ULT-550-COMO GERAR XML PARA O ESCRITÓRIO

Siga os passos descritos a seguir para gerar arquivo XML para o escritório:

a.    entrar no módulo ULTRAADM;

b.    selecione o menu CONTROLE OPERACIONAL(1);

c.   clique em  EXPORTAR  MOVIMENTO(2);

d.    clique em CONTABILIDADE (3);

e.   uma nova tela abrirá, nela preencha o PERÍODO(1) (data inicial e data final), que você quer enviar para o Escritório de Contabilidade e clique em EXIBIR(2);

f.    aparecerão todas as NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS(1) Emitidas e Recebidas, conforme mostra a imagem abaixo;

g.    clique em EXPORTAR (2) para enviar para o escritório;

OBSERVAÇÃO: se quiser fazer a impressão, basta clicar no botão IMPRIMIR(3).

h.    na janela que abrir, escolha a pasta(1) onde deverá  ser salvo o arquivo, digite o nome do arquivo(2) e lembrando que esse arquivo deverá ser gravado com extensão ZIP(3), clique em SALVAR(4).

OBSERVAÇÃO: O Escritório ao abrir o arquivo verá duas pastas uma contendo as Notas Fiscais Emitidas e a outra contendo as Notas Fiscais Recebidas de Fornecedores.

Envio por e-mail

A funcionalidade de envio por e-mail faz o processo desde gerar os arquivos e relatórios até enviar para o escritório.

Para tal, basta exibir os movimentos desejados e clicar no botão "Enviar por e-mail":

No caso acima foi selecionada uma empresa. Ao clicar em "Enviar por e-mail", é exibida a seguir a mensagem e tela para preenchimento dos e-mails (destinatário e com cópia):

Preencha com os e-mails de destinatário (do escritório de contabilidade) e cc (com cópia, pode ser e-mail da loja por exemplo), clicar em "OK".

Esses e-mails são carregados automaticamente com os e-mails do contabilista (menu "Diversos->Empresa", aba contabilista) loja e da loja.

O status do processo é exibido no rodapé da tela:

Após término é exibida mensagem de sucesso:

Este processo gera e-mail para os destinos selecionados contendo os arquivos XML e relatório de XMLs enviados e de base de cálculo de impostos.

Os XMLs são compactados e divididos em arquivos de tamanho definido em configuração (explicado abaixo). É enviado um e-mail por arquivo gerado.

O usuário do escritório deve baixar os anexos, clicar com o botão direito nele e dar "Extrair todos" para fazer a extração dos arquivos:

Não é necessário um programa compactador para a extração (como 7zip ou winrar).

Os arquivos quebrados anexados aos e-mails são independentes, não precisam ser descompactados juntos ou nada do gênero. Porém é aconselhável que o destinatário os descompacte e os junte para que os documentos fiquem completos e organizados.

Caso seja selecionado "Todas" no campo de "Empresa/Filial":

Ao clicar em "Enviar por e-mail" é exibida a tela abaixo:

Preencher campo "Com cópia" caso queira enviar cópia de casa e-mail para esse destino.

São enviados e-mails para casa empresa marcada na tabela. Se estiverem desmarcaradas, nao é enviado o e-mail.

A coluna "Último envio" traz a última data/hora de envio para aquela empresa. O intuito é evitar que sejam enviadas mais de uma vez seguida. No caso acima, nenhuma empresa recebeu este e-mail ainda.

Para selecionar o e-mail das empresas, duplo clique na linha da empresa desejada:

Esses e-mails vêm preenchidos com o que existe no cadastro do contabilista de cada empresa.

São exibidos 2 status, um no rodapé de cada tela, e a empresa que já teve o e-mail concluído é desmarcada e tem a data de último envio atualizada, conforme abaixo:

Todos os XMLs e relatórios gerados para quando uma empresa única é selecionada são gerados para múltiplas, para cada uma selecionada.

Novamente os arquivos compactados são divididos de acodo com a configuração explicada abaixo.

Após conclusão, é exibida mensagem de sucesso:

Configurando tamanho máximo dos anexos

O valor configurado no UltraADM, menu "Sistema->Configurações gerais" será o tamanho máximo que cada arquivo terá.