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GE - Cobrança Automática (ver código-fonte)
Edição das 13h12min de 29 de abril de 2019
, 13h12min de 29 de abril de 2019Criou página com '=== Primeiro passo: === Precisamos conferir se todos os inadimplentes estão corretos, ou seja, se não tem boleto faltando fazer a liquidação no sistema, senão o sistema i...'
=== Primeiro passo: ===
Precisamos conferir se todos os inadimplentes estão corretos, ou seja, se não tem boleto faltando fazer a liquidação no sistema, senão o sistema irá enviar cobrança para quem não deve.
Para isso, vamos emitir o relatório do menu '''Diversos -> 002.001.003''' '''- Boletos dos alunos no período - Pendentes'''
Informe na data inicial, por exemplo, 01/01/2000 e na data final a data de ONTEM.
Pronto, agora confira se esses são os inadimplentes mesmo, e faça as liquidações, alterações ou cancelamentos necessários até deixar essa lista de acordo com os seus inadimplentes.
=== Segundo passo: ===
Vamos conferir os emails e número de celular (se for o caso do SMS) dos responsáveis. Dessa forma você garante que todos os responsáveis tem o email e celular cadastrado e todos recebam os boletos e cobranças.
Para isso, emita o relatório do menu Diversos - 001.001.005 - Listagem de contatos do aluno por turma.
Emita esse relatório para e-mail e celular.
Marcar a opção para ver somente os que estão faltando o email ou celular, lembrando que você pode agendar esse relatório para o sistema de enviar, por exemplo, quinzenalmente para a pessoa da tesouraria com os responsáveis sem email e sem celular, assim você garante que os novos alunos tambem recebam a cobrança.
Também vou mostrar como fazer com que a pessoa da secretaria que for cadastrar novos alunos, seja obrigada a cadastrar o e-mail e telefone do resp. financeiro.
=== Terceiro passo: ===
No menu '''Tabelas > Contas contábeis''', marque a opção '''"Notificar responsável caso configurado para isso"''' para as contas que deseja enviar lembrete e cobrança automaticamente.
As contas que não quiser enviar deixei desmarcado.
Por exemplo, para acordos você não quer enviar a cobrança, então desmarque essa opção para a conta de '''ACORDO.'''
=== Quarto passo: ===
Depois que os anteriores estiveram finalizados e os cadastros todos corretos, é hora de habilitar a cobrança automática.
Para isso, acesse o menu '''Sistema > Configuração''' e clique na aba '''FINANCEIRO'''.
-Assinale o campo '''"Exigir e-mail e telefone do responsável financeiro"'''
-Preencha os campos de dias para aviso.
Pronto, agora está ativado o envio dos lembretes, cobrança automática e envio do agradecimento.
O passo final agora é acompanhar os e-mails cadastrados indevidamente, ou seja, emails que estão errados no cadastro e o e-mail foi devolvido.
Para isso, acesse o menu '''Cadastros > Comunicados para os alunos >''' Abrir '''Ultramax Marketing >''' Clique no menu '''Relat. de mensagens não enviadas'''.
Nesse relatório você vê os endereços errados e com isso faz a correção no cadastro.
E é isso, agora você está com a cobrança automática ativada.
Precisamos conferir se todos os inadimplentes estão corretos, ou seja, se não tem boleto faltando fazer a liquidação no sistema, senão o sistema irá enviar cobrança para quem não deve.
Para isso, vamos emitir o relatório do menu '''Diversos -> 002.001.003''' '''- Boletos dos alunos no período - Pendentes'''
Informe na data inicial, por exemplo, 01/01/2000 e na data final a data de ONTEM.
Pronto, agora confira se esses são os inadimplentes mesmo, e faça as liquidações, alterações ou cancelamentos necessários até deixar essa lista de acordo com os seus inadimplentes.
=== Segundo passo: ===
Vamos conferir os emails e número de celular (se for o caso do SMS) dos responsáveis. Dessa forma você garante que todos os responsáveis tem o email e celular cadastrado e todos recebam os boletos e cobranças.
Para isso, emita o relatório do menu Diversos - 001.001.005 - Listagem de contatos do aluno por turma.
Emita esse relatório para e-mail e celular.
Marcar a opção para ver somente os que estão faltando o email ou celular, lembrando que você pode agendar esse relatório para o sistema de enviar, por exemplo, quinzenalmente para a pessoa da tesouraria com os responsáveis sem email e sem celular, assim você garante que os novos alunos tambem recebam a cobrança.
Também vou mostrar como fazer com que a pessoa da secretaria que for cadastrar novos alunos, seja obrigada a cadastrar o e-mail e telefone do resp. financeiro.
=== Terceiro passo: ===
No menu '''Tabelas > Contas contábeis''', marque a opção '''"Notificar responsável caso configurado para isso"''' para as contas que deseja enviar lembrete e cobrança automaticamente.
As contas que não quiser enviar deixei desmarcado.
Por exemplo, para acordos você não quer enviar a cobrança, então desmarque essa opção para a conta de '''ACORDO.'''
=== Quarto passo: ===
Depois que os anteriores estiveram finalizados e os cadastros todos corretos, é hora de habilitar a cobrança automática.
Para isso, acesse o menu '''Sistema > Configuração''' e clique na aba '''FINANCEIRO'''.
-Assinale o campo '''"Exigir e-mail e telefone do responsável financeiro"'''
-Preencha os campos de dias para aviso.
Pronto, agora está ativado o envio dos lembretes, cobrança automática e envio do agradecimento.
O passo final agora é acompanhar os e-mails cadastrados indevidamente, ou seja, emails que estão errados no cadastro e o e-mail foi devolvido.
Para isso, acesse o menu '''Cadastros > Comunicados para os alunos >''' Abrir '''Ultramax Marketing >''' Clique no menu '''Relat. de mensagens não enviadas'''.
Nesse relatório você vê os endereços errados e com isso faz a correção no cadastro.
E é isso, agora você está com a cobrança automática ativada.
