Gestão Escolar - Gerenciamento de novas matrículas
Introdução
Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo.
Status que o sistema irá analisar/calcular
O sistema irá avaliar o status dos alunos na ordem abaixo, analisando uma coisa de cada vez e no status que tiver alguma divergência irá exigir o motivo e marcar a matrícula com sendo nesse status, por exemplo, veja que abaixo o primeiro status é "Pagamento atrasado", então se o aluno está com alguma inadimplência antiga ou se ele fez a pré-matrícula mas não pagou a primeira parcela da anuidade ou valor da matrícula por exemplo, ele irá ficar marcado com o status "Pagamento atrasado".
Quando o aluno pagar então ele sai do status "Pagamento atrasado" e irá ficar com o próximo status que é o "Documento pendente", e assim por diante até ficar com o status "Matriculado".
| Status | Descrição |
|---|---|
| Aluno não irá renovar a matrícula | A matrícula foi marcada pelo aluno, atráves do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período |
| Cancelado | A matrícula foi cancelada pela área administrativa |
| Documento pendente | A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série |
| Envio remessa pendente | A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco |
| Tudo pronto, falta efetivação da matrícula | A matrícula está pronta para efetivação |
| Matriculado | A matrícula foi efetivada |
| Pagamento atrasado | A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso |
| Falta gerar financeiro do aluno | A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente |
| Pagamento pendente | A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do ínico do curso (Ex: taxa de matrícula) |
| Documento digital não assinado pelo responsável do aluno | A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente |
Tabela de status
Detalhamento de cada item:
Documento Pendente: (A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série)
Financeiro Incompleto: (A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente)
Confirmação de recebimento de remessa pendentes: (A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco)
Pagamento Atrasado: (A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso)
Pagamento Pendente: (A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do inicio do curso (Ex: taxa de matrícula))
Documento digital não assinado pelo responsável financeiro: (A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente)
Aluno não irá renovar a matricula: (A matrícula foi marcada pelo aluno, através do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período)
Cancelado: (A matrícula foi cancelada pela área administrativa)
Matriculado: (A matrícula foi efetivada)
Tudo pronto para efetivação da matricula: (A matrícula está pronta para efetivação)
Pré-requisitos de configuração
Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas.
Documento pendente
No cadastro de séries, menu Tabelas -> Séries, já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é obrigatório e impeditivo, ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula.
Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas não impeditivo.
Veja no link abaixo como configurar os documentos exigidos e impeditivos:
GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula
Linkar documento referente ao contrato
Acesse o menu Sistema > Configuração
Na aba Alunos/ Matrícula no campo tipo de documento referente ao contrato selecione o tipo de documento que estão usando para controlar quais alunos já assinaram o contrato.
