GE 009 003 - Tutorial para emissão NFe

1.   Configuração do Módulo de NF-e

Para uso do módulo de emissão de NF-e pelo Ultramax Gestão Escolar é necessário solicitar para a equipe do Ultramax para que o módulo possa ser habilitado.

Para a emissão das notas fiscais eletrônicas é necessário possui um Certificado Digital A1 (Arquivo Digital), outros modelos de certificado digital não são aceitos para emissão pelo sistema.

Para dar inicio ao uso do sistema de NFe, siga os passos descritos a seguir:

a)   Selecionar o menu SISTEMA (1);

b)   Selecionar CONFIGURAÇÃO (2);

c)   Selecionar a aba NF-e (3);

d)   A opção “Enviar automaticamente por e-mail toda NF-e gerada” (4) deve ser marcada caso deseje que após a emissão da NF-e para as contas a receber pagas, o sistema envie a NF-e para o e-mail do cadastro do destinatário

e)   No campo “Número da última NF-e emitida” deve ser colocado o número da última NF-e emitida pela empresa ou “0” caso esteja iniciando o uso da NF-e.

f)    Clicar no botão Atualizar Número;

g)   Clicar no botão Gravar;

O modelo do ACBR que deve ser instalar é o ACBr Open SSL. Verificar o tutorial de instalação de NF-e.

1.1. Códigos Fiscais

Para emitir as NF-e pelo sistema é necessário cadastrar os códigos fiscais no sistema. Para realizar o cadastro é necessário seguir os seguintes passos:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que o código deve ser criado;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu TABELAS (3);

d)   Selecionar o ícone CÓDIGO FISCAL;

e)   Clicar no botão Novo;

f)    É necessário incluir as seguintes alíquotas: ST, Isento e 18%

1.2. Contas Contábeis

Após realizar o cadastro dos códigos fiscais, é necessário preencher as informações requeridas na conta contábil. Para acessar as contas contábeis o caminho é:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que a conta deve ser criada ou configurada;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu TABELAS (3);

d)    Selecionar o ícone CONTAS CONTÁBEIS;

Escolha a conta contábil desejada ou então utilize o botão “Novo” para criar uma nova conta contábil.

Após selecionar a conta contábil, alguns campos devem ser preenchidos para a emissão da NF-e:

a)   A opção “Gerar NF-e Somente se pago” (1) deve ser marcada;

b)   Código Fiscal (2): Deve ser selecionado o ICMS correto;

c)   NBS/NCM (3): O NCM cadastrado deve estar correto para a % de imposto IBPT ser calculada automaticamente pelo sistema (Verificar com o escritório de contabilidade qual o NCM do item selecionado);

d)   CFOP de Venda (4): Campo para o preenchimento do CFOP da operação (Verificar com o escritório de contabilidade qual é o CFOP utilizado para esse caso);

Com o cadastro da conta contábil completo, é necessário então utilizar a ferramenta de atualização de índices do sistema que irá calcular automaticamente à % de imposto IBPT.

Para atualizar basta seguir os seguintes passos:

a)   Clicar no botão “Atualizar índices de impostos” (1).

b)   Depois de executar a rotina de atualização de índices, se o NCM/NBS preenchido (2) estiver correto, o campo % Alíquota do imposto será preenchido automaticamente (3);

1.3. Conta corrente

É necessário acessar o cadastro de contas correntes para configurar algumas opções referentes à NF-e. Para acessar as contas correntes siga os passos:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que a série deve ser criada;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu TABELAS (3);

d)   Selecionar o ícone CONTA CORRENTE;

Deve ser selecionada a conta corrente que emite boletos para a NF-e. Se a conta emite somente boletos que não precisa ser gerada NF-e, não é necessário configurar.

Após selecionar a conta desejada, é necessário configurar dois itens obrigatórios para a emissão de NF.

a)   Inscrição estadual (1): Esse campo é de preenchimento obrigatório caso use o módulo de NF-e. Caso a instituição seja ISENTA, deixar o campo em branco;

b)   Optante por simples nacional (2): Verificar com o escritório de contabilidade se a instituição é optante pelo simples nacional;

c)    Emitir NF-e para toda movimentação do almoxarifado (3): Marque essa opção caso deseje emitir NF-e para toda a movimentação quer for realizada pelo módulo de almoxarifado;

d)   Pasta de instalação do ACBr (4): Esse campo deve ser preenchido pela Ultramax, é o diretório de instalação do ACBr que possui o arquivo do certificado digital.

e)   Clicar no botão Alterar;

2. Emissão de NF-e

Com as configurações necessárias feitas, agora é possível emitir as NF-e de mercadoria pelo sistema. Para isso é necessário acessar a área de emissão de NF-e. Os passos são:

Para acessar a área, siga as instruções:

a)   Selecionar a UNIDADE (1) em que a conta deve emitida a NF-e;

b)   Selecionar o PERÍODO LETIVO (2);

c)   Selecionar a opção do menu FINANCEIRO (3);

d)   Selecionar a opção “NF-e – Nota Fiscal de mercadoria” (4);

A próxima tela que aparecerá é a de NFe de mercadoria, onde existe a opção de consultar e gerar as notas.

O primeiro menu que será apresentado nesse tutorial é o Gerar NF-e.

2.1. Gerar NF-e

Nessa guia geramos as NF-e a partir dos filtros aqui apresentados:

a)   Data inicial de pagamento (1): Deve ser informada a data inicial dos pagamentos efetuados – Campo Obrigatório;

b)   Data inicial de pagamento (2): Deve ser informada a data final dos pagamentos efetuados – Campo Obrigatório;

c)   Unidade de Ensino (3): Deve ser informada a unidade de ensino em que o boleto foi emitido – Campo Obrigatório;

d)   Conta corrente/Empresa (4): Campo para escolha de qual conta corrente foi utilizada para gerar o boleto – Campo Obrigatório;

e)   Conta contábil (5): Campo utilizado para informar a conta contábil utilizada na hora de gerar o boleto (Exemplo: Apostila – 001.002, Material Didático 001.003) – Campo Obrigatório;

f)    RM (6): Campo opcional para informar o RM de um aluno caso deseje gerar NF-e somente para um aluno em especifico;

g)   Após os filtros serem preenchidos, é necessário clicar no botão ”Buscar” (7) o para exibir os boletos gerados que serão emitidos na NF-e;

h)  Depois de verificar se os boletos exibidos estão ok, clique no botão “Gerar NF-e’s” (8) e se tudo estiver ok deverá aparecer a seguinte mensagem:

O sistema irá enviar automaticamente a NF-e para a Secretária da Fazenda. Enquanto isso o sistema pode ser utilizado normalmente em todas suas funções. O tempo de inicio de envio das NF-e’s pode ser de até 5 minutos.

OBSERVAÇÕES: 1) Se ao tentar gerar NF-e’s o sistema exibir mensagem de erro, verifique a mensagem e faça as correções necessárias. 2) Os campos com * são de preenchimento obrigatório.

2.2. NF-e’s geradas

Depois de geradas, as notas constarão no sistema para consulta. Na aba “NF-e’s geradas” é possível verificar todas as NFe’s emitidas pelo sistema, bem como enviar por e-mail, baixar o XML, cancelar nota, imprimir a Danfe e consultar status da nota. Para localizar as notas utilize os filtros abaixo:

a)   Data inicial competência (1): Nesse campo deve ser informada a data inicial de pesquisa da emissão da NF-e. Campo obrigatório.

b)   Data final competência (2): Nesse campo deve ser informada a data final de pesquisa da emissão da NF-e. Campo obrigatório.

c)   Conta corrente/Empresa (3): Campo para seleção da conta corrente em que a NF-e foi gerada a partir do boleto;

d)   Nome do destinatário (4): Campo para informar o nome do destinatário;

e)   CNPJ do destinatário (5): Campo para informar o CNPJ do destinatário;

f)    Chave de acesso (6): Campo para informar a chave de acesso da NF-e gerada;

g)   Status de transmissão (7): Nesse campo é possível filtrar a situação da NF-e, sendo ela “Autorizada”, “NF-e cancelada”, “Transmissão cancelada” ou “Pendente envio”;

h)   Situação (8): É possível filtrar a situação das notas em “Canceladas” e “Não Canceladas”;

i)    Valor (9): É possível filtrar as notas pelo valor, selecionando uma faixa de valores em R$;

j)    Número (10): Sabendo o número da nota, também é possível filtrar pelo número da NF-e;

As notas localizadas apareceram da seguinte forma:

As opções disponíveis referente as notas são:

a)   Gerar PDF (1): Ao selecionar uma Nota e clicar nessa opção, o sistema irá gerar o PDF da Danfe para impressão;

b)   Download XML Selecionados (2): Com essa opção, é possível selecionar as notas desejadas para fazer o download do XML. Depois de clicar no botão “Download XML Selecionados” irá aparecer a seguinte mensagem, com o link:

c)   Download XML Todos (3): Funciona da mesma forma que a opção “Download XML Selecionados”, porém, com essa função o sistema irá gerar o XML de todas as notas filtradas;

d)   Enviar por e-mail (4): Essa opção permite realizar o envio da NF-e por e-mail, sendo enviado o Danfe em PDF e o XML. Para isso é necessário ter uma conta de e-mail configurada no ACBr (Entre em contato com suporte da Ultramax em caso de dúvida).

Para enviar, basta selecionar a nota, preencher o campo de Destinatários e clicar em “Executar”;

e)   Consultar na SEFAZ (5): Utilizando essa opção, é possível verificar o status da Nota Fiscal no servidor da Secretária da Fazenda, basta selecionar a nota desejada;

f)    Inutilizar faixa de numeração (6): Essa ferramenta é usada para inutilizar faixas de numeração de nota quando necessário. A seguinte tela é apresentada:

g)   Cancelar transmissão (7): Essa opção é utilizada se caso a transmissão do arquivo esteja com um tempo de envio muito grande, é possível cancelar a transmissão (A transmissão só pode ser cancelada se for feito imediatamente após a geração da nota, pois o processo de transmissão costuma ser extremamente rápido);

h)  Cancelar NF-e (8): Utilize essa opção em caso da necessidade de cancelamento da nota selecionada

Deve ser informado o motivo do cancelamento e clicar em “Executar” para fazer o cancelamento;