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− | Procedimentos para iniciar o período letivo
| + | ==Vídeo tutorial== |
| + | Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/TWLe7jtn748 |
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− | =1 - Iniciar o período letivo= | + | Veja também o vídeo: [https://youtu.be/_BGQ6Ly1za8 Secretaria - Como rematricular os alunos de um período letivo para outro] |
− | Para iniciar um período letivo siga os procedimentos abaixo: | + | |
| + | ==Introdução== |
| + | Abaixo estão descritos os procedimentos para iniciar e encerrar o período letivo, esse processo deve ser feito anualmente tanto para fechar o ano anterior como para iniciar as aulas no próximo período liberando acesso ao sistema aos Alunos e Professores. |
| + | |
| + | ==Iniciar o período letivo== |
| + | |
| + | ===Copiando a estrutura de séries e turmas do período anterior=== |
| + | Este passo copia a estrutura de série e turmas do anterior, ou seja você não precisa cadastrar novamente o curso ensino médio e suas séries e turmas por exemplo, basta realizar o procedimento abaixo para copiar essa estrutura. |
| + | |
| + | Para iniciar siga os procedimentos abaixo: |
| | | |
| a. Clique no menu '''TABELAS'''; | | a. Clique no menu '''TABELAS'''; |
| | | |
− | [[Arquivo:1a.jpg]] | + | b. Selecione o ícone '''PERÍODOS LETIVOS''' ; |
| + | [[Arquivo:Imageperio2.png|centro|897x897px]] |
| + | c. Nessa tela no topo clique no botão '''Iniciar Período Letivo'''; |
| + | [[Arquivo:Imageperio3.png|centro|976x976px]] |
| + | d. Ao clicar em Iniciar '''Período Letivo''' aparecerá a seguinte tela: |
| + | [[Arquivo:Imageperio4.png|centro|977x977px]] |
| + | Nela selecione a '''unidade de ensino''', o '''período letivo anterior''' que é de onde o sistema copiara os dados das séries, e o '''período letivo pra onde deseja copiar''', após isso clique em '''Copiar Série e Turmas''' para finalizar criação das turmas e séries. |
| | | |
− | b. Selecione o ícone '''PERÍODOS LETIVOS''' ;
| + | ===Copiando Planejamentos dos anos anteriores=== |
− | [[Arquivo:2a.jpg|nenhum|miniaturadaimagem]] | + | Caso utilize a opção de lançar planejamentos, é possível copiar os planejamentos dos anos anteriores , recomendamos fazer esse processo somente após o termino das aulas do ano letivo anterior, assim todos os planejamentos já estarão lançados para realizar a cópia. |
| + | |
| + | [[Arquivo:Imageperio2.png|centro|897x897px]] |
| + | [[Arquivo:Imageperio3.png|centro|976x976px]] |
| + | [[Arquivo:Imageperio5.png|centro|848x848px]] |
| + | |
| + | ===Copiando avaliações e fórmulas=== |
| + | Essa função serve para copiar todas as avaliações, de todas as turmas, de todos os períodos de avaliação (bimestre, trimestre, semestre e etc) e de todas as disciplinas de um ano letivo para outro. |
| + | |
| + | É recomendada seu uso em instituições que mantem o mesmo padrão de avaliação de um ano para outro. |
| | | |
− | c. Nessa tela marque a caixa do período que quer iniciar, como no exemplo;
| + | Acesse o menu '''Tabelas > Períodos Letivos''' |
| | | |
− | [[Arquivo:1c.jpg]] | + | [[Arquivo:Imageperio2.png|centro|897x897px]] |
| + | c. Nessa tela no topo clique no botão '''Iniciar Período Letivo'''; |
| + | [[Arquivo:Imageperio3.png|centro|976x976px]] |
| + | Após clique em '''Copiar Avaliações e fórmulas''' |
| + | [[Arquivo:Imageperio6.png|centro|900x900px]] |
| + | Algumas observações da função: |
| | | |
− | d. Após isso no topo da tela clique no botão '''Iniciar Período Letivo''';
| + | - A data de realização da avaliação não é copiada. Ela ficará em branco pois essa data muda de um ano pro outro |
| | | |
− | [[Arquivo:1d.jpg]]
| + | - Caso seja prova online, essa opção irá ficar desmarcada na avaliação copiada, porque aí tem a data e horário de entrega também, o que não dá pra copiar. Irá copiar a avaliação mas sem a opção de prova online. |
| | | |
− | e. Ao clicar em Iniciar Período Letivo aparecerá a seguinte tela:
| + | - A matriz de prova não é copiada de um período pro outro |
| | | |
− | [[Arquivo:1e.jpg]]
| + | - Alunos que tem fórmula especifica, essas fórmulas não serão copiadas, já que a fórmula é específica do período/ano anterior. |
| | | |
− | Nela selecione a unidade de ensino, o período letivo anterior que é de onde o sistema copiara os dados das séries, e o período letivo pra onde deseja copiar, após isso clique em concluir para finalizar criação das turmas.
| + | - Caso antes de executar essa função a instituição já tenha criado alguma avaliação com o mesmo código, irá manter a avaliação nova que a escola criou. |
| | | |
− | =2 - Encerrar o período letivo= | + | - Caso antes de executar essa função a instituição já tenha criado a fórmula, não irá copiar a fórmula do período anterior. Irá manter a fórmula nova que gravaram. |
| + | ==Encerrar o período letivo== |
| O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações: | | O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações: |
| | | |
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| |} | | |} |
| | | |
− | =3 - Ativar período letivo= | + | ==Ativar período letivo== |
− | Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema. | + | Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema esse processo de ativação deve ser realizado somente após o inicio das aulas. |
| | | |
| Para ativar o período letivo siga os passos descritos a seguir: | | Para ativar o período letivo siga os passos descritos a seguir: |
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| [[Arquivo:3e.jpg]] | | [[Arquivo:3e.jpg]] |
| | | |
− | =4 - Gerenciar as pré-matrículas= | + | ==Gerenciar as pré-matrículas== |
| O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos: | | O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos: |
| | | |
| a) Selecione a unidade de ensino e o período letivo; | | a) Selecione a unidade de ensino e o período letivo; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image2.png]] |
| | | |
| b) Selecionar o menu '''CADASTROS''' '''(1)'''; | | b) Selecionar o menu '''CADASTROS''' '''(1)'''; |
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| c) Selecione a opção '''GERENCIAMENTO DE NOVAS MATRÍCULAS (2)'''; | | c) Selecione a opção '''GERENCIAMENTO DE NOVAS MATRÍCULAS (2)'''; |
| | | |
− | d) | + | [[Arquivo:Image3.png]] |
− | {| class="wikitable"
| + | |
− | |
| + | d) Após, selecionados os filtros, irão aparecer as matriculas dentro do período selecionado. |
− | |}
| + | |
| + | [[Arquivo:Image4.png]] |
| | | |
| e) As opções disponíveis são: '''Efetivar a matricula (3), Visualizar dados financeiros (4), Editar a matricula (5), Editar a observação da matricula (6), Cancelar a matricula (7)'''; | | e) As opções disponíveis são: '''Efetivar a matricula (3), Visualizar dados financeiros (4), Editar a matricula (5), Editar a observação da matricula (6), Cancelar a matricula (7)'''; |
| | | |
| f) '''Efetivar a matricula (3):''' Essa opção irá exibir a seguinte tela: | | f) '''Efetivar a matricula (3):''' Essa opção irá exibir a seguinte tela: |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image5.png]] |
| | | |
| Deve ser selecionada a opção desejada do status do aluno, caso a matricula for efetuada, utilize a opção '''MATRICULADO'''. | | Deve ser selecionada a opção desejada do status do aluno, caso a matricula for efetuada, utilize a opção '''MATRICULADO'''. |
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| | | |
| g) '''Visualizar dados financeiros (4)''': Permite visualizar os dados financeiros do aluno selecionado, visualizando os boletos pendentes. | | g) '''Visualizar dados financeiros (4)''': Permite visualizar os dados financeiros do aluno selecionado, visualizando os boletos pendentes. |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image6.png]] |
| | | |
| h) '''Editar a matricula (5)''': Permite editar a matricula do aluno, modificando as informações: | | h) '''Editar a matricula (5)''': Permite editar a matricula do aluno, modificando as informações: |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image7.png]] |
| | | |
| i) '''Editar a observação da matricula (6)''': Exibe uma tela para digitação de observação sobre a matricula: | | i) '''Editar a observação da matricula (6)''': Exibe uma tela para digitação de observação sobre a matricula: |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image8.png]] |
| | | |
| j) '''Cancelar a matricula (7)''': Exibe a tela de cancelamento de matricula, para alunos que não irão estudar na instituição. Para casos de pré-matrícula é recomendado utilizar o status “Cancelado por erro operacional”, pois ele irá cancelar todos os lançamentos financeiros. | | j) '''Cancelar a matricula (7)''': Exibe a tela de cancelamento de matricula, para alunos que não irão estudar na instituição. Para casos de pré-matrícula é recomendado utilizar o status “Cancelado por erro operacional”, pois ele irá cancelar todos os lançamentos financeiros. |
| | | |
− | =5 - Ativação das turmas= | + | [[Arquivo:Image9.png]] |
| + | |
| + | ==Ativação das turmas== |
| O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. '''A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor'''. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir: | | O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. '''A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor'''. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir: |
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| a) Selecionar a opção do menu '''TABELAS (1)'''; | | a) Selecionar a opção do menu '''TABELAS (1)'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image10.png]] |
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| b) Clicar no ícone '''CURSOS'''; | | b) Clicar no ícone '''CURSOS'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image11.png]] |
| | | |
| c) Clicar em '''TURMAS (2)''', referente ao curso desejado; | | c) Clicar em '''TURMAS (2)''', referente ao curso desejado; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image12.png]] |
| | | |
| d) '''SELECIONE (3)''' as turmas desejadas e clique em '''ATIVAR TURMAS (4)'''; | | d) '''SELECIONE (3)''' as turmas desejadas e clique em '''ATIVAR TURMAS (4)'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image13.png]] |
| + | |
| + | Note que existe a coluna status, existem 3 tipos de status para uma turma |
| + | |
| + | '''Em formação''': A turma ainda está se formando os alunos não terão acesso completo a essa turma e também os professores não terão como lançar informações |
| + | |
| + | '''Vigente:''' A turma está em andamento e ativada |
| + | |
| + | '''Encerrada:''' A turma já foi concluída e encerrada, os alunos não terão mais acesso a informações dessa turma caso configurado dessa forma. |
| + | |
| + | '''OBS Importante:''' '''Algumas informações somente são liberadas na area do aluno quando as turmas estão com o status Vigente, por exemplo, boletins, faltas, horário de aulas e outras.''' |
| | | |
| e) A seguinte mensagem será exibida, selecione qual a forma de numeração da chamada (Alfabética ou por código do aluno): | | e) A seguinte mensagem será exibida, selecione qual a forma de numeração da chamada (Alfabética ou por código do aluno): |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image14.png]] |
| | | |
| '''IMPORTANTE''': Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno. | | '''IMPORTANTE''': Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno. |
| | | |
− | =6 - Feriados= | + | ==Feriados== |
| A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados: | | A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados: |
| | | |
| a) Selecionar a opção do menu '''TABELAS (1)'''; | | a) Selecionar a opção do menu '''TABELAS (1)'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:5a.jpg]] |
| | | |
| b) Selecionar o ícone '''FERIADOS'''; | | b) Selecionar o ícone '''FERIADOS'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image16.png]] |
| | | |
| c) Clicar no botão '''NOVO (2)''' ou então '''SELECIONAR (3)''' o feriado já existente para editar; | | c) Clicar no botão '''NOVO (2)''' ou então '''SELECIONAR (3)''' o feriado já existente para editar; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image17.png]] |
| | | |
| Preencher os campos '''DATA (4)''', '''DESCRIÇÃO (5)''' e '''SELECIONAR AS UNIDADES (6)''' que será aplicado o feriado; | | Preencher os campos '''DATA (4)''', '''DESCRIÇÃO (5)''' e '''SELECIONAR AS UNIDADES (6)''' que será aplicado o feriado; |
| | | |
− | =7 - Períodos de Avaliação= | + | [[Arquivo:Image18.png]] |
| + | |
| + | ==Períodos de Avaliação== |
| O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui: | | O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui: |
| | | |
| a) Selecionar a opção do menu '''TABELAS (1)'''; | | a) Selecionar a opção do menu '''TABELAS (1)'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:5a7.jpg]] |
| | | |
| b) Selecionar o ícone '''SÉRIES;''' | | b) Selecionar o ícone '''SÉRIES;''' |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image19.png]] |
| | | |
| c) Clicar no botão '''NOVO (2)''' ou então '''SELECIONAR (3)''' a série já existente para editar; | | c) Clicar no botão '''NOVO (2)''' ou então '''SELECIONAR (3)''' a série já existente para editar; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image20.png]] |
| | | |
| d) Em '''CADASTRO DE SÉRIE''', selecione a aba '''AVALIAÇÕES(4)'''; | | d) Em '''CADASTRO DE SÉRIE''', selecione a aba '''AVALIAÇÕES(4)'''; |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image21.png]] |
| | | |
| e) Clique em '''ADICIONAR PERÍODO(5)''' para criar um novo período, na coluna '''NOME(6)''' deve preencher com o nome do período, na coluna '''ÍNICIO(7)''' atribua o inicio das avaliações e no campo '''FIM(8)''' atribua a data de termino das avaliações. No campo '''ENCERRAR DIGITAÇÃO DE NOTAS(9)''', preencha com a data limite para o professor emitir as notas das avaliações. '''PESO DA NOTA(10)''' mencione o peso da avaliação. Em '''CONFIGURAÇÃO(11)''' assinale as desejadas. Caso queira remover o Período clique em '''REMOVER(12)'''. Após realizar os ajustes clique em '''ALTERAR(13)''' para que os dados sejam salvos. | | e) Clique em '''ADICIONAR PERÍODO(5)''' para criar um novo período, na coluna '''NOME(6)''' deve preencher com o nome do período, na coluna '''ÍNICIO(7)''' atribua o inicio das avaliações e no campo '''FIM(8)''' atribua a data de termino das avaliações. No campo '''ENCERRAR DIGITAÇÃO DE NOTAS(9)''', preencha com a data limite para o professor emitir as notas das avaliações. '''PESO DA NOTA(10)''' mencione o peso da avaliação. Em '''CONFIGURAÇÃO(11)''' assinale as desejadas. Caso queira remover o Período clique em '''REMOVER(12)'''. Após realizar os ajustes clique em '''ALTERAR(13)''' para que os dados sejam salvos. |
| + | |
| + | [[Arquivo:Image22.png]] |
| + | |
| + | ==Financeiro obrigatório das séries== |
| + | Todo início de ano letivo, a escola deve '''retirar a''' '''obrigatoriedade''' dos lançamentos com a descrição '''primeiro pagamento ou primeira parcela da anuidade ou taxa de matrícula''' na aba financeiro, ''ou outros lançamentos que não serão mais obrigatórios no decorrer do período letivo''. |
| + | |
| + | '''Motivo:''' Quando a escola deixa marcado a opção da obrigatoriedade no sistema, os alunos que se matricularam no decorrer do ano letivo irão ficar com essa pendência em seu cadastro - trazendo a mensagem '''"financeiro incompleto"'''. |
| + | |
| + | Então a obrigatoriedade no pagamento da primeira parcela deve ficar no sistema até começarem as aulas e depois a escola deve desmarcar no sistema em cada série. |
| + | |
| + | Esse procedimento deve ser realizado '''anualmente''' quando o ano letivo iniciar, quando se tratar de Ensino Fundamental e Médio, e no '''Ensino Superior''', deverá ser feito a cada início das aulas '''semestralmente'''. |
| + | |
| + | Veja o passo a passo: |
| + | |
| + | #Vá em '''>Tabelas > Séries''' |
| + | |
| + | [[Arquivo:Menu)tabelas.png|centro|miniaturadaimagem|450x450px]] |
| + | |
| + | 2. Selecione a série para configurar: |
| + | [[Arquivo:)serie.png|centro|miniaturadaimagem|450x450px]] |
| + | |
| + | 3. Vá na aba "'''Financeiro"''' e desmarque a opção "Obrigatório" nas contas contábeis por exemplo de "Primeira Parcela", "Primeira Anuidade", "Taxa de Matrícula" e etc. |
| + | |
| + | [[Arquivo:)financeiro)primeira parcela.png|centro|miniaturadaimagem|481x481px]] |
| + | 4. Clique em '''>Alterar''' |
| + | |
| + | [[Arquivo:Alterar.png|centro|miniaturadaimagem|477x477px]] |
| + | |
| + | ==Relatórios agendados== |
| + | Verifique se você possui relatório agendado que precise de alguma atualização para selecionar o novo período letivo ou novo período de datas. |
| + | |
| + | Para ver os relatórios agendados acesse o menu: Relatórios -> Relatórios agendados |
| + | [[Arquivo:AlterarRelatAgendado1.png|nenhum|miniaturadaimagem|744x744px]] |
| + | |
| + | Abaixo um exemplo de relatório agendado que precisa ter o período letivo alterado: |
| + | [[Arquivo:AlterarRelatAgendado2.png|nenhum|miniaturadaimagem|685x685px]] |