GE 002 001 - Módulo Financeiro: Conceitos e funcionalidades

Introdução

No sistema Ultramax Gestão Escolar existe dois conceitos: Boleto e Conta a Receber.

Na Conta a Receber contém os valores separados por Conta Contábil (Mensalidade, Escola de Esportes, Cartão e etc).

O boleto é a junção de várias Contas a Receber em um único documento (boleto).

Dessa forma, com o cadastro de conta contábil e conta a receber, o sistema fica flexível para cadastros de novos tipos de contas, onde a escola não precisa que a Ultramax faça modificações no sistema para atender a necessidade de novos tipos de contas. Além disso permite gerar relatórios/informações separadas por conta.

Dessa forma, também permite o controle de contas a pagar no sistema (aluguel, luz, água, telefone e outras despesas).

O Cadastro de Conta a Receber e Boleto é feito dessa forma, porque existem casos de cobrança que não necessitam de boleto, por exemplo: Pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc. Nesses casos somente irá existir o Conta a Receber e não irá existir o boleto.

Contas a Receber

Lançamento de recebimentos e controle de pagamento

Lançamento de Contas a Receber em Massa

Lançamento em massa de recebimentos

Monitoramento de boletos e contas a receber em atraso

Tela para visualizar e monitorar contas a receber e boletos em atraso

Cheques

Lançamento e manutenção de Cheques

Contas a Pagar

Lançamento de pagamentos

Contas Contábeis

Divisões de contas contábeis para melhor controle dos recebimentos e pagamento, também dando base para filtrar em relatórios diversos.

Geração e Emissão de Boletos

Geração de boletos bancários

Impressão de Boletos em Massa (Por Curso ou Turma)

Impressão de boletos em PDF em massa por curso e turma

Recebimento/Liquidação

Quando um boleto for pago (no banco ou na escola) o sistema irá fazer a liquidação do boleto e das contas a receber relacionadas.

Quando existe um boleto, o recebimento (liquidação) deve ser sempre feito pelo boleto e nunca pela conta a receber (o sistema não irá permitir fazer o recebimento da conta a receber).

Para recebimentos que não tenham boleto (pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc) o recebimento deve ser feito pela conta a receber, já que não existe o boleto.

Recebimento/Liquidação Múltipla (Baixa Múltipla)

Recebimento em massa de diversos boletos.

Renegociação de Boletos

Renegociação de boletos, renegocia boletos selecionado e gera novo boletos com algumas opções de alteração de vencimento e valores.

Cadastro de Bolsa para Alunos

Cadastro na ficha do aluno de % de desconto de bolsa

Cadastro de Motivo de Desconto(Motivo da Bolsa)

Cadastro de tipos de desconto de bolsa existentes para melhor controle e uso em relatórios.

Gerenciamento Bolsas de estudos/descontos programados

Função para gerenciar e copiar para anos letivos seguintes as bolsas já cadastradas no período anterior para os alunos

Concessão de desconto no boleto

Configuração de desconto nos boletos gerados

Concessão de desconto por antecipação de pagamento no boleto

Configuração de desconto por pagamento antecipado nos boletos gerados

Emissão de Extrato Financeiro do Aluno

Resumo financeiro do aluno usado como base para monitoramento e renegociações.

Geração do arquivo de remessa para o banco

Geração do arquivo de registro dos boletos que deve ser enviado ao banco

Importação de arquivo de retorno do banco

Importação do arquivo de retorno dos boletos, confirmando os registros e com opção para gerar em PDF para analise.

Análise de divergências

Analise de recebimentos gerais em tela

Fechamento de caixa

Relatório para controle do caixa

Transferência entre contas

Função para movimentação de valores entre contas

Notificação de Cobrança automática

Aviso enviado por e-mail de que existem boletos em atraso

Notificação de aviso de vencimento próximo automática

Aviso enviado por e-mail de que existem boletos próximos a vencer

Notificação de agradecimento de pagamento

Aviso enviado por e-mail agradecendo um pagamento

Impressão de Recibo (PDF e Impressora de Cupom)

Impressão de recibo após lançar um recebimento

Emissão de NFS-E

Emissão de Nota Fiscal de Serviço das prefeituras

Emissão de documentos da área financeira

Emissão de documentos em formato DOC ( WORD) para uso do financeiro.

Emissão de documentos da área financeira em massa

Emissão em massa dos documentos financeiros

Simulação do contas a receber

Simulação financeira de um período letivo seguinte com opções de reajuste

Relatórios Diversos

Existem relatórios do sistema que buscam informações da Conta a Receber e relatórios que buscam informações dos boletos.

Isso é feito porque em alguns relatórios, o usuário pode querer visualizar somente o que foi pago ou está pendente de Escola de Esportes ou Apostila por exemplo. Se não existisse o conceito de Conta a Receber e Boleto isso não seria possível, porque o valor seria único e não daria para diferenciar o que é mensalidade do que é apostila.

Por outro lado, existem relatórios que buscam as informações diretamente do boleto. São relatórios no qual o usuário não quer saber o valor separado por conta contábil, mas quer o valor total somente dos boletos (sem considerar valores como xerox e crédito para cantina por exemplo).