ULT-1000-ULTRACARD-IMPORTACAO DE FUNCIONARIOS CSV

Para cadastrar vários colaboradores/dependentes de uma empresa você pode utilizar um arquivo em excel com estas informações, mas para isto terá que configurar o arquivo em um layout específico (ordem das informações nas colunas) e salvar o arquivo em um formato específico.

Criando arquivo

Você deve criar o arquivo sempre respeitando o seguinte layout:

- A primeira linha SEMPRE será o cabeçalho (Matrícula, nome, limite, cpf, etc...) ou seja, nesta linha não deverá conter informações do colaborador/dependente, apenas da segunda linha em diante.

- Não é obrigatório informação em todas as colunas, por exemplo, você consegue importar contendo informações apenas nas colunas MATRICULA, NOME e CPF.

IMPORTANTE!

- Não informar o limite de cada funcionário na coluna C significa que ele não tem limite de compras caso no cadastro da empresa não esteja informado algum valor no campo LIMITE GLOBAL.

- Não informar o Status de cada funcionário na coluna E por padrão ele será cadastrado com status A - Ativo.

- O cadastro de dependentes deverá ser criado em outro arquivo, separado do arquivo de colaboradores.

- O arquivo deverá ser salvo com o formato ".CSV (separado por vírgula)".

Veja abaixo como salvar o arquivo no formato ".CSV (separado por vírgula)":

No Excel, clique em ARQUIVO e em seguida SALVAR COMO

Salve este arquivo em um local em que consiga localizar e coloque um nome para que você consiga identificá-lo na hora de importar.

(Pode colocar o nome/codigo da empresa no nome do arquivo).

Neste formato ".CSV (separado por vírgulas)" o excel utiliza apenas caracteres, sem tabelas, efeitos etc então caso tenha isso no arquivo anterior, ao clicar em SALVAR será exibido a seguinte mensagem para confirmar:

Pode clicar em SIM para confirmar e salvar o arquivo no formato necessário para importar.

Download Layout

Caso preferir, invés de configurar um arquivo para o layout correto para importar você também pode baixar o arquivo já com o layout e apenas "colar" as informações em sua respectivas colunas, salvar (no formato .CSV) e depois importar (lembre-se de apagar as "legendas" do arquivo antes de salvar e importar).

Para baixar o arquivo no layout padrão mostrado anteriormente, acesse:

UTILITÁRIOS - IMPORTAR FUNCIONÁRIOS

E clique no modelo de arquivo que deseja, em seguida será realizado o download do arquivo.

Importação de Funcionários

Acesse a tela de importação de funcionários (Utilitários > Importar Funcionários):

Selecione a empresa, o estabelecimento, o tipo de crédito (caso houver), clique em ESCOLHER ARQUIVO para selecionar o arquivo de colaboradores que você criou anteriormente e salvou no formato ".CSV (separado por vírgula)".

TIPO DE CRÉDITO: Farmacia - Calçados - Ótica - Auto Escola - Manipulação...

Em seguida clique no botão VERIFICAR DADOS A SEREM IMPORTADOS.

Veja que após clicar neste botão aparecerá a mensagem "AGUARDE...VERIFICANDO REGISTROS..."

Caso a Verificação de Registros não encontrar nenhum erro no arquivo serão apresentadas as seguintes imagens:

Após clicar em OK aparecerá a seguinte:

Após as mensagens de verificação de arquivo será apresentado a tela para importação, você poderá conferir se os campos informados estão corretos.

Veja se o nome da empresa, estabelecimento, arquivo a ser importado e demais informações estão corretas antes de importar para não ter risco de importar em outra empresa.

As 5 primeiras linhas do arquivo serão exibidas abaixo para auxiliar na conferência, para você poder conferir as informações que serão importadas nesta empresa.

Abaixo das Estatísticas da Importação (onde mostram quantos colaboradores serão importados / alterados / demitidos etc) terá o botão IMPORTAR, caso tenha conferido todas as informações e estão corretas clique neste botão:

Será exibido um alerta informando sobre alteração em massa, caso as informações conferidas na tela anterior estejam corretas pode clicar em OK e prosseguir com a importação.

Aguarde a importação ser realizada, caso sejam muitos colaboradores neste arquivo conforme o exemplo este processo pode demorar alguns segundos:

Quando apresentar a seguinte mensagem a importação foi concluída:

Demitir Funcionários

Para demitir funcionários, no arquivo criado no excel na coluna STATUS (Coluna E) informe a letra D para demitir este funcionário quando importar o arquivo.

Após importar o arquivo conforme os procedimentos orientados acima os funcionários serão demitidos.

Pronto, apenas este procedimento e os funcionários serão demitidos.

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LEIA ATENTAMENTE A DESCRIÇÃO ABAIXO ANTES DE USAR A OPÇÃO DE DEMISSÃO NA TELA DO ULTRACARD:

Ao marcar esta opção "Demitir Funcionários" e importar o arquivo, TODOS os funcionários que NÃO ESTIVEREM CONTIDOS NO ARQUIVO de importação SERÃO DEMITIDOS.

Ou seja:

NÃO MARQUE esta opção para demitir os funcionários do arquivo a ser importado, pois ao marcar TODOS os funcionários cadastrados na empresa serão demitidos e apenas os funcionários contidos no arquivo a ser importado ficarão com status "A-ATIVO"

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Excluir dependentes

Você pode alterar o status do dependente no arquivo .CSV no excel para "Ativo" ou "Bloqueado":

Após alterar o status no arquivo excel e salvar com o formato .CSV é só importar o arquivo conforme os procedimentos informados anteriormente neste tutorial e o status do dependente será alterado.

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Ao selecionar a opção "Excluir Dependentes" no ultracard, todos os dependentes atuais serão excluídos e em seguida será realizado a importação dos dependentes contidos no arquivo .CSV para importação.

LEIA ATENTAMENTE A DESCRIÇÃO ABAIXO ANTES DE USAR A OPÇÃO DE EXCLUIR DEPENDENTES NA TELA DO ULTRACARD:

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Em caso de erro na importação

Caso você não tenha preenchido corretamente as informações de algum campo ou não esteja no layout necessário, ao tentar importar o arquivo seguindo os procedimentos anteriores será apresentado uma mensagem de erro, como por exemplo se o campo CNPJ estiver inválido apresentará a seguinte mensagem:

Veja que ele mostra qual informação está incorreta e também o número da linha do arquivo em que está a informação incorreta, facilitando para localizar e corrigir.

Abra o arquivo .CSV no excel, vá até a linha informada com o erro e corrija o campo com a informação correta.

Em seguida salve o arquivo e repita o procedimento para importar o arquivo novamente.