Gestão Escolar - Gerenciamento de novas matrículas

Introdução

Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo.

Status que o sistema irá analisar/calcular

O sistema irá avaliar o status dos alunos na ordem abaixo, analisando uma coisa de cada vez e no status que tiver alguma divergência irá exigir o motivo e marcar a matrícula com sendo nesse status, por exemplo, veja que abaixo o primeiro status é "Pagamento atrasado", então se o aluno está com alguma inadimplência antiga ou se ele fez a pré-matrícula mas não pagou a primeira parcela da anuidade ou valor da matrícula por exemplo, ele irá ficar marcado com o status "Pagamento atrasado".

Quando o aluno pagar então ele sai do status "Pagamento atrasado" e irá ficar com o próximo status que é o "Documento pendente", e assim por diante até ficar com o status "Matriculado".

Ordem de análise da situação de cada matrícula
Status	Descrição
Aluno não irá renovar a matrícula	A matrícula foi marcada pelo aluno, atráves do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período
Cancelado	A matrícula foi cancelada pela área administrativa
Documento pendente	A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série
Envio remessa pendente	A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco
Tudo pronto, falta efetivação da matrícula	A matrícula está pronta para efetivação
Matriculado	A matrícula foi efetivada
Pagamento atrasado	A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso
Falta gerar financeiro do aluno	A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente
Pagamento pendente	A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do ínico do curso (Ex: taxa de matrícula)
Documento digital não assinado pelo responsável do aluno	A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente

Tabela de status

Após configurados todos os status corretamente você poderá utilizar a tela Cadastros > Gerenciamento de novas matrículas para acompanhar a tabela de status abaixo

Detalhamento de cada item:

Documento Pendente

(A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série)

Financeiro Incompleto

(A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente)

Confirmação de recebimento de remessa pendentes

(A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco)

Pagamento Atrasado

(A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso)

Pagamento Pendente

(A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do inicio do curso (Ex: taxa de matrícula))

Documento digital não assinado pelo responsável financeiro

(A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente)

Aluno não irá renovar a matricula

(A matrícula foi marcada pelo aluno, através do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período)

Cancelado

(A matrícula foi cancelada pela área administrativa)

Matriculado

(A matrícula foi efetivada)

Tudo pronto para efetivação da matricula

(A matrícula está pronta para efetivação)

Pré-requisitos de configuração

Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas.

Documento pendente

Para o indicador de documentos pendentes funcionar é necessário configurar quais são os documentos exigidos na matricula, e quais são os documentos impeditivos(que se não entregues o aluno não pode finalizar a matricula).

No cadastro de séries, menu Tabelas -> Séries, já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é obrigatório e impeditivo, ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula.

Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas não impeditivo.

Veja no link abaixo como configurar os documentos exigidos e impeditivos:

GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula

OBS Importante: Nesse item você deve cadastrar o tipo de documento que representa o contrato assinado, é através dele que você conseguirá controlar quais pais assinaram o contrato e também através dele que o item Documento digital não assinado pelo responsável financeiro ficará verde ou vermelho.