GE 003 004 - Tutorial de Matricula

Criar Novo Período Letivo

           O primeiro passo antes de iniciar a matrícula é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual as matrículas serão realizadas, por exemplo: hoje um aluno está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.

a.   Selecione o menu TABELA;

b.   Clicar no ícone PERÍODO LETIVO ;

c.   Clicar no botão NOVO;

d.   No campo DESCRIÇÃO(1) coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;

e.   No campo DATA DE INÍCIO(2) digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;

f.    No campo DATA DE TÉRMINO(3)  digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;

g.   Clicar no botão INCLUIR(4);

h.   Selecione o período letivo criado(1);

i.     Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO(2);

           Nessa janela aberta iremos importar os dados das series do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:

a.   Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas (1);

b.   Selecione o período a ser importado (copiado) (2);

c.   Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (3);

d.   Clique no botão CONCLUIR (4).

2 – Configuração da Serie

           Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário verificar se os dados importados para serie (financeiro, grade, período de avaliação, etc.) estão corretos, conforme descrito abaixo:

a.   Selecione a UNIDADE(1) e o novo PERÍODO LETIVO(2) (o qual será disponibilizado para rematrícula);

b.   Clique no menu TABELAS (3);

c.   Selecione o ícone séries  ;

d.   Escolha a SÉRIE;

           Abrirá uma nova janela com as informações importadas do período letivo anterior, verifique os dados cada uma das abas e faça as alterações necessárias para o novo período letivo:

OBSERVAÇÃO: normalmente a aba FINANCEIRO, é que sofre alterações, pois está relacionada com o valor das mensalidades. As configurações feitas nessa aba será o padrão para todas as turmas dessa série, os casos particulares de desconto e bolsa devem ser configurados na hora da matrícula do aluno. FINANCEIRO (se houver dúvidas consultar tutorial para inclusão de unidade de ensino, página 16, capítulo 3.6)

Repita esse processo para todas as séries de todos os cursos.

3 – Matrículas para alunos novos

           Quando a escola receber um aluno novo, existem duas maneiras de matricular o aluno:

1.    logo após o cadastro do aluno:

a.   menu CADASTRO/INCLUSÃO DE ALUNO;

b.   preencha os dados das abas apresentadas e clique em INCLUIR;

c.   irá aparecer uma janela com a opção clique aqui para matricular o aluno, selecione esse link;

d.   Preencher a aba DADOS DA MATRÍCULA;

e.   Preencher a aba DADOS DA MATRÍCULA(1), e verificar os DOCUMENTOS APRESENTADOS(2), nesse item, selecione os documentos que o alunos já entregou;

f.    Na aba FINANCEIRO aparecem 3 opções:

·        BOLETO(1): selecione essa opção se for gerar boleto para a conta a receber relacionada a matricula;

·        CONTAS A RECBER(2): selecione essa opção se for gerar apenas a conta e receber e NÂO GERAR BOLETO;

·        NENHUM(3): selecione essa opção APENAS se NÃO for necessário nesse momento GERAR O FINANCEIRO;

g.   Em MÊS/ANO DO PRIMEIRO BOLETO(4), altere somente se quiser mudar as datas geradas nas parcelas(5);

OBSERVAÇÔES:

1 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, verifique se o aluno tem direito ao desconto, se ele NÃO tiver TIRE A SELEÇÃO DESSA OPÇÃO, conforme mostra (6) na figura a seguir;

2 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, clicar no botão CALCULAR PARCELAS;

3 – Caso não apareça nada na opção FINACEIRO as contas a receber serão geradas em outro momento.

h.    Clicar em INCLUIR MATRÍCULA.

2.    Acessando o cadastro do aluno

a.   Digite o nome do aluno (1) e clique na lupa (2):

b.   No cadastro do aluno que abriu clicar em NOVA MATRÍCULA:

c.   Preencher a aba DADOS DA MATRÍCULA(1), e verificar os DOCUMENTOS APRESENTADOS(2), nesse item, os documentos que o aluno entregou no ano anterior, já vem selecionado, faça as alterações necessárias (tirar a seleção ou manter);

d.   Na aba FINANCEIRO aparecem 3 opções:

·        BOLETO(1): selecione essa opção se for gerar boleto para a conta a receber relacionada a matricula;

·        CONTAS A RECBER(2): selecione essa opção se for gerar apenas a conta e receber e NÂO GERAR BOLETO;

·        NENHUM(3): selecione essa opção APENAS se NÃO for necessário nesse momento GERAR O FINANCEIRO;

e.   Em MÊS/ANO DO PRIMEIRO BOLETO(4), altere somente se quiser mudar as datas geradas nas parcelas(5);

OBSERVAÇÔES:

1 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, verifique se o aluno tem direito ao desconto, se ele NÃO tiver TIRE A SELEÇÃO DESSA OPÇÃO, conforme mostra (6) na figura a seguir;

2 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, clicar no botão CALCULAR PARCELAS;

3 – Caso não apareça nada na opção FINACEIRO as contas a receber serão geradas em outro momento.

f.    Clicar em INCLUIR MATRÍCULA.

4 – Matrículas (matrícula em massa)

           Quando a escola for renovar a matrícula dos alunos que já estão estudando na escola:

a.   Informe a UNIDADE e o PERÍODO LETIVO

b.   Selecione a TURMA para qual será feita a matrícula;

c.   Clique no link MATRÍCULA EM MASSA;

d.   Selecione os ALUNOS(1) que deverão ser matriculados na série seguinte, preencha os DADOS(2) da turma para qual está sendo gerada a matrícula e clique em INCLUIR(3);

OBSERVAÇÃO: quando é feita a matrícula em massa, não é feita a configuração de nenhum tipo de DESCONTO ou BOLSA, essas configurações devem ser feitas individualmente por aluno na área do aluno na aba BOLSA DE ESTUDO/DESCONTO.