Linha 1: |
Linha 1: |
− | == Pré requisitos e fluxo de funcionamento == | + | ==Introdução== |
| + | [[Arquivo:Signature.png|esquerda|miniaturadaimagem|162x162px]] |
| + | A ideia geral, é a instituição não precisar emitir um contrato individual para cada aluno, e o aluno/responsável ter que assinar e entregar pessoalmente na instituição. |
| | | |
− | === Instituição ===
| + | A instituição deverá elaborar um contrato "genérico" (que pode ser por curso ou por série), registrar em cartório, e disponibilizar, através do sistema, para os alunos/resp. lerem e fazerem a assinatura digital. |
| | | |
− | * Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis)
| + | Tudo isso sem usar outros sistemas ou aplicativos, já está tudo integrado no Ultramax Gestão Escolar, e integrado com o processo de matrícula e financeiro que você já está acostumado. Mais praticidade para todos! |
− | * Registrar em cartório os contratos de cada série
| |
− | * Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição
| |
| | | |
− | === Ultramax ===
| + | Facilitando também o dia a dia dos alunos/responsáveis. |
| | | |
− | * Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil
| + | Caso precise gerar adendos com os planos de pagamento/descontos, você também poderá gerar um documento para um aluno específico, com os valores dele, e disponibilizar para ele assinar digitalmente no Portal do Aluno, sem precisar registrar em cartório. |
− | ** Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro"
| |
− | * Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão.
| |
− | * Liberar o módulo de documento digital
| |
| | | |
− | === Instituição ===
| + | E não se preocupe, só de você criar o documento específico, o sistema já envia um e-mail e uma notificação no app para o responsável orientando como assinar no Portal. |
| | | |
− | * Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital
| + | ===Segurança=== |
− | * Configurar permissões de testemunhas
| + | O Ultramax Gestão Escolar irá manter armazenado por 5 anos os contratos e as informações das assinaturas digitais. Onde a instituição e os responsáveis poderão acessar essas informações. |
− | * Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas
| |
− | * No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos
| |
| | | |
− | === Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno ===
| + | Obs. 1: Todas as informações de acesso ao sistema Ultramax, assim como usuário, senha e assinatura digital, são enviadas de forma segura (Site Seguro - [https://pt.wikipedia.org/wiki/Hyper_Text_Transfer_Protocol_Secure Protocolo HTTPS]) |
| | | |
− | * Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais
| + | Obs. 2: Backups: Para as instituições que possuem contratada a hospedagem do sistema com a Ultramax, nós (Ultramax) mantemos backups diários em 3 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, assim como redundâncias instantâneas em 2 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, ou seja, as suas informações estão seguras. |
− | * Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo (link para o Wiki de instruções para iniciar o período letivo)
| |
− | * Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo
| |
| | | |
− | === Portal do aluno ===
| + | '''Por favor, ler atentamente este documento antes de habilitar o funcionamento da assinatura digital. Todas as informações abaixo são de extrema importância para entender o processo e fluxo de funcionamento.''' |
| | | |
− | * Realizando a matrícula (link para o wiki se existir, se não existir, criar)
| + | ==Pré requisitos e fluxo de funcionamento== |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura
| |
− | ** Irá gerar uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital
| |
− | ** Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos.
| |
| | | |
− | === Desistência === | + | ===Instituição=== |
| + | |
| + | *Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) e o fluxo de funcionamento (este manual) |
| + | *Registrar em cartório os contratos de cada curso ou série |
| + | *Enviar o termo de aceite, por e-mail (suporte@ultramax.com.br) ou pela abertura de chamado (menu: Sistema -> Abrir chamado técnico/solicitação), para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição |
| + | |
| + | ===Ultramax=== |
| + | |
| + | *Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil (caso ainda não esteja usando) |
| + | **Manual: [[GE - Área de Aluno e Acesso dos Pais (Modalidades disponíveis)]] |
| + | **Vídeo tutorial: https://youtu.be/NBPvq2PC2z0 |
| + | ***Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro" |
| + | *Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão |
| + | *Validar que o módulo de envio de e-mail da instituição está habilitado e com o endereço de e-mail/senha correto |
| + | *Liberar o módulo de documento digital |
| + | |
| + | ===Instituição=== |
| + | |
| + | *Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital |
| + | **Tutorial: [[Ge - Como restringir acesso ao sistema aos colaboradores - Perfil de Acesso]] |
| + | *Configurar permissões de testemunhas (se for o caso) |
| + | *Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas |
| + | *No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos obrigatórios |
| + | |
| + | ===Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno=== |
| + | |
| + | *Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais |
| + | *Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo |
| + | **Tutorial: [[GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo]] |
| + | *Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo |
| + | **Tutorial: [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet]] |
| + | |
| + | ===Portal do aluno=== |
| + | |
| + | *Realizando a matrícula |
| + | **Turorial: [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet#Configura.C3.A7.C3.B5es para a .C3.81rea do Aluno|https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_003_003_-_Tutorial_de_configura%C3%A7%C3%A3o_de_matr%C3%ADcula_internet#Configura.C3.A7.C3.B5es_para_a_.C3.81rea_do_Aluno]][[Arquivo:ContratoDigitalAluno.png|nenhum|miniaturadaimagem|1019x1019px]] |
| + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura |
| + | ** |
| + | **Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital |
| + | **Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos |
| + | |
| + | ===Desistência até 7 dias=== |
| Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos. | | Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos. |
| | | |
− | * Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência | + | *Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência |
| + | |
| + | ===Administrativo=== |
| + | |
| + | *Se for configurado para ter testemunhas da instituição, elas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas |
| + | **O sistema também exibe alerta na tela inicial |
| + | **Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha" |
| + | **Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha |
| + | |
| + | ===Efetivando a matrícula=== |
| + | |
| + | *Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado". |
| + | *Ativar as matrículas |
| + | *Gerar demais procedimentos internos da instituição[[Arquivo:DocumentoDigitalGerenciar.png|nenhum|miniaturadaimagem|953x953px]] |
| + | |
| + | ==Ficha de inscrição para NOVOS ALUNOS== |
| + | |
| + | ===Instituição=== |
| + | ''Para a assinatura digital ser válida, o aluno precisa ter um login e senha no Portal do Aluno, com isso, a assinatura do contrato não poderá ser logo no preenchimento da matrícula.'' |
| + | |
| + | *Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações |
| + | **Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição) |
| + | *Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro |
| | | |
− | === Administrativo === | + | ===Alunos=== |
| | | |
− | * Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas | + | *Acessam o link /gestaoescolar/precadastro |
− | ** O sistema também exibe alerta na tela inicial | + | **Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro |
− | ** Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
| |
− | ** Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha
| |
| | | |
− | === Efetivando a matrícula === | + | ===Instituição=== |
| | | |
− | * Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado". | + | *Acessar o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula |
− | * Ativar as matrículas
| + | *Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual |
− | * Gerar demais procedimentos internos da instituição
| |
| | | |
− | == Adendos e outros documentos para assinatura digital == | + | ==Adendos e outros documentos para assinatura digital== |
| Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | | Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. |
| | | |
− | * Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF. | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF |
− | * Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | + | **Tutorial: [[GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos]] |
| + | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo |
| | | |
− | * Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado | + | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado |
− | ** Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar |
| | | |
− | * Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento | + | *Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento |
− | ** Responsável lê o PDF e clica em assinar. | + | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento | + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento[[Arquivo:DocumentoDigitalAluno1.png|nenhum|miniaturadaimagem|1028x1028px]][[Arquivo:DocumentoDigitalAluno2.png|nenhum|miniaturadaimagem|995x995px]] |
| | | |
− | == Desistência após 7 dias == | + | ==Desistência após 7 dias== |
− | Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento. | + | Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento ou outro meio de comunicação com a instituição. |
| | | |
− | === Instituição === | + | ===Instituição=== |
| | | |
− | * Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF. | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF |
− | * Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | + | **Tutorial: [[GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos]] |
− | * Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato | + | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo |
− | ** Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar. | + | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato |
− | ** Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar |
− | ** Responsável lê o PDF e clica em assinar. | + | **Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato | + | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. |
| + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato |
| | | |
− | == Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais == | + | ==Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais== |
| | | |
− | * Instituicão acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como: | + | *Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como: |
− | ** Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha | + | **Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha da instituição |
− | ** Filtro por documentos assinados no período | + | **Filtro por documentos assinados no período |
− | ** Desistências no período | + | **Desistências no período[[Arquivo:DocumentoDigitalGerenciamento2.png|nenhum|miniaturadaimagem|984x984px]] |
| | | |
− | == Entendendo a assinatura digital enviada == | + | ==Entendendo a assinatura digital enviada== |
− | [[Arquivo:DocumentoDigitalAssinatura.png|miniaturadaimagem|860x860px]]
| + | Na imagem abaixo temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações. |
− | Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.
| |
| | | |
| O "[https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5 do documento]" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo. | | O "[https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5 do documento]" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo. |
| | | |
− | O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash [https://pt.wikipedia.org/wiki/SHA-1 SHA-1] (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas. | + | O quadro azul, mostra que o texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash [https://pt.wikipedia.org/wiki/SHA-2 SHA-512] (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas. |
| + | [[Arquivo:Signature2.png|nenhum|miniaturadaimagem|1320x1320px]] |
| | | |
− | === Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo === | + | ===Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo=== |
| Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/ | | Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/ |
| | | |
| Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o [https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5] gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura. | | Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o [https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5] gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura. |
| [[Category:GestaoEscolar]] | | [[Category:GestaoEscolar]] |