Gestão Escolar - Controle de CRM de leads, visitantes e alunos
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Novidade GE: Controle de CRM de leads, visitantes e alunos
Módulo CRM e controle de visitantes
Introdução
Neste manual mostramos como usar o módulo de CRM para controle de atendimentos de leads, visitantes e mesmo atendimentos de alunos.
Dessa forma você pode acompanhar o status dos atendimentos de novos alunos criando status como:
- A fazer
- Entrar em contato outro dia (e definir a data do próximo contato)
- Fazendo
- Aguardando retorno
- Lead convertido
- Lead perdido
E para alunos atuais você também pode criar quadros para acompanhar os contatos de alunos para rematrícula, exemplo, criar um quadro chamado "Campanha rematrícula 2025" com as listas:
- A fazer
- Entrar em contato outro dia (e definir a data do próximo contato)
- Fazendo
- Negociar desconto
- Aguardando contra proposta da escola
- Pendente efetivar rematrícula
- Rematrícula efetivada
- Vai transferir para outra escola
E não é somente secretaria que pode usar os quadros, a coordenação e financeiro também podem usar, exemplo:
Coordenação pode criar quadros de atendimento para organizar as solicitações dos responsáveis e reuniões, criando por exemplo as listas/status abaixo:
- A fazer
- Entrar em contato outro dia (e definir a data do próximo contato)
- Fazendo
- Acompanhando evolução do caso
- Finalizado
E o setor financeiro pode criar quadros com os pedidos dos responsáveis/alunos quando pedem para negociar um desconto, pedem algum contrato diferente e outras solicitações do financeiro:
- A fazer
- Ag. aprovação da direção
- Fazendo
- Feito
Criar quadros de atendimento
Os quadros de atendimento server para organizar e acompanhar os atendimentos.
Para criar os quadros de atendimento é necessário acessar o menu tabelas > quadro de atendimento, conforme exemplo abaixo:
Clicar no botão INCLUIR.
Após clicar no botão incluir, fazer os seguintes procedimentos:
- Preencher o nome do quadro - campo 1
- Preencher a descrição - campo 2
- Selecionar os colaboradores que vão ter acesso a esse quadro - campo 3
- Clicar na seta para a direita, pois ao clicar na seta o colaborador vai ser atribuído ao quadro - campo 4
- Clica no "+" para adicionar as listas - campo 5
- Preencher o nome das listas - campo 6
- Clicar no botão gravar - campo 7
Caso queira editar o quadro de atendimento é só entrar pelo mesmo caminho, tabelas > quadro de atendimento e clicar no botão azul ao lado do nome do quadro, como mostra na imagem abaixo:
E caso precise excluir então basta clicar na botão vermelho no final da linha, como mostra na imagem abaixo:
Criando um novo lead/visitante
Para cadastrar o lead/visitante tem três formas:
- Pela página MEUS QUADROS clicando abaixo:
2. Pela tela inicial do sistema:
3. Pelo menu Cadastros > CRM > + novo
Para cadastrar preencher o nome do lead/visitante e clicar no botão incluir.
Caso já queira adicionar um atendimento para a pessoa cadastrada, antes de incluir precisa marcar a opção "cadastrar atendimento", assim como na imagem abaixo:
Após marcar essa opção, preencher a descrição do atendimento, o quadro, a lista e clicar no botão incluir.
Caso queira deixar uma data marcada para lembrar quando deverá haver o próximo contato, selecionar a data de próximo contato e clicar no botão incluir, assim como na imagem abaixo.
É possível criar o cadastro também a partir do RM do aluno, basta digitar o RM do aluno > entrar em atendimento > novo e preencher as informações do atendimento como no exemplo a seguir.
Preencher o nome do contato, telefone, tipo, dados da solicitação, quadro e lista, após fazer isso é só clicar em concluir.
Também é possível deixar marcada a data para próximo contato nessa tela, basta preencher a data do próximo contato junto com as outras informações e clicar em incluir.
Ver meus quadros de atendimento
Para acessar os quadros de atendimento é necessário clicar no botão Cadastros > CRM > Meus Quadros.
ou então pela tela inicial do sistema:
Selecionar o quadro referente aos atendimentos que quer visualizar.
Nessa tela é possível filtrar os atendimentos de várias formas, para mostrar cancelados, somente pendentes, atribuídos a mim, pelo nome da pessoa, data de cadastro e data do próximo contato.
Todos os filtros ficam acima dos nomes das listas, assim como é mostrado na imagem a seguir:
Após selecionar os filtros é necessário clicar no botão pesquisar novamente para atualizar os atendimentos com base no filtro selecionado.
Nessa tela é possível arrastar os atendimentos entre as listas, para mudar o status do atendimento, facilitando e agilizando os atendimentos.
Para arrastar basta puxar o atendimento de uma lista até a outra, no exemplo abaixo mudamos o atendimento da lista "em andamento' para a lista "realizado".
Transferir um atendimento para outro colaborador
Quando você tem um atendimento em seu nome e precisa atribuir para outro colaborador, basta clicar no atendimento e trocar aqui para quem vai ser transferido o atendimento:
Encerrar o atendimento
Para encerrar o atendimento precisa primemiro arrastá-lo para uma lista, por exemplo, REALIZADO ou FINALIZADO e depois clicar do atendimento > selecionar o responsável pela evolução do atendimento, o responsável pela conclusão e mudar o status do caso pendente, assim como é mostrado nas imagens abaixo.
Para consultar os atendimentos já finalizados acessar o menu cadastros > CRM > Meus quadros > desmarcar a opção pendentes e clicar em pesquisar.