GE 001 007 - Tutorial Agenda

           A agenda do sistema funcionará como “Agenda de Compromissos” interna do sistema, que pode ser usada de forma individual ou dividida por grupos.

Para utilização de todos os recursos disponibilizados, leia o conteúdo apresentado nesse documento.

1 – Criar Grupos de Agenda

           Os grupos são criados para poder selecionar as pessoas que verão os compromissos, esse acesso pode ser criado por Perfil de Acesso ou por grupos específicos de pessoas.

           O grupo de agenda é utilizado para se criar, por exemplo, uma agenda chamada “Direção”. Onde todos os diretores irão ter acesso compartilhado a essa agenda e poderão ver e editar os compromissos. Também é possível colocar uma ou mais secretárias nessa agenda de modo que a secretária possa editar os eventos dessa agenda compartilhada.

Para cadastrar os grupos siga os passos a seguir:

a.   Selecione o menu TABELAS;

b.   Clicar no ícone GRUPO DE AGENDA;

c.   Clique no botão NOVO;

d.   Na janela aberta coloque o nome da agenda que vai ser criada no campo DESCRIÇÃO(1), selecione o(s) CONVIDADO(S)(2), para selecionar nome(s) intercalado(s) mantenha a tecla CTRL pressionada e clique sobre os nomes, clique em um dos botões ADICIONAR (3), de acordo com sua necessidade, os nomes selecionados devem aparecer na CAIXA(4) ao lado e clique no botão INCLUIR (5).

OBSERVAÇÃO: para REMOVER UM COLABORADOR DA AGENDA, repita os passos a,b e no item c. ao invés de NOVO selecione na lista o nome da AGENDA que terá o  colaborador removido, selecione o nome do colaborador e clique no botão REMOVER.

2    – Como Visualizar Eventos Cadastrados

           Para visualizar as tarefas agendadas:

a.   Clicar em AGENDA;

b.   Serão exibidas todas as tarefas agendadas de acordo com os FILTROS(1), a FORMA DE EXIBIÇÃO DA AGENDA (3) e ainda, permite NAVEGAR(2) pelos meses, semanas ou dias de acordo com a forma selecionada;

o   AGENDA POR DIA: clicando sobre o horário abre janela para editar um evento no dia e horário selecionado;

o  AGENDA POR SEMANA: clicando na coluna do dia e na linha do horário desejado abre a janela para editar um evento;

o  AGENDA POR MÊS: clicando no dia desejado abre a janela para editar evento e clicando sobre um compromisso abre a janela para alteração;

o  EDITAR EVENTO: os campos EVENTO (1) - título do evento ou tarefa - DE (2) – data e horário de início do evento ou tarefa – ATÉ (3) – data e horário de termino previsto do evento ou tarefa são obrigatórios. O restante dos campos será preenchido se necessário, veja a seguir a descrição deles:

GRUPO AGENDA (4): se o evento terá a participação de um grupo (descrito no capítulo 1), selecione na lista qual o grupo deve ter o compromisso agendado também e esse evento aparece na agenda de todos os colaboradores que fazem parte do grupo.

ALERTAR QUANTO TEMPO ANTES (MINUTOS) (5): quantos minutos antes do compromisso o sistema deve alertar sobre ele te enviando por e-mail.

CONVIDADOS (6): selecione as pessoas que devem ter o compromisso agendado também e esse evento aparece na agenda de todos os colaboradores selecionados. ATENÇÃO através desse campo, mesmo que um grupo tenho sido selecionado podemos acrescentar outros colaboradores que não pertencem ao grupo.

LOCAL (7): onde acontecerá o evento agendado;

OBSERVAÇÃO (8): nesse campo são colocadas informações que serão necessárias no dia do evento, por exemplo: “Conselho do ensino médio” ou “Levar notebook”;

TODO O DIA (9): selecione essa opção se o evento vai durar o dia todo;

PRIVADO (10): se o compromisso agendado deve aparecer somente na sua agenda, selecione essa opção.

Depois de inserida todas as informações necessárias clique no botão ADICIONAR (11).

3 – Incluir Tarefas

           O controle de tarefas é um controle simples de “afazeres”, é um controle individual.

a.   Clique em INICIAR;

b.   Na caixa MINHAS TAREFAS, clique em NOVA TAREFA;

c.   Preencha os campos: DESCRIÇÃO(1); com o título da tarefa, no campo AGENDADA PARA(2) selecione a DATA E HORÁRIO do compromisso, em COMPLETADA EM(3) deve ser preenchido somente depois do compromisso cumprido. Se houver dados complementares digite-os no campo OBSERVAÇÃO(4) e por último clique no botão INCLUIR(5);

As tarefas cadastradas aparecem na tela inicial do programa, na caixa MINHAS TAREFAS como mostra a figura a seguir:

Na caixa MINHAS TAREFAS aparecem, ainda, as seguintes opções:

·        ENCERRAR: ao clicar nessa opção a tarefa será considerada como COMPLETADA;

·        DETALHES: irá abrir a tela de cadastro, onde podem ser feitas alterações, como por exemplo digitar as informações do campo COMPLETADA EM ;

·        HISTÓRICO: mostra uma lista de TAREFAS AGENDADAS (2), de acordo com os FILTROS (1) selecionados e clicando no botão FILTRAR, através dessa tela podemos ainda inserir uma NOVA TAREFA, clicando no botão NOVO, ou EXCLUIR uma tarefa selecionada clicando o botão EXCLUIR e clicando sobre a DESCRIÇÃO da tarefa podemos fazer alterações no cadastro;

4 – Incluir Funcionário Novo em uma Agenda Existente

a.   Abra o menu TABELAS;

b.   Clique no ícone Colaborador;

c.   Selecione o nome desejado;

d.   Clique na aba GRUPO DE AGENDA;

e.   Na janela aberta selecione a(s) AGENDA(S)(1), para selecionar agendas intercaladas mantenha a tecla CTRL pressiona e clique sobre o nome, clique em um dos botões ADICIONAR (2), de acordo com sua necessidade, a(s) agenda(s) selecionada(s) deve(m) aparecer na CAIXA(3) ao lado e clique no botão INCLUIR (4).

OBSERVAÇÃO: para o colaborador poder usar a agenda é necessário habilitar no perfil de acesso do COLABORADOR o uso da agenda, conforme mostra sequência a seguir: tabelas / perfil de acesso / abra o perfil desejado / selecione a opção Colaborador - USO DA AGENDA.