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− | == Introdução == | + | == Vídeos relacionados == |
| + | [https://youtu.be/ygLJekXjrvg Gerenciamento de matrículas pela secretaria e tesouraria] |
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| + | ==Introdução== |
| Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo. | | Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo. |
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− | == Status que o sistema irá analisar/calcular == | + | ==Status que o sistema irá analisar/calcular== |
| O sistema irá avaliar o status dos alunos na ordem abaixo, analisando uma coisa de cada vez e no status que tiver alguma divergência irá exigir o motivo e marcar a matrícula com sendo nesse status, por exemplo, veja que abaixo o primeiro status é "Pagamento atrasado", então se o aluno está com alguma inadimplência antiga ou se ele fez a pré-matrícula mas não pagou a primeira parcela da anuidade ou valor da matrícula por exemplo, ele irá ficar marcado com o status "Pagamento atrasado". | | O sistema irá avaliar o status dos alunos na ordem abaixo, analisando uma coisa de cada vez e no status que tiver alguma divergência irá exigir o motivo e marcar a matrícula com sendo nesse status, por exemplo, veja que abaixo o primeiro status é "Pagamento atrasado", então se o aluno está com alguma inadimplência antiga ou se ele fez a pré-matrícula mas não pagou a primeira parcela da anuidade ou valor da matrícula por exemplo, ele irá ficar marcado com o status "Pagamento atrasado". |
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− | == Pré requisitos de configuração == | + | ====Tabela de status==== |
| + | Após configurados todos os status corretamente você poderá utilizar a tela '''Cadastros > Gerenciamento de novas matrículas''' para acompanhar a tabela de status abaixo |
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| + | [[Arquivo:Imagetabe1.png]] |
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| + | ====Detalhamento de cada item:==== |
| + | [[Arquivo:Imageico1.png|alt=|esquerda]] |
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| + | =====Documento Pendente===== |
| + | (A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série)[[Arquivo:ImageIco2.png|alt=|esquerda]] |
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| + | =====Financeiro Incompleto===== |
| + | (A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente)[[Arquivo:Imageico3.png|alt=|esquerda]] |
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| + | =====Confirmação de recebimento de remessa pendentes===== |
| + | (A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco)[[Arquivo:Imageico4.png|alt=|esquerda]] |
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| + | =====Pagamento Atrasado===== |
| + | (A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso)[[Arquivo:Imageico5.png|esquerda]] |
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| + | =====Pagamento Pendente===== |
| + | (A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do inicio do curso (Ex: taxa de matrícula))[[Arquivo:Imageico6.png|alt=|esquerda]] |
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| + | =====Documento digital não assinado pelo responsável financeiro===== |
| + | (A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente)[[Arquivo:Imageico7.png|esquerda]] |
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| + | =====Aluno não irá renovar a matricula===== |
| + | (A matrícula foi marcada pelo aluno, através do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período)[[Arquivo:Imageico8.png|esquerda]] |
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| + | =====Cancelado===== |
| + | (A matrícula foi cancelada pela área administrativa)[[Arquivo:Imageico9.png|esquerda]] |
| + | |
| + | =====Matriculado===== |
| + | (A matrícula foi efetivada)[[Arquivo:Imageico10.png|alt=|esquerda]] |
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| + | =====Tudo pronto para efetivação da matricula===== |
| + | (A matrícula está pronta para efetivação) |
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| + | ==Detalhamento de cada indicador e Pré-requisitos de configuração== |
| Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas. | | Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas. |
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− | === Documento pendente === | + | ====Documento pendente==== |
− | No cadastro de séries, menu Tabelas -> Séries, já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é obrigatório '''e impeditivo''', ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula. | + | Para o indicador de documentos pendentes funcionar é necessário configurar quais são os documentos exigidos na matricula, e quais são os documentos impeditivos(que se não entregues o aluno não pode finalizar a matricula).[[Arquivo:ImageMat3.png|centro]] |
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| + | No cadastro de séries, menu '''Tabelas -> Séries''', já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é '''obrigatório''' '''e impeditivo''', ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula. |
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| Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas '''não impeditivo'''. | | Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas '''não impeditivo'''. |
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| [[GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula]] | | [[GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula]] |
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| + | '''OBS Importante:''' Nesse item você deve cadastrar o tipo de documento que representa o contrato assinado, é através dele que você conseguirá controlar quais pais assinaram o contrato e também através dele que o item '''Documento digital não assinado pelo responsável financeiro''' ficará verde ou vermelho. |
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| + | ====Financeiro Incompleto==== |
| + | Nesse item será considerado para o indicador verde e vermelho se falta o lançamento de contas a receber ou boleto de alguma conta contábil '''Obrigatória''' configurada na série. |
| + | [[Arquivo:Imagetaba3.png|centro]] |
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| + | Para o funcionamento do indicador é preciso estar configurado o financeiro no menu '''Tabelas > Séries''' o financeiro da série. |
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| + | Veja como configurar o plano de pagamento no vídeo: [https://www.youtube.com/watch?v=1Yu4Y0veRxE Ultramax Gestão Escolar - Como configurar plano de pagamento] |
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| + | ====Confirmação de recebimento de remessa pendentes==== |
| + | Esse indicador vai mostrar se a matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco |
| + | [[Arquivo:Imageindc.png|centro]] |
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| + | Para o funcionamento nesse item é necessário no menu '''Tabelas > Conta Corrente''' estar marcada nas contas correntes que usa para emitir boletos a opção '''Imprimir Boleto somente se registrado''' |
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| + | [[Arquivo:ImageConfigconta.png|centro]] |
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| + | Também no menu '''Sistema > Configuração''' na aba Financeiro precisar estar preenchida a quantidade de dias para alertar boletos sem remessa. |
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| + | [[Arquivo:Imagefin1.png]] |
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| + | O indicador só ficará verde no menu de gerenciamento de matriculas, quando o boleto tiver '''Remessa Enviada (R)''' e '''Remessa''' '''Confirmada (C)''' |
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| + | ====Pagamento Atrasado==== |
| + | Nesse item será considerado para o indicador verde ou vermelho se existem contas a receber ou boletos em atraso para pagamento. (Esse indicador não necessita de configuração prévia) |
| + | [[Arquivo:Imagepagtras1.png|centro]] |
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| + | ====Pagamento Pendente==== |
| + | Nesse item será considerado para o indicador verde ou vermelho se existem contas a receber ou boletos pendentes antes da data inicial do curso na matricula (Por exemplo um taxa de matricula do ano passado) (Esse indicador não necessita de configuração prévia) |
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| + | [[Arquivo:Imagepagpen1.png]] |
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| + | ====Documento digital não assinado pelo responsável financeiro (Linkar documento referente ao contrato)==== |
| + | Para o indicador de '''Documento Digital não assinado pelo responsável financeiro funcionar''' é necessário configurar qual o tipo de documento representa o contrato assinado, esse tipo de documento deve ser cadastrado como um documento impeditivo, no menu tabelas séries de todas as séries. |
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| + | [[Arquivo:Imagetabel1.png]] |
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| + | Acesse o menu '''Sistema > Configuração''' |
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| + | [[Arquivo:Imagemat1.png]] |
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| + | Na aba '''Alunos/ Matrícula''' no campo tipo de documento referente ao contrato selecione o tipo de documento que estão usando para controlar quais alunos já assinaram o contrato. |
| + | [[Arquivo:ImageMat2.png|centro]] |
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| + | ====Aluno não irá renovar a matricula==== |
| + | Esse indicador ficará verde ou vermelho dependendo de se o pai ou responsável indicou no portal do aluno via rematrícula online que não tem intenção de renovar a matricula. (Esse indicador não necessita de configuração prévia) ou caso a secretária informe no botão '''Sec > Intenção de não renovação''' que o pai informou no colégio que não deseja renovar. |
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| + | ======[[Arquivo:Imageint2.png]]Informando via portal do aluno a não intenção de renovação====== |
| + | Acesse a tela de rematrícula online |
| + | [[Arquivo:Imagemat3.png|centro]] |
| + | Clique em Não vou renovar.. |
| + | [[Arquivo:Imagenren 1.png|centro]] |
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| + | Clique em Ok para confirmar.[[Arquivo:Imagenrenov3.png]] |
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| + | ======Informando manualmente a não intenção de renovação====== |
| + | Acesse a ficha do aluno '''Sec > Intenção de não renovação'''[[Arquivo:Imagenrenov1.png]] |
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| + | ====Cancelado==== |
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| + | Esse indicador ficará verde ou vermelho caso a matrícula seja cancelada pela área administrativa (Esse indicador não necessita de configuração prévia) |
| + | [[Arquivo:Imageconfig.png|centro]] |
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| + | ======Cancelando uma matrícula pela área administrativa====== |
| + | Acesse a ficha do aluno '''Sec > Alterar Status''' |
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| + | [[Arquivo:ImageCan1.png]] |
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| + | Selecione entre as opções de cancelamento |
| + | [[Arquivo:Imagecan2.png|centro]] |
| + | E clique em '''confirmar'''. |
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| + | ====Matriculado==== |
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| + | Esse indicador mostra se a matrícula foi efetivada (Esse indicador não necessita de configuração prévia) |
| + | [[Arquivo:Imagemate1.png|centro]] |
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| + | ====Tudo pronto para efetivação da matricula==== |
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| + | Esse indicador mostra se todos os itens necessários para a efetivação da matricula foram cumpridos. (Esse indicador não necessita de configuração prévia) |
| + | [[Arquivo:Imageindc1.png|centro]] |