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GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo (ver código-fonte)
Edição das 17h44min de 21 de agosto de 2023
, 17h44min de 21 de agosto de 2023sem sumário de edição
== Vídeo tutorial ==
==Vídeo tutorial==
Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/TWLe7jtn748
Assista também o vídeo tutorial: https://youtu.be/TWLe7jtn748
Veja também o vídeo: [https://youtu.be/_BGQ6Ly1za8 Secretaria - Como rematricular os alunos de um período letivo para outro]
==Introdução==
==Introdução==
a. Clique no menu '''TABELAS''';
a. Clique no menu '''TABELAS''';
b. Selecione o ícone '''PERÍODOS LETIVOS''' ;
b. Selecione o ícone '''PERÍODOS LETIVOS''' ;
[[Arquivo:Imageper6.png|esquerda]]
[[Arquivo:Imageperio2.png|centro|897x897px]]
c. Nessa tela no topo clique no botão '''Iniciar Período Letivo''';
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d. Ao clicar em Iniciar '''Período Letivo''' aparecerá a seguinte tela:
[[Arquivo:Imageperio4.png|centro|977x977px]]
Nela selecione a '''unidade de ensino''', o '''período letivo anterior''' que é de onde o sistema copiara os dados das séries, e o '''período letivo pra onde deseja copiar''', após isso clique em '''Copiar Série e Turmas''' para finalizar criação das turmas e séries.
===Copiando Planejamentos dos anos anteriores===
Caso utilize a opção de lançar planejamentos, é possível copiar os planejamentos dos anos anteriores , recomendamos fazer esse processo somente após o termino das aulas do ano letivo anterior, assim todos os planejamentos já estarão lançados para realizar a cópia.
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[[Arquivo:Imageperio3.png|centro|976x976px]]
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===Copiando avaliações e fórmulas===
Essa função serve para copiar todas as avaliações, de todas as turmas, de todos os períodos de avaliação (bimestre, trimestre, semestre e etc) e de todas as disciplinas de um ano letivo para outro.
É recomendada seu uso em instituições que mantem o mesmo padrão de avaliação de um ano para outro.
Acesse o menu '''Tabelas > Períodos Letivos'''
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c. Nessa tela no topo clique no botão '''Iniciar Período Letivo''';
c. Nessa tela no topo clique no botão '''Iniciar Período Letivo''';
[[Arquivo:Imageper8.png|esquerda]]
[[Arquivo:Imageperio3.png|centro|976x976px]]
Após clique em '''Copiar Avaliações e fórmulas'''
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Algumas observações da função:
- A data de realização da avaliação não é copiada. Ela ficará em branco pois essa data muda de um ano pro outro
- Caso seja prova online, essa opção irá ficar desmarcada na avaliação copiada, porque aí tem a data e horário de entrega também, o que não dá pra copiar. Irá copiar a avaliação mas sem a opção de prova online.
- A matriz de prova não é copiada de um período pro outro
- Alunos que tem fórmula especifica, essas fórmulas não serão copiadas, já que a fórmula é específica do período/ano anterior.
- Caso antes de executar essa função a instituição já tenha criado alguma avaliação com o mesmo código, irá manter a avaliação nova que a escola criou.
=Encerrar o período letivo=
- Caso antes de executar essa função a instituição já tenha criado a fórmula, não irá copiar a fórmula do período anterior. Irá manter a fórmula nova que gravaram.
==Encerrar o período letivo==
O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações:
O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações:
|}
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=Ativar período letivo=
==Ativar período letivo==
Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema esse processo de ativação deve ser realizado somente após o inicio das aulas.
Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema esse processo de ativação deve ser realizado somente após o inicio das aulas.
[[Arquivo:3e.jpg]]
[[Arquivo:3e.jpg]]
=Gerenciar as pré-matrículas=
==Gerenciar as pré-matrículas==
O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos:
O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos:
[[Arquivo:Image9.png]]
[[Arquivo:Image9.png]]
=Ativação das turmas=
==Ativação das turmas==
O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. '''A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor'''. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir:
O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. '''A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor'''. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir:
'''IMPORTANTE''': Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno.
'''IMPORTANTE''': Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno.
=Feriados=
==Feriados==
A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados:
A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados:
[[Arquivo:Image18.png]]
[[Arquivo:Image18.png]]
=Períodos de Avaliação=
==Períodos de Avaliação==
O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui:
O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui:
[[Arquivo:Image22.png]]
[[Arquivo:Image22.png]]
==Financeiro obrigatório das séries==
Todo início de ano letivo, a escola deve '''retirar a''' '''obrigatoriedade''' dos lançamentos com a descrição '''primeiro pagamento ou primeira parcela da anuidade ou taxa de matrícula''' na aba financeiro, ''ou outros lançamentos que não serão mais obrigatórios no decorrer do período letivo''.
'''Motivo:''' Quando a escola deixa marcado a opção da obrigatoriedade no sistema, os alunos que se matricularam no decorrer do ano letivo irão ficar com essa pendência em seu cadastro - trazendo a mensagem '''"financeiro incompleto"'''.
Então a obrigatoriedade no pagamento da primeira parcela deve ficar no sistema até começarem as aulas e depois a escola deve desmarcar no sistema em cada série.
Esse procedimento deve ser realizado '''anualmente''' quando o ano letivo iniciar, quando se tratar de Ensino Fundamental e Médio, e no '''Ensino Superior''', deverá ser feito a cada início das aulas '''semestralmente'''.
Veja o passo a passo:
#Vá em '''>Tabelas > Séries'''
[[Arquivo:Menu)tabelas.png|centro|miniaturadaimagem|450x450px]]
2. Selecione a série para configurar:
[[Arquivo:)serie.png|centro|miniaturadaimagem|450x450px]]
3. Vá na aba "'''Financeiro"''' e desmarque a opção "Obrigatório" nas contas contábeis por exemplo de "Primeira Parcela", "Primeira Anuidade", "Taxa de Matrícula" e etc.
[[Arquivo:)financeiro)primeira parcela.png|centro|miniaturadaimagem|481x481px]]
4. Clique em '''>Alterar'''
[[Arquivo:Alterar.png|centro|miniaturadaimagem|477x477px]]
==Relatórios agendados==
Verifique se você possui relatório agendado que precise de alguma atualização para selecionar o novo período letivo ou novo período de datas.
Para ver os relatórios agendados acesse o menu: Relatórios -> Relatórios agendados
[[Arquivo:AlterarRelatAgendado1.png|nenhum|miniaturadaimagem|744x744px]]
Abaixo um exemplo de relatório agendado que precisa ter o período letivo alterado:
[[Arquivo:AlterarRelatAgendado2.png|nenhum|miniaturadaimagem|685x685px]]
