pagamento antecipado nos boletos gerados
Emissão de Extrato Financeiro do Aluno
Resumo financeiro do aluno usado como base para monitoramento e renegociações.
Geração do arquivo de remessa para o banco
Geração do arquivo de registro dos boletos que deve ser enviado ao banco
Importação de arquivo de retorno do banco
Importação do arquivo de retorno dos boletos, confirmando os registros e com opção para gerar em PDF para analise.
Análise de divergências
Analise de recebimentos gerais em tela
Fechamento de caixa
Relatório para controle do caixa
Transferência entre contas
Função para movimentação de valores entre contas
Notificação de Cobrança automática
Aviso enviado por e-mail de que existem boletos em atraso
Notificação de aviso de vencimento próximo automática
Aviso enviado por e-mail de que existem boletos próximos a vencer
Notificação de agradecimento de pagamento
Aviso enviado por e-mail agradecendo um pagamento
Impressão de Recibo (PDF e Impressora de Cupom)
Impressão de recibo após lançar um recebimento
Emissão de NFS-E
Emissão de Nota Fiscal de Serviço das prefeituras
Emissão de documentos da área financeira
Emissão de documentos em formato DOC ( WORD) para uso do financeiro.
Emissão de documentos da área financeira em massa
Emissão em massa dos documentos financeiros
Simulação do contas a receber
Simulação financeira de um período letivo seguinte com opções de reajuste
Relatórios Diversos
Existem relatórios do sistema que buscam informações da Conta a Receber e relatórios que buscam informações dos boletos.
Isso é feito porque em alguns relatórios, o usuário pode querer visualizar somente o que foi pago ou está pendente de Escola de Esportes ou Apostila por exemplo. Se não existisse o conceito de Conta a Receber e Boleto isso não seria possível, porque o valor seria único e não daria para diferenciar o que é mensalidade do que é apostila.
Por outro lado, existem relatórios que buscam as informações diretamente do boleto. São relatórios no qual o usuário não quer saber o valor separado por conta contábil, mas quer o valor total somente dos boletos (sem considerar valores como xerox e crédito para cantina por exemplo).