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Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar (ver código-fonte)
Edição das 18h08min de 15 de março de 2024
, 15 marçosem sumário de edição
=== Gerar PDF do Contrato Digital ===
===Gerar PDF do Contrato Digital===
Com o contrato digital, o sistema irá gerar o PDF com os dados do curso, aluno, responsável financeiro e etc.
=== Cadastro do Contrato Digital no Sistema ===
Nosso módulo de contrato digital permite a assinatura de até 2 responsáveis financeiros.
O arquivo PDF dos contratos também poderá ser assinado com certificado digital A1 caso a escola tenha esse certificado.
===Cadastro do Contrato Digital no Sistema===
Feito o passo acima é necessário cadastrar o PDF do contrato digital no sistema para uso,
Feito o passo acima é necessário cadastrar o PDF do contrato digital no sistema para uso,
Acesse o Menu '''Tabelas > Documentos para assinatura digital'''
Acesse o Menu '''Tabelas > Financeiro > Documentos para assinatura digital'''
[[Arquivo:Imagetab1.png|centro|1200x1200px]]
[[Arquivo:Imagem 4.png|centro]]
[[Arquivo:Imagetab2.png|centro]]
Na tela abaixo clique em '''Novo''' para cadastrar um novo modelo de contrato digital:
[[Arquivo:Imagetab3.png|centro|1200x1200px]]
[[Arquivo:Imagem 3.png|centro|1020x1020px]]
[[Arquivo:Imagetab4.png|centro|1200x1200px]]
Na tela abaixo digite a descrição do contrato de forma que consiga identificar a qual contrato é referente,
Digite também a quantidade de testemunhas que devem assinar o documento,
Verifique com o jurídico da sua instituição, mas recomendamos colocar pelo menos 2 assinaturas de testemunhas da instituição
Após clique no botão Anexar para anexar o '''PDF''' que contem o '''Contrato Digital'''[[Arquivo:Imagetab3.png|centro|1200x1200px]]Selecione o arquivo salvo em seu computador e clique em abrir para anexa-lo:[[Arquivo:Imagetab4.png|centro|1200x1200px]]Será exibida a mensagem de confirmação abaixo;
Nessa mesma tela na direita mova usando as setas quais unidades poderão utilizar esse modelo de contrato digital;
Um pouco mais abaixo no campo '''"Mensagem exibida descrevendo o documento antes de ser assinado"''' nesse campo digite uma mensagem vocês podem personaliza-la da forma que preferirem, porem é obrigatório nesse campo conter as informações de registro desse documento em cartório, coloque nela também caso desejar alguma instrução extras ou informações que julgar necessário.
Após isso clique em '''Incluir'''[[Arquivo:Imagetab5.png|centro]]Será exibida a mensagem abaixo confirmando a inclusão, após isso você pode clicar no nome do documento para altera-lo ou visualiza-lo[[Arquivo:Imagetab6.png|centro]]
Na tela de alteração você consegue baixar o PDF que está anexado nesse documento, e também saber quantas assinaturas foram realizadas utilizando esse modelo.
[[Arquivo:Imagetab7.png|1200x1200px]]
[[Arquivo:Imagetab7.png|1200x1200px]]
=== Associando os Contratos as séries e configurando a Rematricula Online ===
'''OBS. IMPORTANTE: Depois que tiver 1 assinatura, não pode mais mudar o PDF do contrato, pois como já foi assinado não pode mais alterar.'''
[[Arquivo:Imagetab8.png|centro|1200x1200px]]
'''Se mesmo assim for necessária a alteração, precisa inativar esse contrato e cadastrar outro e configurar na matricula para o outro'''.
===Configurando Mensagens Automáticas===
====Mensagem enviada no momento da assinatura====
Acesse o menu Sistema > Configuração > Na aba Documento Digital
No campo '''"Permitir responsáveis optarem por 'Li o contrato mas prefiro conversar pessoalmente antes de assinar'"''', se deixar 'Sim', caso o responsável não queira assinar digitalmente, ele poderá selecionar a opção 'Li o contrato mas prefiro conversar pessoalmente antes de assinar' e com isso efetivar a pré matrícula mas sem assinar digitalmente. A instituição precisa ver se ele irá assinar digitalmente depois ou de outra forma.
Se deixar 'Não', o responsável somente poderá efetivar a matrícula se aceitar e assinar digitalmente o contrato.
No campo '''"E-mail da instituição para enviar os eventos de assinatura"''' coloque um e-mail para receber cópia de todos os eventos relacionados as assinaturas,
No campo '''"Push (App): Notificar responsáveis quando assinar ou revogar o documento"''' digite um titulo para a notificação por exemplo: "Assinatura digital de documento" ou "Nova assinatura digital"
No campo '''"Texto do e-mail a ser enviado quando assinar ou desistir:"''' digite o texto que vai no e-mail pra pessoa junto com a assinatura digital e o PDF do contrato. Então nessa mensagem tem que colocar uma mensagem explicando o e-mail que ela esta recebendo.
'''OBS: Lembrando que esse texto é o mesmo pra quando assinar ou alguém desistir também (antes dos 7 dias)'''
[[Arquivo:DocDig1.png|971x971px]]
Clique em '''Gravar''' para salvar as alterações.
====Outras mensagens enviadas durante o processo de rematricula====
Acesse o menu '''Sistema > Configuração''' na aba Alunos/Matricula você pode configurar o texto de outras mensagens enviadas ao aluno durante o processo de rematricula
[[Arquivo:Imagemtab25.png|centro|1200x1200px]]
===Associando os Contratos as séries e configurando a RematrÍcula Online===
Agora que o modelo já está cadastrado, é necessário associar esse contrato as séries que irão utiliza-lo e também configurar a rematrÍcula online através do portal do aluno,
Para isso acesse o menu '''Tabelas > Acadêmico > Séries'''
[[Arquivo:Imagem 5.png|centro]]
Clique no botão '''MATRÍCULA OU REMATRÍCULA''' da série que deseja configurar:
'''OBS: Verifique se está configurando no período letivo correto, por exemplo se deseja liberar rematriculas para 2020 a configuração deve ser feita em 2020.'''
[[Arquivo:Imagem 1.png|centro|1020x1020px]]
Na tela abaixo digite o período que as rematriculas serão permitidas,
Defina também o limite de alunos para essa turma,
[[Arquivo:Imagetab10.png|centro|1200x1200px]]No campo contrato digital para assinatura selecione o modelo desejado que anexou no passo 1 desse tutorial
OBS: Existem outras funções que permitem gerar financeiro dependendo das regras de sua instituição mais detalhes no tutorial especifico da função [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet]]
[[Arquivo:Imagetab 11.png|centro|1200x1200px]]Realizadas as configurações clique em '''Alterar''' para concluir
===Visualização da Rematricula como Aluno:===
Ao acessar a área do aluno o botão abaixo estará disponível para o aluno:[[Arquivo:Imagemtrab28.png|centro]]Na tela abaixo caso o aluno não tenha pendencias financeiras, ele pode clicar no botão '''Matricular''' para realizar a matricula online[[Arquivo:Imagetrab30.png|centro]]Na aba E-mail ele seleciona em qual e-mail deseja receber sobre as novidades dessa matricula:[[Arquivo:Imagetrab31.png|centro|1200x1200px]]Na aba financeiro o aluno pode escolher entre realizar o pagamento imediato da primeira mensalidade ou gerar os boletos para pagamento somente no inicio do curso.
'''OBS: A instituição pode deixar pré-configurado para o aluno somente poder realizar pagamento imediato caso desejarem'''[[Arquivo:Imagetrab32.png|centro]]Na tela abaixo o aluno consegue visualizar as informações financeiras referente a essa matricula que será gerada,
Também nela ele pode clicar no botão '''Clique para ler ou imprimir o contrato''' para visualizar o contrato digital
Caso esteja de acordo ele pode selecionar a opção '''Eu Aceito''' e '''Efetivar a Matricula'''[[Arquivo:Imagetrab33.png|centro|1200x1200px]]Será exibida a mensagem abaixo, que pode ser personalizada no item '''[[Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar#Configurando Mensagens Autom.C3.A1ticas|Configurando Mensagens Automáticas]]'''
[[Arquivo:Imagetrab34.png|centro]]
Durante o processo de analise a mensagem abaixo é exibida para o aluno caso ele tenta consultar.[[Arquivo:Imagemtab23.png|centro|1200x1200px]]Após o fim do processo o aluno recebe um e-mail confirmando que a matricula foi realizada e posteriormente também recebe os boletos registrados para essa matricula.
===Configurando as testemunhas da instituição===
As testemunhas devem estar cadastradas como colaboradores no sistema (menu Tabelas -> Colaboradores). No cadastro delas precisam ter os campos preenchidos: Nome completo, data de nascimento, ocupação, endereço completo e CPF.
As testemunhas devem ter a permissão "Documento Digital - Assinar como testemunha", configuradas no menu Tabelas -> Perfil.
===Assinatura das testemunhas da instituição===
Após o aluno realizar a assinatura digital, caso esteja configurado para testemunhas da instituição também assinarem, deve ser acessada a aba '''Módulos > Documentos Digitais Assinaturas'''
[[Arquivo:Imagetab13.png|centro|1200x1200px]]Na tela abaixo você pode usar os filtros para pesquisar um documento assinado digitalmente especifico e clicando no botão buscar,
Os documentos assinados pendentes de assinatura de testemunha vão aparecer listados conforme a lista abaixo, clique no botão destacado para assinar, e após clique em '''OK''' para confirmar.[[Arquivo:Imagemtab14.png|centro|1200x1200px]]Será exibida a mensagem de confirmação abaixo:
[[Arquivo:Imagemtab15.png|centro|1200x1200px]]Você também receberá um e-mail com a cópia do PDF do documentos assinado com a confirmação de assinatura.[[Arquivo:Imagemtab17.png|centro]]Caso você já tenha assinado um documento e clique para assinar novamente será exibida a mensagem abaixo:[[Arquivo:Imagemtab16.png|centro|1200x1200px]]Ou seja se estiver configurado para 2 testemunhas da instituição assinarem, 2 colaboradores diferentes precisarão assinar o documento para libera-lo, após o segundo colaborador assinar e cumprir os requisitos o status ficará como concluído e aparecerá como abaixo:[[Arquivo:Imagemtab18.png|centro]]Após realizadas todas as assinaturas é preciso confirmar que o aluno foi matriculado, para isso acesse o menu '''Cadastros > Gerenciamento de Novas Matrículas'''[[Arquivo:Imagemtab19.png|centro]]Na tela abaixo use os filtros para encontrar o aluno em questão, você pode visualizar as informações de assinatura clicando no botão de lápis destacado
'''OBS: Existem diversos status de pré-matricula mais informações na legenda abaixo.'''
[[Arquivo:Imagemtab20.png|centro]]
Será exibida a tela abaixo com todos os detalhes das assinaturas do aluno e das testemunhas:[[Arquivo:Imagemtab21.png|centro]]Para concluir a matricula clique no botão '''Efetivar Matricula''' destacado abaixo:[[Arquivo:Imagemtab 22.png|centro]]Você será direcionado a tela abaixo, caso as aulas já tenham começado marque a opção de matricula '''Ativa''', caso as aulas ainda vão iniciar posteriormente dentro de alguns meses ou no proximo ano, selecione a opção '''Matriculado''' , digite um motivo da alteração do status e clique em '''Confirmar''' para efetivar a matricula.[[Arquivo:Imagemtab22.png|centro]]Feito isso o aluno já está regularmente matriculado e receberá uma mensagem por e-mail também confirmando a efetivação, o texto dessas mensagem deve ser pré-configurado em outra sessão descrita acima no item '''[[Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar#Configurando Mensagens Autom.C3.A1ticas|Configurando Mensagens Automáticas]]'''
===Consultando as Assinaturas===
Você pode consultar assinaturas no cadastro do aluno, na tela de matriculas clicando no ícone em destaque:
[[Arquivo:Imagemtab26.png|centro]]
Você também pode filtra-las e visualiza-las através do menu '''Cadastros > Gerenciamento de novas matrículas'''
[[Arquivo:Imagetab27.png|centro]]
===Como usar assinatura por dois responsáveis financeiros===
[[Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar dois responsáveis financeiros]]
===Configurar para o arquivo PDF ser assinado com certificado digital A1 - e-CNPJ===
Para que o arquivo PDF do contrato seja assinado digitalmente com o certificado e-CNPJ da instituição, é necessário selecionar a empresa no campo abaixo:
[[Arquivo:Contratodigital a1 cnpj.png|nenhum|miniaturadaimagem|697x697px]]
Também no menu Tabelas, CNPJ x Certificado, é necessário cadastrar o certificado digital A1 e-CNPJ:
[[Arquivo:Cadastro certificado.png|nenhum|miniaturadaimagem|406x406px]]
Fazendo isso, quando o aluno/responsável fizer o download do arquivo PDF do contrato assinado, além dos dados da assinatura digital que o sistema já mostra, irá também assinar digitalmente o arquivo PDF, garantindo que foi a sua instituição de ensino que gerou esse arquivo PDF.
Veja abaixo o exemplo do Portal do Aluno de um PDF assinado:
[[Arquivo:Portalaluno downloadcontrato.png|nenhum|miniaturadaimagem|480x480px]]
Na página de assinaturas irá ter as assinaturas:
[[Arquivo:Cabecalho pagina assinaturas.png|nenhum|miniaturadaimagem|588x588px]]
e no rodapé do arquivo PDF irá ter uma página com as assinaturas:
[[Arquivo:Link validacao contrato.png|nenhum|miniaturadaimagem|579x579px]]
E para ver a assinatura do certificado A1 no PDF é possível através do programa Adobe Reader, conforme abaixo:
[[Arquivo:Adobe reader assinatura contrato a1.png|nenhum|miniaturadaimagem|629x629px]]Essa assinatura digital com o certificado A1 não é para indicar que a instituição ASSINOU o contrato ou TESTEMUNHOU, essa assinatura A1 é para dizer que esse arquivo PDF foi gerado pelo sistema da escola e não por outra pessoa.
A parte de testemunha da escola é outra configuração que já foi demonstrada acima.
=== Alertas para os alunos/responsáveis ===
O sistema tem como enviar alertas por e-mail e notificação no app, assim como mostrar a pendência no Portal do aluno.
Para habilitar, acesse o menu Sistema -> Configuração, aba Documento Digital e marque como no exemplo abaixo:
[[Arquivo:Contratodigital alerta 1.png|nenhum|miniaturadaimagem|903x903px]]
No Portal do Aluno irá mostrar o alerta como no exemplo abaixo. Nesse exemplo tem dois responsáveis financeiros, por isso aparecem dois alertas:
[[Arquivo:Contratodigital alerta 2.png|nenhum|miniaturadaimagem|933x933px]]
Por e-mail irá um alerta como no exemplo abaixo:
[[Arquivo:Contratodigital alerta 3.png|nenhum|miniaturadaimagem|1009.6x1009.6px]]
[[Category:GestaoEscolar]]
