Gestão Escolar: Orientações sobre a Política de Privacidade

Introdução

Com o advento da Nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD, a Lei n^o 13.709/2018 determina em seu artigo 7^o, I que todos os tratamentos de dados pessoais que versam sobre uma natureza econômica, devem possuir o consentimento expresso do titular dos dados ou de seu representante legal.

Pensando nisso, a Ultramax Sistemas, desenvolveu uma importante ferramenta que visa auxiliar a instituição de ensino no cumprimento da legislação e trazer maior segurança nas relações contratuais que especialmente envolvem a matrícula e o cadastro do aluno.

Dessa forma, a Ultramax dispõe dentro do Portal do Aluno, Portal do Professor e Portal do Colaborador, a ferramenta que sua instituição poderá utilizar para a coleta e armazenamento do consentimento expresso do titular para o tratamento de dados.

Insta salientar que o sistema Ultramax ficará configurável para que sua instituição sob a orientação do seu corpo jurídico, determinar qual idade mínima para consentir do aluno. A Ultramax, sob orientação do jurídico, deixa configurado a idade mínima de 12 (doze) anos.

A partir de 01 de agosto de 2021, a Ultramax Sistemas, como operadora de dados, irá habilitar em sua plataforma, a funcionalidade “LGPD Aluno”, e disponibilizará automaticamente para alunos/responsáveis e colaboradores de todas as instituições de seu portfólio, a sua política de privacidade referente a Ultramax e usuários.

Como que se dará o processo de coleta do consentimento expresso para os ALUNOS/RESPONSÁVEIS

Existem algumas formas que a sua instituição poderá optar quando se tratar do consentimento dos alunos que já estão em curso em 2021 e das renovações e matrículas novas para o ano de 2022 , vejamos:

Para alunos em curso em 2021:

Para escolas que utilizam apenas o contrato físico: procure orientação do seu jurídico e realize um termo aditivo contratual e envie aos seus alunos/responsáveis de maneira física.

Para escolas que utilizam o contrato físico, mas querem coletar o consentimento digital via plataforma Ultramax: caso queira, a Ultramax disponibiliza a ferramenta “LGPD Aluno”, pela qual sua instituição redige o termo de consentimento dentro da plataforma a Ultramax, e será disponibilizado para o aluno/responsável no próximo acesso ao portal após a confirmação da escola. A Ultramax não cobra por esse serviço e armazena durante 5 anos essa coleta.

Para escolas que utilizam o contrato digital: As instituições que já utilizam o serviço do contrato digital podem realizar a inclusão do aditivo contratual e solicitar ao suporte a inclusão na plataforma.

Para escolas que utilizam contrato digital mas querem outra opção (sem custo): A outra opção que a Ultramax oferece é por meio da ferramenta “LGPD Aluno”, pela qual sua instituição redige o termo de consentimento dentro da plataforma a Ultramax, e será disponibilizado para o aluno/responsável no próximo acesso ao portal após a confirmação da escola. A Ultramax não cobra por esse serviço e armazena durante 5 anos essa coleta.

Para renovações e matrículas novas para 2022 ou 2º Semestre/2021 para cursos semestrais.

Para instituições que utilizam contrato físico: procure orientação do seu jurídico para implementação de cláusula de consentimento ou aditivo contratual em seus contratos.

Algumas cláusulas que sugerimos:

- Menção dos dados que serão coletados e a finalidade;

- Menção de que os dados são compartilhados com a Ultramax, por meio do sistema de gestão;

- Menção sobre os direitos do titular;

- Menção as medidas de segurança que sua instituição adota;

- Mencione o prazo que os dados ficarão sob tratamento.

Para instituições que utilizam contrato físico, mas querem coletar o consentimento na plataforma Ultramax: Nas instituições que utilizam o contrato físico, é possível que a coleta do consentimento seja realizada digitalmente pela plataforma Ultramax. Nesse caso, apenas sua instituição poderá acrescentar o termo de consentimento diretamente no sistema, via ferramenta "LGPD Aluno", e a Ultramax disponibilizará para o aluno ou responsável (conforme for o caso) a opção do aceite. A Ultramax armazena o aceite do termo de consentimento por 5 anos.

Para instituições que adotam o contrato digital: As instituições que adotam o contrato via sistema, podem utilizar a ferramenta de duas maneiras: 1ª Opção: Optar pelo acréscimo das cláusulas de consentimento ou realizar um aditivo contratual sob a orientação do seu jurídico e solicitar ao suporte da Ultramax que faça a devida alteração/inclusão no sistema. 2ª Opção: A Ultramax acrescentou a nova ferramenta denominada “LGPD-Aluno”, que permite que sua instituição acrescente a sua política de privacidade sob a orientação de seu jurídico, sem precisar acrescentar no seu contrato de matrícula em específico, apenas na plataforma Ultramax. No momento da assinatura do contrato digital, abrirá um campo para que o aluno/responsável assine o contrato de matrícula/renovação e aceite o termo de consentimento na mesma tela. Esse consentimento será armazenado pela Ultramax até 5 anos, assim como já armazena os contratos digitais realizados pela plataforma Gestão Escolar.

Para saber mais sobre o assunto, acesse o manual clicando aqui

Como que se dará o processo de coleta do consentimento expresso para os COLABORADORES

Para a coleta do consentimento expresso para os colaboradores, a Ultramax disponibilizará em sua plataforma, a partir de 1 de agosto de 2021, a sua Política de Privacidade para alunos/responsáveis e colaboradores.

As instituições de ensino podem optar entre duas formas a coleta do consentimento dos seus colaboradores, vejamos:

Sob orientação do corpo jurídico da instituição redigir o termo de consentimento em papel físico e solicitar a assinatura física de seus colaboradores.

Ou, utilizar a plataforma Ultramax, que totalmente sem custo, disponibilizará o campo LGPD Colaborador, para que as instituições redijam os seus respectivos termos. Após a confirmação da instituição, a Ultramax disponibilizará para o aceite no subsequente acesso do colaborador à plataforma. O termo será armazenado pela Ultramax por 5 anos.