GE 003 004 - Tutorial de Matricula
Criar Novo Período Letivo
O primeiro passo antes de iniciar a matrícula é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual as matrículas serão realizadas, por exemplo: hoje um aluno está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.
a. Selecione o menu TABELA;
b. Clicar no ícone PERÍODO LETIVO ;
c. Clicar no botão NOVO;
d. No campo DESCRIÇÃO(1) coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;
e. No campo DATA DE INÍCIO(2) digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;
f. No campo DATA DE TÉRMINO(3) digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;
g. Clicar no botão INCLUIR(4);
h. Selecione o período letivo criado(1);
i. Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO(2);
Nessa janela aberta iremos importar os dados das series do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:
a. Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas (1);
b. Selecione o período a ser importado (copiado) (2);
c. Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (3);
d. Clique no botão CONCLUIR (4).
Configuração da Serie
Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário verificar se os dados importados para serie (financeiro, grade, período de avaliação, etc.) estão corretos, conforme descrito abaixo:
a. Selecione a UNIDADE(1) e o novo PERÍODO LETIVO(2) (o qual será disponibilizado para rematrícula);
b. Clique no menu TABELAS (3);
c. Selecione o ícone séries ;
d. Escolha a SÉRIE;
Abrirá uma nova janela com as informações importadas do período letivo anterior, verifique os dados cada uma das abas e faça as alterações necessárias para o novo período letivo:
| OBSERVAÇÃO: normalmente a aba FINANCEIRO, é que sofre alterações, pois está relacionada com o valor das mensalidades. As configurações feitas nessa aba será o padrão para todas as turmas dessa série, os casos particulares de desconto e bolsa devem ser configurados na hora da matrícula do aluno.
FINANCEIRO (se houver dúvidas consultar tutorial para inclusão de unidade de ensino, página 16, capítulo 3.6) |
Repita esse processo para todas as séries de todos os cursos.
Matrículas para alunos novos
Quando a escola receber um aluno novo, existem duas maneiras de matricular o aluno:
1. logo após o cadastro do aluno:
a. menu CADASTRO/INCLUSÃO DE ALUNO;
b. preencha os dados das abas apresentadas e clique em INCLUIR;
c. irá aparecer uma janela com a opção clique aqui para matricular o aluno, selecione esse link;
d. Preencher a aba DADOS DA MATRÍCULA;
e. Preencher a aba DADOS DA MATRÍCULA(1), e verificar os DOCUMENTOS APRESENTADOS(2), nesse item, selecione os documentos que o alunos já entregou;
f. Na aba FINANCEIRO aparecem 3 opções:
· BOLETO(1): selecione essa opção se for gerar boleto para a conta a receber relacionada a matricula;
· CONTAS A RECBER(2): selecione essa opção se for gerar apenas a conta e receber e NÂO GERAR BOLETO;
· NENHUM(3): selecione essa opção APENAS se NÃO for necessário nesse momento GERAR O FINANCEIRO;
g. Em MÊS/ANO DO PRIMEIRO BOLETO(4), altere somente se quiser mudar as datas geradas nas parcelas(5);
OBSERVAÇÔES:
1 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, verifique se o aluno tem direito ao desconto, se ele NÃO tiver TIRE A SELEÇÃO DESSA OPÇÃO, conforme mostra (6) na figura a seguir;
2 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, clicar no botão CALCULAR PARCELAS;
3 – Caso não apareça nada na opção FINACEIRO as contas a receber serão geradas em outro momento.
h. Clicar em INCLUIR MATRÍCULA.
2. Acessando o cadastro do aluno
a. Digite o nome do aluno (1) e clique na lupa (2):
b. No cadastro do aluno que abriu clicar em NOVA MATRÍCULA:
c. Preencher a aba DADOS DA MATRÍCULA(1), e verificar os DOCUMENTOS APRESENTADOS(2), nesse item, os documentos que o aluno entregou no ano anterior, já vem selecionado, faça as alterações necessárias (tirar a seleção ou manter);
d. Na aba FINANCEIRO aparecem 3 opções:
· BOLETO(1): selecione essa opção se for gerar boleto para a conta a receber relacionada a matricula;
· CONTAS A RECBER(2): selecione essa opção se for gerar apenas a conta e receber e NÂO GERAR BOLETO;
· NENHUM(3): selecione essa opção APENAS se NÃO for necessário nesse momento GERAR O FINANCEIRO;
e. Em MÊS/ANO DO PRIMEIRO BOLETO(4), altere somente se quiser mudar as datas geradas nas parcelas(5);
OBSERVAÇÔES:
1 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, verifique se o aluno tem direito ao desconto, se ele NÃO tiver TIRE A SELEÇÃO DESSA OPÇÃO, conforme mostra (6) na figura a seguir;
2 - Caso tenha selecionado a opção BOLETO ou CONTA A RECEBER, clicar no botão CALCULAR PARCELAS;
3 – Caso não apareça nada na opção FINACEIRO as contas a receber serão geradas em outro momento.
f. Clicar em INCLUIR MATRÍCULA.
Matrículas (matrícula em massa)
Quando a escola for renovar a matrícula dos alunos que já estão estudando na escola:
a. Informe a UNIDADE e o PERÍODO LETIVO
b. Selecione a TURMA para qual será feita a matrícula;
c. Clique no link MATRÍCULA EM MASSA;
d. Selecione os ALUNOS(1) que deverão ser matriculados na série seguinte, preencha os DADOS(2) da turma para qual está sendo gerada a matrícula e clique em INCLUIR(3);
| OBSERVAÇÃO: quando é feita a matrícula em massa, não é feita a configuração de nenhum tipo de DESCONTO ou BOLSA, essas configurações devem ser feitas individualmente por aluno na área do aluno na aba BOLSA DE ESTUDO/DESCONTO. |
Matrícula para Cursos Extras
Pré-Configuração de cursos associados
Para utilizar essa função é necessário pré-configurar nos cursos principais como Ensino Médio, Fundamental quais cursos extras associados a esse série existem como Natação, Xadrez, Basquete e etc.
Para isso acesse o menu Tabelas > Cursos
Clique sobre o nome do cursos principal que deseja configurar:
OBS: Curso principal é o que o aluno tem sua matrícula principal Exemplo: Ensino Médio, Fundamental e etc
Cursos Associados
Você será direcionado a tela abaixo, nela clique na aba Cursos Associados:
Nessa tela clique na seta indicada para abrir a lista de cursos, nessa lista marque os cursos associados a esse curso principal.
Nesse exemplo foi associado o curso de Dança e Esportes ao Curso Ensino Médio, dessa forma ao fazer a matricula individual o sistema sugerirá esses 2 cursos para seleção; E também ao fazer uma promoção em massa caso o aluna tenha uma matricula associada a algum curso desses no período anterior o sistema lançará automaticamente essas matriculas extras no próximo período.
Outra configuração importante é o fator de geração financeiro,
Fator de Geração Financeiro
No campo abaixo você preencherá um fator para gerar financeiro por Área de Ensino
No exemplo acima o a Área de Ensino "Ensino Básico" tem fator 1 ou seja dessa forma para cada 1 matricula lançada em um curso dessa Área será lançado financeiro uma vez,
Já no caso da Área de Ensino "Extracurricular" está configurado fator 2 dessa forma a cada 2 matriculas em cursos Extracurriculares será lançado financeiro uma vez, então caso o aluno tenha os cursos Dança e Esportes será lançado o valor 1 vez, caso ele tenha Dança, Esportes, Futebol e Xadrez será lançado o valor 2 vezes.
Após realizar as configurações clique em Alterar para salvar.