UltraCard - Como usar o portal da empresa conveniada

Introdução

Este tutorial mostrará como a Empresa poderá acessar e cadastrar funcionários e dependentes no convênio, definir limite de compras, consultar débitos de demais informações.

Para a Empresa ter acesso ao cadastros de funcionários, limites e consultas precisará solicitar à administradora do convênio a senha de acesso. Também será enviado pela administradora um link para acesso.

Cadastrar Funcionário

Para cadastrar um funcionário logo após o login na área da empresa na tela inicial clique na opção CADASTRAR FUNCIONÁRIO conforme imagem abaixo:

Em seguida digite as informações do cliente:

(as informações seguidas de um asterisco* vermelho são de preenchimento obrigatório, as demais opcional)

• ESTABELECIMENTO - Qual estabelecimento desta empresa o cliente pertence.
• NOME - Nome do Cliente.
• Nº MATRÍCULA - Número da matrícula do cliente.
• COMPLEMENTO DA MATRICULA - Campo opcional para caso precisar complementar o número de matrícula no layout de fechamento
• DATA DE NASCIMENTO - Data de Nascimento do cliente, campo Opcional.
• SEXO - Masculino / Feminino.

Configurar Limites

Limite Geral / Padrão

Limite Geral / Padrão é o limite da Empresa para todos os funcionários em geral, onde o valor definido será o limite de compras para todos que não tenham um limite específico informado em seu cadastro.

Para configurar este limite clique no botão OPÇÕES DE LIMITE na tela inicial conforme abaixo:

Será aberto uma nova tela para informar qual o limite Geral da empresa para todos os funcionários em cada tipo de Prestador de Serviços, podendo informar 1 ou mais prestadores, em seguida clique no botão GRAVAR para confirmar o limite informado:

Limite do Funcionário

Você também pode cadastrar um limite individual por funcionário, para isto localize o funcionário pelo nome ou matrícula na tela inicial conforme abaixo:

Após localizar, clique no nome do funcionário que deseja inserir um limite individual:

Será aberto a seguinte tela, clique no botão OPÇÕES DE LIMITE:

Nesta tela você pode inserir o limite individual para o funcionário em cada tipo de prestador de serviço caso tenha mais do que um, lembrando que o valor informado é o limite total para cada tipo de serviço para este funcionário. Em seguida clique em GRAVAR para confirmar.

Cadastro de Dependentes

Na tela inicial clique no opção CADASTRAR DEPENDENTE conforme abaixo:

Será aberto a tela para inserir as informações do TITULAR.

Após inserir o Estabelecimento e matrícula do titular é só cadastrar o dependente normalmente e clicar em GRAVAR.

Consultando Débito / Extrato por Funcionário

Visualizar extrato

Na tela inicial, localize o funcionário pelo nome ou matrícula:

Na tela seguinte clique em EXTRATO:

Será aberto a tela onde você poderá inserir nos filtros o período, matricula e estabelecimento que deseja visualizar. Também é possível visualizar a foto do cupom fiscal e os produtos ao clicar na opção desejada na tela do funcionário conforme mostra a imagem abaixo:

Visualizar débito pendente

Na tela inicial localize o funcionário:

Na tela seguinte clique em DÉBITO:

Será aberto a tela informando os débitos do funcionário e outras informações como status, data e em qual prestador de serviços foi realizado:

Bloqueio de Funcionário

Como BLOQUEAR funcionário

Localize o funcionário na tela inicial pelo nome ou matrícula:

Ao localizar o funcionário clique em BLOQUEAR:

Será apresentado a seguinte mensagem de confirmação, podendo ser impressa caso necessário:

Demissão de funcionário

Como DEMITIR funcionario

Localize o funcionário na tela inicial pelo nome ou matricula:

Em seguida clique em DEMITIR:

Será apresentado a tela de débitos do funcionário para conferência, podendo imprimir os débitos pendentes do funcionário caso existam, e para confirmar a demissão clique no botão DEMITIR:

Reativação de funcionário

Como ATIVAR funcionário BLOQUEADO

Localize o funcionário na tela inicial com o nome ou matrícula:

Após localizar se ele estiver com status BLOQUEADO haverá um botão no inicio para ATIVAR o cadastro, clique nele e será reativado:

Como ATIVAR funcionário DEMITIDO

No caso de demissão será necessário entrar em contato com a administradora de convênio e solicitar para reativar o cadastro.

Caso preferir você pode cadastrar novamente o funcionário com outra matrícula, mantendo o outro cadastro inativado devido à demissão anterior.

Documentos disponíveis

Para visualizar os documentos disponibilizados pela administradora, na tela inicial clique em DOCUMENTOS DISPONÍVEIS:

Será aberto a seguinte tela separada por períodos e documentos disponibilizados em cada um deles, clique na coluna de OPÇÕES para visualizar o documento desejado:

Relatório de fechamento

Ao clicar em VISUALIZAR será aberto um relatório de fechamento onde consta em determinado período os valores para cada funcionário e ao final o total de notas emitidas e o valor total:

Segue abaixo um modelo de um relatório de fechamento disponibilizado:

Layout de Folha de Pagamento

Aqui a administradora pode disponibilizar um arquivo em Excel ou TXT contendo os funcionários e despesas de cada um. Dessa forma a empresa conveniada pode baixar o arquivo e importar no sistema de RH sem precisa digitar manualmente as despesas de cada um.

Para baixar o arquivo clique em VISUALIZAR.

Caso não apareça pra você essa opção, entrar em contato com a administradora e solicitar.

Boleto

Também é possível para administradora disponibilizar o boleto nesta tela, para baixar o boleto basta clicar em BAIXAR ARQUIVO:

Alterar Senha

Caso necessário você pode alterar sua senha de acesso.

Realize o acesso utilizando a senha atual, em seguida na tela inicial clique em ALTERAR SENHA e crie sua nova senha: