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Gestão Escolar - Gerenciamento de novas matrículas (ver código-fonte)
Edição das 11h30min de 14 de abril de 2021
, 11h30min de 14 de abril de 2021sem sumário de edição
== Vídeos relacionados ==
[https://youtu.be/ygLJekXjrvg Gerenciamento de matrículas pela secretaria e tesouraria]
==Introdução==
==Introdução==
Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo.
Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo.
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==== Tabela de status[[Arquivo:Imagetabe1.png]] ====
====Tabela de status====
Após configurados todos os status corretamente você poderá utilizar a tela '''Cadastros > Gerenciamento de novas matrículas''' para acompanhar a tabela de status abaixo
[[Arquivo:Imagetabe1.png]]
==== Detalhamento de cada item: ====
====Detalhamento de cada item:====
[[Arquivo:Imageico1.png|alt=|esquerda]]
[[Arquivo:Imageico1.png|alt=|esquerda]]
===== '''Documento Pendente:''' (A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série) =====
=====Documento Pendente=====
[[Arquivo:ImageIco2.png|alt=|esquerda]]
(A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série)[[Arquivo:ImageIco2.png|alt=|esquerda]]
===== '''Financeiro Incompleto:''' (A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente) =====
=====Financeiro Incompleto=====
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(A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente)[[Arquivo:Imageico3.png|alt=|esquerda]]
===== '''Confirmação de recebimento de remessa pendentes:''' (A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco) =====
=====Confirmação de recebimento de remessa pendentes=====
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(A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco)[[Arquivo:Imageico4.png|alt=|esquerda]]
===== '''Pagamento Atrasado:''' (A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso) =====
=====Pagamento Atrasado=====
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(A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso)[[Arquivo:Imageico5.png|esquerda]]
===== '''Pagamento Pendente:''' (A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do inicio do curso (Ex: taxa de matrícula)) =====
=====Pagamento Pendente=====
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(A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do inicio do curso (Ex: taxa de matrícula))[[Arquivo:Imageico6.png|alt=|esquerda]]
===== '''Documento digital não assinado pelo responsável financeiro:''' (A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente) =====
=====Documento digital não assinado pelo responsável financeiro=====
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(A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente)[[Arquivo:Imageico7.png|esquerda]]
===== '''Aluno não irá renovar a matricula:''' (A matrícula foi marcada pelo aluno, através do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período) =====
=====Aluno não irá renovar a matricula=====
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(A matrícula foi marcada pelo aluno, através do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período)[[Arquivo:Imageico8.png|esquerda]]
===== '''Cancelado:''' (A matrícula foi cancelada pela área administrativa) =====
=====Cancelado=====
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(A matrícula foi cancelada pela área administrativa)[[Arquivo:Imageico9.png|esquerda]]
===== '''Matriculado:''' (A matrícula foi efetivada) =====
=====Matriculado=====
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(A matrícula foi efetivada)[[Arquivo:Imageico10.png|alt=|esquerda]]
===== '''Tudo pronto para efetivação da matricula:''' (A matrícula está pronta para efetivação) =====
=====Tudo pronto para efetivação da matricula=====
(A matrícula está pronta para efetivação)
==Pré-requisitos de configuração==
==Detalhamento de cada indicador e Pré-requisitos de configuração==
Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas.
Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas.
===Documento pendente===
====Documento pendente====
[[Arquivo:ImageMat3.png|centro]]
Para o indicador de documentos pendentes funcionar é necessário configurar quais são os documentos exigidos na matricula, e quais são os documentos impeditivos(que se não entregues o aluno não pode finalizar a matricula).[[Arquivo:ImageMat3.png|centro]]
No cadastro de séries, menu '''Tabelas -> Séries''', já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é obrigatório '''e impeditivo''', ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula.
No cadastro de séries, menu '''Tabelas -> Séries''', já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é '''obrigatório''' '''e impeditivo''', ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula.
Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas '''não impeditivo'''.
Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas '''não impeditivo'''.
[[GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula]]
[[GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula]]
===Linkar documento referente ao contrato===
'''OBS Importante:''' Nesse item você deve cadastrar o tipo de documento que representa o contrato assinado, é através dele que você conseguirá controlar quais pais assinaram o contrato e também através dele que o item '''Documento digital não assinado pelo responsável financeiro''' ficará verde ou vermelho.
====Financeiro Incompleto====
Nesse item será considerado para o indicador verde e vermelho se falta o lançamento de contas a receber ou boleto de alguma conta contábil '''Obrigatória''' configurada na série.
[[Arquivo:Imagetaba3.png|centro]]
Para o funcionamento do indicador é preciso estar configurado o financeiro no menu '''Tabelas > Séries''' o financeiro da série.
Veja como configurar o plano de pagamento no vídeo: [https://www.youtube.com/watch?v=1Yu4Y0veRxE Ultramax Gestão Escolar - Como configurar plano de pagamento]
====Confirmação de recebimento de remessa pendentes====
Esse indicador vai mostrar se a matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco
[[Arquivo:Imageindc.png|centro]]
Para o funcionamento nesse item é necessário no menu '''Tabelas > Conta Corrente''' estar marcada nas contas correntes que usa para emitir boletos a opção '''Imprimir Boleto somente se registrado'''
[[Arquivo:ImageConfigconta.png|centro]]
Também no menu '''Sistema > Configuração''' na aba Financeiro precisar estar preenchida a quantidade de dias para alertar boletos sem remessa.
[[Arquivo:Imagefin1.png]]
O indicador só ficará verde no menu de gerenciamento de matriculas, quando o boleto tiver '''Remessa Enviada (R)''' e '''Remessa''' '''Confirmada (C)'''
====Pagamento Atrasado====
Nesse item será considerado para o indicador verde ou vermelho se existem contas a receber ou boletos em atraso para pagamento. (Esse indicador não necessita de configuração prévia)
[[Arquivo:Imagepagtras1.png|centro]]
====Pagamento Pendente====
Nesse item será considerado para o indicador verde ou vermelho se existem contas a receber ou boletos pendentes antes da data inicial do curso na matricula (Por exemplo um taxa de matricula do ano passado) (Esse indicador não necessita de configuração prévia)
[[Arquivo:Imagepagpen1.png]]
====Documento digital não assinado pelo responsável financeiro (Linkar documento referente ao contrato)====
Para o indicador de '''Documento Digital não assinado pelo responsável financeiro funcionar''' é necessário configurar qual o tipo de documento representa o contrato assinado, esse tipo de documento deve ser cadastrado como um documento impeditivo, no menu tabelas séries de todas as séries.
[[Arquivo:Imagetabel1.png]]
Acesse o menu '''Sistema > Configuração'''
Acesse o menu '''Sistema > Configuração'''
Na aba '''Alunos/ Matrícula''' no campo tipo de documento referente ao contrato selecione o tipo de documento que estão usando para controlar quais alunos já assinaram o contrato.
Na aba '''Alunos/ Matrícula''' no campo tipo de documento referente ao contrato selecione o tipo de documento que estão usando para controlar quais alunos já assinaram o contrato.
[[Arquivo:ImageMat2.png|centro]]
[[Arquivo:ImageMat2.png|centro]]
====Aluno não irá renovar a matricula====
Esse indicador ficará verde ou vermelho dependendo de se o pai ou responsável indicou no portal do aluno via rematrícula online que não tem intenção de renovar a matricula. (Esse indicador não necessita de configuração prévia) ou caso a secretária informe no botão '''Sec > Intenção de não renovação''' que o pai informou no colégio que não deseja renovar.
======[[Arquivo:Imageint2.png]]Informando via portal do aluno a não intenção de renovação======
Acesse a tela de rematrícula online
[[Arquivo:Imagemat3.png|centro]]
Clique em Não vou renovar..
[[Arquivo:Imagenren 1.png|centro]]
Clique em Ok para confirmar.[[Arquivo:Imagenrenov3.png]]
======Informando manualmente a não intenção de renovação======
Acesse a ficha do aluno '''Sec > Intenção de não renovação'''[[Arquivo:Imagenrenov1.png]]
====Cancelado====
Esse indicador ficará verde ou vermelho caso a matrícula seja cancelada pela área administrativa (Esse indicador não necessita de configuração prévia)
[[Arquivo:Imageconfig.png|centro]]
======Cancelando uma matrícula pela área administrativa======
Acesse a ficha do aluno '''Sec > Alterar Status'''
[[Arquivo:ImageCan1.png]]
Selecione entre as opções de cancelamento
[[Arquivo:Imagecan2.png|centro]]
E clique em '''confirmar'''.
====Matriculado====
Esse indicador mostra se a matrícula foi efetivada (Esse indicador não necessita de configuração prévia)
[[Arquivo:Imagemate1.png|centro]]
====Tudo pronto para efetivação da matricula====
Esse indicador mostra se todos os itens necessários para a efetivação da matricula foram cumpridos. (Esse indicador não necessita de configuração prévia)
[[Arquivo:Imageindc1.png|centro]]
