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GE 004 003 - Tutorial para envio de comunicados (ver código-fonte)
Edição das 19h47min de 27 de setembro de 2018
, 19h47min de 27 de setembro de 2018Criou página com '=== Enviando comunicado para os alunos === Para enviar os comunicados: a. clique no menu '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS'''; Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393...'
=== Enviando comunicado para os alunos ===
Para enviar os comunicados:
a. clique no menu '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS''';
[[Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393px]]
b. clique no botão '''NOVO''', irá aparecer a tela abaixo:
[[Arquivo:GE004003-2.png|centro|696.953x696.953px]]
c. se quiser receber confirmação de envio coloque no campo '''ENVIAR CÓPIA PARA OS E-MAILS OU CELULARES (2)''', '''ATENÇÃO''' se o comunicado for enviado por SMS coloque apenas número de celular, se for enviar o comunicado por email coloque apenas conta de e-mail;
d. em '''CONTA DE ENVIO(3)''', selecione na lista a opção de tipo de envio (e-mail ou SMS);
e. O campo '''LISTAS A ENVIAR (4)''', são categorias de mensagens para que o sistema Ultramax Marketing crie estatísticas de envio e leitura de mensagens, selecione um tipo ou mais de acordo com tipo de comunicado que será enviado;
f. No campo '''DATA/HORA DO ENVIO DA MENSAGEM(5)''' é a data/hora que a mensagem será enviada, você poderá criar um comunicado agora, mas os e-mails ou SMS serão enviados somente na data/hora que você especificar nesse campo.
{| class="wikitable"
|'''ATENÇÃO''': para envio pré-agendado, a máquina que tem o modem conectado, deve '''ficar ligada''', assim como, o servidor para envio de emails.
|}
g. Se quiser enviar só para os aniversariantes coloque o dia que deve enviar no campo '''SOMENTE ENVIAR PARA ANIVERSARIANTE(6)''', lembrando que se essa opção for preenchida a mensagem enviada não ficará disponível na área do aluno;
h. No campo '''MENSAGEM(7)''' são disponibilizados três tipos de mensagens diferentes texto '''SIMPLES''', texto '''FORMATADO''', e '''IMAGEM:'''
· '''SIMPLES''': selecione a opção '''SIMPLES''', nesse tipo de mensagem o texto será enviado exatamente como foi digitado (sem formatação), e se necessário '''pode adicionar (9) um arquivo,''' como mostra o '''item j''' abaixo, '''SOMENTE em formato PDF''', arquivos em '''formato de imagem''' (GIF, JPG, JPEG, PNG) '''não serão aceitos'''.
· '''FORMATADO''': selecione a opção '''FORMATADO''', para esse tipo de mensagem, digite o texto desejado, faça as formatações usando os recursos do editor disponibilizado no sistema, e se necessário '''pode adicionar (9) um arquivo,''' como mostra o '''item j''' abaixo, '''SOMENTE em formato PDF''', arquivos em '''formato de imagem''' (GIF, JPG, JPEG, PNG) '''não serão aceitos'''.
[[Arquivo:GE004003-4.png|centro|616x616px]]
· '''IMAGEM''': se tiver que enviar no corpo do email uma imagem clique o botão '''ADICIONAR''', para esse tipo de mensagem pode estar selecionada qualquer uma das opções descritas acima, porém '''ATENÇÃO''' '''não coloque''' '''nenhum tipo de texto''' (nem simples e nem formatado), '''APENAS''' adicione a imagem, pois a imagem anexada irá aparecer incorporada no lugar do texto;
[[Arquivo:GE004003-5.png|centro|581x581px]]
i. Coloque o '''TÍTULO(8)''' da mensagem;
j. Se houver arquivo PDF para ser enviado no e-mail e disponibilizado na área do aluno, clique em '''ADICIONAR(9)''';
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÕES:'''
'''1 –''' Só é permito um anexo por comunicado em PDF;
'''2 –''' para anexar um arquivo ele ser estar salvo no formato PDF;
'''3 –''' os arquivos anexos '''NÃO''' podem ser enviados por SMS;
'''4 –''' os textos de SMS são '''LIMITADOS''' a 160 caracteres;
'''5''' – quando for enviar por SMS, lembrar '''sempre de colocar o nome do Colégio''', no início ou no final da mensagem, para identificar quem enviou, no celular de quem recebe.
|}
k. Caso queira mandar o comunicado somente para área do aluno, desmarque a opção '''ENVIAR E-MAIL(10)''' e não será enviado por e-mail e nem por SMS. Caso deixe essa opção marcada além de o comunicado ficar disponível na área do aluno, também será enviado por e-mail para as pessoas selecionadas no campo '''NOTIFICAR(11)'''. Caso a opção '''ENVIAR E-MAIL''' seja desmarcada, automaticamente, irá aparecer a seguinte tela:
[[Arquivo:GE004003-6.png|centro|768.984x768.984px]]
i. Depois de tudo configurado clique em '''ENVIAR COMUNICADO(12).'''
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça a opção “Enviar e-mail” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
=== Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos ===
Depois que enviar um comunicado você poderá consultar a situação do envio dos e-mails:
a. clique no menu '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS''';
[[Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393px]]
b. Para consultar a situação de um envio clique no '''PROTOCOLO''' conforme mostra a imagem a seguir;
[[Arquivo:GE004003-8.png|centro|942.988x942.988px]]
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Para cada comunicado que é enviado por e-mail, será gerado um número de protocolo no sistema Ultramax Marketing, clicando nesse número de protocolo você poderá ver a situação do envio dos e-mails, informações tais como: e-mails que foram devolvidos porque estava com a caixa postal cheia ou endereço do aluno inválido, etc.
|}
c. Clicando no número do protocolo irão aparecer as informações, como mostra a figura a seguir, nessa mesma tela você poderá cancelar o envio do e-mail caso as mensagens ainda não tenham sido enviadas, e ainda, pode analisar a situação do envio e para quantas pessoas o comunicado já foi enviado.
[[Arquivo:GE004003-9.png|centro|696x696px]]
=== Enviando comunicado para colaboradores e professores ===
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os colaboradores e professores, para isso, clique no menu''': CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES'''.
[[Arquivo:GE004003-10.png|centro|398x398px]]
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual. Os comunicados para colaboradores e professores são enviados por e-mail e SMS, e ficarão disponíveis na área do professor e do colaborador, conforme o exemplo abaixo:
[[Arquivo:GE004003-11.png|centro|967.988x967.988px]]
Ao clicar sobre o comunicado será exibida a tela abaixo mostrando a mensagem completa:
[[Arquivo:GE004003-12.png|centro|695.996x695.996px]]
Também é possível visualizar as mensagens já enviado através do menu '''CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES''' conforme o exemplo abaixo:
[[Arquivo:GE004003-13.png|centro|852.988x852.988px]]
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
=== Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros ===
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os visitantes e outras pessoas cadastradas no sistema, para isso, clique no menu: '''CADASTROS / MENSAGENS PARA VISITANTES/PRÉ-CADASTRO.'''
[[Arquivo:GE004003-15.png|centro|391x391px]]
O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual.
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
=== Enviar comunicado pela área do aluno ou pais ===
O envio de email ou SMS pode ser feito individual, ou seja, para apenas uma pessoa, basta que ela esteja cadastrada no sistema. Toda vez que acessar a área de um aluno, pai, visitante, etc e aparecer o ícone, clique nele e o sistema enviará a mensagem somente para essa pessoa. Para usar esse recurso siga os passos descritos a seguir:
a. Acesse o cadastro desejado: aluno, pais, visitante, etc (usaremos como exemplo nesse tutorial o cadastro de aluno);
b. Clique no ícone ;
[[Arquivo:GE004003-16.png|centro|660x660px]]
c. Selecione a '''CONTA DE ENVIO (1)''';
d. Selecione '''A LISTA (2)''';
e. Coloque '''O TÍTULO (3)''';
f. Digite a '''MENSAGEM''' '''(4)''';
g. Clique em '''ENVIAR''' '''(5)'''.
[[Arquivo:GE004003-17.png|centro|462x462px]]
=== Enviando senha por e-mail para os alunos ===
Para os alunos terem acesso a área do aluno na Internet, eles precisam saber o RM (Registro de matrícula). O sistema permite que a escola comunique por e-mail o RM de cada aluno, ou seja, será enviado um e-mail para cada aluno informando qual o seu RM e como ele deverá fazer para acessar a área do aluno.
Para enviar essas orientações para os alunos, clique no menu: '''CADASTROS / E-MAIL DE NOTIFICAÇÃO DE SENHA.'''
[[Arquivo:GE004003-18.png|centro|401x401px]]
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual, com exceção de que a mensagem enviada por esta tela não irá ficar disponível na área do aluno, irá ser enviada somente por e-mail.
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
A mensagem enviada será como o modelo abaixo:
Prezado(a): [Nome do aluno ou responsável]
Este é um aviso para informar como você deve acessar a área do aluno pela Internet.
Acesse o link abaixo e depois clique no link: "Não possuo senha".
O seu RM para acesso é: [RM do aluno]
O nome do aluno referente ao RM é: [Nome do aluno]
Link para acesso:
<nowiki>http://www.suaescola.com.br/aluno</nowiki>
=== Estatísticas de envio de e-mails ===
Através do sistema Ultramax Marketing é possível acompanhar o envio das mensagens e ter estatística de quantas mensagens foram enviadas, quantas foram lidas e quantas não puderam ser enviadas porque o e-mail estava errado, com caixa postal cheia ou outro motivo.
Para acessar o Ultramax Marketing:
a. clique no menu: '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS'''
[[Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393px]]
b. e clique no link '''ABRIR SISTEMA ULTRAMAX MARKETING''';
[[Arquivo:GE004003-19.png|centro|817x817px]]
c. irá abrir a tela abaixo:
Nessa tela você terá um gráfico com estatísticas de envio de mensagens e poderá clicar no menu '''MENSAGENS''' para analisar cada mensagem detalhadamente.
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO''': Caso não apareça o link “'''Abrir sistema Ultramax Marketing'''” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
Para enviar os comunicados:
a. clique no menu '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS''';
[[Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393px]]
b. clique no botão '''NOVO''', irá aparecer a tela abaixo:
[[Arquivo:GE004003-2.png|centro|696.953x696.953px]]
c. se quiser receber confirmação de envio coloque no campo '''ENVIAR CÓPIA PARA OS E-MAILS OU CELULARES (2)''', '''ATENÇÃO''' se o comunicado for enviado por SMS coloque apenas número de celular, se for enviar o comunicado por email coloque apenas conta de e-mail;
d. em '''CONTA DE ENVIO(3)''', selecione na lista a opção de tipo de envio (e-mail ou SMS);
e. O campo '''LISTAS A ENVIAR (4)''', são categorias de mensagens para que o sistema Ultramax Marketing crie estatísticas de envio e leitura de mensagens, selecione um tipo ou mais de acordo com tipo de comunicado que será enviado;
f. No campo '''DATA/HORA DO ENVIO DA MENSAGEM(5)''' é a data/hora que a mensagem será enviada, você poderá criar um comunicado agora, mas os e-mails ou SMS serão enviados somente na data/hora que você especificar nesse campo.
{| class="wikitable"
|'''ATENÇÃO''': para envio pré-agendado, a máquina que tem o modem conectado, deve '''ficar ligada''', assim como, o servidor para envio de emails.
|}
g. Se quiser enviar só para os aniversariantes coloque o dia que deve enviar no campo '''SOMENTE ENVIAR PARA ANIVERSARIANTE(6)''', lembrando que se essa opção for preenchida a mensagem enviada não ficará disponível na área do aluno;
h. No campo '''MENSAGEM(7)''' são disponibilizados três tipos de mensagens diferentes texto '''SIMPLES''', texto '''FORMATADO''', e '''IMAGEM:'''
· '''SIMPLES''': selecione a opção '''SIMPLES''', nesse tipo de mensagem o texto será enviado exatamente como foi digitado (sem formatação), e se necessário '''pode adicionar (9) um arquivo,''' como mostra o '''item j''' abaixo, '''SOMENTE em formato PDF''', arquivos em '''formato de imagem''' (GIF, JPG, JPEG, PNG) '''não serão aceitos'''.
· '''FORMATADO''': selecione a opção '''FORMATADO''', para esse tipo de mensagem, digite o texto desejado, faça as formatações usando os recursos do editor disponibilizado no sistema, e se necessário '''pode adicionar (9) um arquivo,''' como mostra o '''item j''' abaixo, '''SOMENTE em formato PDF''', arquivos em '''formato de imagem''' (GIF, JPG, JPEG, PNG) '''não serão aceitos'''.
[[Arquivo:GE004003-4.png|centro|616x616px]]
· '''IMAGEM''': se tiver que enviar no corpo do email uma imagem clique o botão '''ADICIONAR''', para esse tipo de mensagem pode estar selecionada qualquer uma das opções descritas acima, porém '''ATENÇÃO''' '''não coloque''' '''nenhum tipo de texto''' (nem simples e nem formatado), '''APENAS''' adicione a imagem, pois a imagem anexada irá aparecer incorporada no lugar do texto;
[[Arquivo:GE004003-5.png|centro|581x581px]]
i. Coloque o '''TÍTULO(8)''' da mensagem;
j. Se houver arquivo PDF para ser enviado no e-mail e disponibilizado na área do aluno, clique em '''ADICIONAR(9)''';
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÕES:'''
'''1 –''' Só é permito um anexo por comunicado em PDF;
'''2 –''' para anexar um arquivo ele ser estar salvo no formato PDF;
'''3 –''' os arquivos anexos '''NÃO''' podem ser enviados por SMS;
'''4 –''' os textos de SMS são '''LIMITADOS''' a 160 caracteres;
'''5''' – quando for enviar por SMS, lembrar '''sempre de colocar o nome do Colégio''', no início ou no final da mensagem, para identificar quem enviou, no celular de quem recebe.
|}
k. Caso queira mandar o comunicado somente para área do aluno, desmarque a opção '''ENVIAR E-MAIL(10)''' e não será enviado por e-mail e nem por SMS. Caso deixe essa opção marcada além de o comunicado ficar disponível na área do aluno, também será enviado por e-mail para as pessoas selecionadas no campo '''NOTIFICAR(11)'''. Caso a opção '''ENVIAR E-MAIL''' seja desmarcada, automaticamente, irá aparecer a seguinte tela:
[[Arquivo:GE004003-6.png|centro|768.984x768.984px]]
i. Depois de tudo configurado clique em '''ENVIAR COMUNICADO(12).'''
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça a opção “Enviar e-mail” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
=== Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos ===
Depois que enviar um comunicado você poderá consultar a situação do envio dos e-mails:
a. clique no menu '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS''';
[[Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393px]]
b. Para consultar a situação de um envio clique no '''PROTOCOLO''' conforme mostra a imagem a seguir;
[[Arquivo:GE004003-8.png|centro|942.988x942.988px]]
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Para cada comunicado que é enviado por e-mail, será gerado um número de protocolo no sistema Ultramax Marketing, clicando nesse número de protocolo você poderá ver a situação do envio dos e-mails, informações tais como: e-mails que foram devolvidos porque estava com a caixa postal cheia ou endereço do aluno inválido, etc.
|}
c. Clicando no número do protocolo irão aparecer as informações, como mostra a figura a seguir, nessa mesma tela você poderá cancelar o envio do e-mail caso as mensagens ainda não tenham sido enviadas, e ainda, pode analisar a situação do envio e para quantas pessoas o comunicado já foi enviado.
[[Arquivo:GE004003-9.png|centro|696x696px]]
=== Enviando comunicado para colaboradores e professores ===
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os colaboradores e professores, para isso, clique no menu''': CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES'''.
[[Arquivo:GE004003-10.png|centro|398x398px]]
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual. Os comunicados para colaboradores e professores são enviados por e-mail e SMS, e ficarão disponíveis na área do professor e do colaborador, conforme o exemplo abaixo:
[[Arquivo:GE004003-11.png|centro|967.988x967.988px]]
Ao clicar sobre o comunicado será exibida a tela abaixo mostrando a mensagem completa:
[[Arquivo:GE004003-12.png|centro|695.996x695.996px]]
Também é possível visualizar as mensagens já enviado através do menu '''CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES''' conforme o exemplo abaixo:
[[Arquivo:GE004003-13.png|centro|852.988x852.988px]]
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
=== Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros ===
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os visitantes e outras pessoas cadastradas no sistema, para isso, clique no menu: '''CADASTROS / MENSAGENS PARA VISITANTES/PRÉ-CADASTRO.'''
[[Arquivo:GE004003-15.png|centro|391x391px]]
O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual.
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
=== Enviar comunicado pela área do aluno ou pais ===
O envio de email ou SMS pode ser feito individual, ou seja, para apenas uma pessoa, basta que ela esteja cadastrada no sistema. Toda vez que acessar a área de um aluno, pai, visitante, etc e aparecer o ícone, clique nele e o sistema enviará a mensagem somente para essa pessoa. Para usar esse recurso siga os passos descritos a seguir:
a. Acesse o cadastro desejado: aluno, pais, visitante, etc (usaremos como exemplo nesse tutorial o cadastro de aluno);
b. Clique no ícone ;
[[Arquivo:GE004003-16.png|centro|660x660px]]
c. Selecione a '''CONTA DE ENVIO (1)''';
d. Selecione '''A LISTA (2)''';
e. Coloque '''O TÍTULO (3)''';
f. Digite a '''MENSAGEM''' '''(4)''';
g. Clique em '''ENVIAR''' '''(5)'''.
[[Arquivo:GE004003-17.png|centro|462x462px]]
=== Enviando senha por e-mail para os alunos ===
Para os alunos terem acesso a área do aluno na Internet, eles precisam saber o RM (Registro de matrícula). O sistema permite que a escola comunique por e-mail o RM de cada aluno, ou seja, será enviado um e-mail para cada aluno informando qual o seu RM e como ele deverá fazer para acessar a área do aluno.
Para enviar essas orientações para os alunos, clique no menu: '''CADASTROS / E-MAIL DE NOTIFICAÇÃO DE SENHA.'''
[[Arquivo:GE004003-18.png|centro|401x401px]]
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual, com exceção de que a mensagem enviada por esta tela não irá ficar disponível na área do aluno, irá ser enviada somente por e-mail.
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO:''' Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
|}
A mensagem enviada será como o modelo abaixo:
Prezado(a): [Nome do aluno ou responsável]
Este é um aviso para informar como você deve acessar a área do aluno pela Internet.
Acesse o link abaixo e depois clique no link: "Não possuo senha".
O seu RM para acesso é: [RM do aluno]
O nome do aluno referente ao RM é: [Nome do aluno]
Link para acesso:
<nowiki>http://www.suaescola.com.br/aluno</nowiki>
=== Estatísticas de envio de e-mails ===
Através do sistema Ultramax Marketing é possível acompanhar o envio das mensagens e ter estatística de quantas mensagens foram enviadas, quantas foram lidas e quantas não puderam ser enviadas porque o e-mail estava errado, com caixa postal cheia ou outro motivo.
Para acessar o Ultramax Marketing:
a. clique no menu: '''CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS'''
[[Arquivo:GE004003-1.png|centro|393x393px]]
b. e clique no link '''ABRIR SISTEMA ULTRAMAX MARKETING''';
[[Arquivo:GE004003-19.png|centro|817x817px]]
c. irá abrir a tela abaixo:
Nessa tela você terá um gráfico com estatísticas de envio de mensagens e poderá clicar no menu '''MENSAGENS''' para analisar cada mensagem detalhadamente.
{| class="wikitable"
|'''OBSERVAÇÃO''': Caso não apareça o link “'''Abrir sistema Ultramax Marketing'''” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
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