Mudanças entre as edições de "GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo"

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Edição das 11h38min de 28 de fevereiro de 2019

Procedimentos para iniciar o período letivo

Iniciar o período letivo

Para iniciar um período letivo siga os procedimentos abaixo:

a.   Clique no menu TABELAS;

1a.jpg

b.   Selecione o ícone PERÍODOS LETIVOS ;

2a.jpg

c.   Nessa tela marque a caixa do período que quer iniciar, como no exemplo;

1c.jpg

d.    Após isso no topo da tela clique no botão Iniciar Período Letivo;

1d.jpg

e.   Ao clicar em Iniciar Período Letivo aparecerá a seguinte tela:

1e.jpg

Nela selecione a unidade de ensino, o período letivo anterior que é de onde o sistema copiara os dados das séries, e o período letivo pra onde deseja copiar, após isso clique em concluir para finalizar criação das turmas.

Encerrar o período letivo

O encerramento do período letivo deve ser realizado nas seguintes situações:

·        Para alterar o STATUS de todas as DISCIPLINAS de ATIVA para CONCLUÍDA;

·        Para alterar o STATUS de todas as TURMAS de VIGENTE para ENCERRADA;

·        Bloquear as ALTERAÇÕES das NOTAS DE AVALIAÇÕES e BOLETINS.

Para encerrar um período letivo siga os procedimentos abaixo:

2.    Clique no menu TABELAS;

2a1.jpg

3.    Selecione o ícone PERÍODOS LETIVOS;

2b.jpg

4.    Selecione o PERÍODO LETIVO(1) e clique no botão ENCERRAR(2);

2c.jpg

5.     Clique em OK para confirmar.

2d.jpg

6.    Aparecerá a mensagem “Registro alterado com sucesso!”.

2e.jpg

OBSERVAÇÃO: Depois desse procedimento, todas as turmas e matrículas serão encerradas, com exceção para cursos técnicos e de pós-graduação que caso ainda exista alguma turma com alunos que ainda não cursaram todas as disciplinas do curso, a turma/matrícula não será encerrada e a turma ainda continuará vigente até que todos os alunos terminem todas as disciplinas.

Após esse procedimento não ira permitir alterar notas/faltas desse período. Caso seja necessário, é preciso ativar o período letivo (Conforme Item 2 desse tutorial) e encerrar novamente após as alterações necessárias

Ativar período letivo

Para dar inicio ao ano letivo, é necessário ativá-lo no sistema. Ao ativar um período letivo, todas as matriculas que estão com o status de “Matriculado” passaram para “Ativa”. Para as turmas passarem a ter o status de “Vigente”, veja o Item 4 desse tutorial para “Ativação das turmas”. Esse procedimento de ativação é necessário para liberar o acesso dos professores e alunos ao sistema.

Para ativar o período letivo siga os passos descritos a seguir:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS;

3a.jpg

b)   Selecionar o ícone PERÍODOS LETIVOS;

3b.jpg

c)    Selecionar o período letivo que será ativado;

3c.jpg

d)   Clique no botão “Ativar”;

3d.jpg

e)   A seguinte mensagem será exibida e clique em “OK”:

3e.jpg

Gerenciar as pré-matrículas

O sistema fornece uma opção de gerenciamento de novas matrículas, que se torna muito útil para verificar, efetivar e cancelar pré-matrícula. Para acessar essa opção siga os seguintes passos:

a)   Selecione a unidade de ensino e o período letivo;

Image2.png

b)   Selecionar o menu CADASTROS (1);

c)   Selecione a opção GERENCIAMENTO DE NOVAS MATRÍCULAS (2);

Image3.png

d)  Após, selecionados os filtros, irão aparecer as matriculas dentro do período selecionado.

Image4.png

e)   As opções disponíveis são: Efetivar a matricula (3), Visualizar dados financeiros (4), Editar a matricula (5), Editar a observação da matricula (6), Cancelar a matricula (7);

f)    Efetivar a matricula (3): Essa opção irá exibir a seguinte tela:

Image5.png

Deve ser selecionada a opção desejada do status do aluno, caso a matricula for efetuada, utilize a opção MATRICULADO.

É necessário preencher a turma em que o aluno irá cursar a data da matricula e o motivo.

g)   Visualizar dados financeiros (4): Permite visualizar os dados financeiros do aluno selecionado, visualizando os boletos pendentes.

Image6.png

h)   Editar a matricula (5): Permite editar a matricula do aluno, modificando as informações:

Image7.png

i)    Editar a observação da matricula (6): Exibe uma tela para digitação de observação sobre a matricula:

Image8.png

j)     Cancelar a matricula (7): Exibe a tela de cancelamento de matricula, para alunos que não irão estudar na instituição. Para casos de pré-matrícula é recomendado utilizar o status “Cancelado por erro operacional”, pois ele irá cancelar todos os lançamentos financeiros.

Image9.png

Ativação das turmas

O procedimento de ativação das turmas é realizado no começo do período letivo, quando as turmas estiverem fechadas e as aulas tiverem sido iniciadas. A ativação é importante para a numeração automática do Nr de Chamada da turma e somente após a ativação da turma ficará liberado acesso à área do professor. Para ativar as turmas, siga os passos descritos a seguir:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

Image10.png

b)    Clicar no ícone CURSOS;

Image11.png

c)    Clicar em TURMAS (2), referente ao curso desejado;

Image12.png

d)    SELECIONE (3) as turmas desejadas e clique em ATIVAR TURMAS (4);

Image13.png

Note que existe a coluna status, existem 3 tipos de status para uma turma

Em formação: A turma ainda está se formando os alunos não terão acesso completo a essa turma e também os professores não terão como lançar informações

Vigente: A turma está em andamento e ativada

Encerrada: A turma já foi concluída e encerrada, os alunos não terão mais acesso a informações dessa turma caso configurado dessa forma.

e)   A seguinte mensagem será exibida, selecione qual a forma de numeração da chamada (Alfabética ou por código do aluno):

Image14.png

IMPORTANTE: Ao ativar uma turma, o número de chamada das turmas já ativada será renumerado de acordo com o especificado, sendo assim, alunos com status “Transferidos”, “Cancelado pelo aluno”, “Desistência/Evasão” serão retirados da lista de chamada e terão seu número atribuído a outro aluno.

Feriados

A conferencia dos Feriados é necessário no começo do ano para verificar se os feriados estão corretos e se feriados municipais e estaduais estão cadastrados também. O cadastro de feriados é importante para o lançamento de boletos já que o sistema utiliza os feriados para verificar na hora de gerar multas/juros. É preciso então seguir os passos descritos para acessar a tabela de feriados:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

5a.jpg

b)   Selecionar o ícone FERIADOS;

Image16.png

c)   Clicar no botão NOVO (2) ou então SELECIONAR (3) o feriado já existente para editar;

Image17.png

Preencher os campos DATA (4), DESCRIÇÃO (5) e SELECIONAR AS UNIDADES (6) que será aplicado o feriado;

Image18.png

Períodos de Avaliação

O cadastramento ou ajuste dos períodos de avaliação é necessário para que se aponte dados importantes, tais como: a data de inicio e termino das avaliações, o peso da nota e a data limite que o professor poderá lançar as notas no sistema. Para realizar este cadastramento/ajustes dos períodos siga os procedimentos a segui:

a)    Selecionar a opção do menu TABELAS (1);

5a7.jpg

b)    Selecionar o ícone SÉRIES;

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c)   Clicar no botão NOVO (2) ou então SELECIONAR (3) a série já existente para editar;

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d)    Em CADASTRO DE SÉRIE, selecione a aba AVALIAÇÕES(4);

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e)    Clique em ADICIONAR PERÍODO(5) para criar um novo período, na coluna NOME(6) deve preencher com o nome do período, na coluna ÍNICIO(7) atribua o inicio das avaliações e no campo FIM(8) atribua a data de termino das avaliações. No campo ENCERRAR DIGITAÇÃO DE NOTAS(9), preencha com a data limite para o professor emitir as notas das avaliações. PESO DA NOTA(10) mencione o peso da avaliação. Em CONFIGURAÇÃO(11) assinale as desejadas. Caso queira remover o Período clique em REMOVER(12). Após realizar os ajustes clique em ALTERAR(13) para que os dados sejam salvos.

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