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Rematrícula pelo Portal do Aluno com contrato digital

Regras para que o aluno possa fazer a Rematrícula On-line

- A Rematricula deve estar configurada no ano seguinte (No caso se você está em 2019, a rematrícula tem que estar configurada para o período letivo de 2020)

- Datas da rematrícula devem estar configuradas no período correto.

- Se usar configuração de Senha por Perfil, acessar como Responsável Financeiro

- Se usar Configuração Não por perfil (Configuração Padrão) o aluno deve ter acesso ou acessar com a senha dos pais.

- O aluno não pode possuir pendência financeira, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematricula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência financeira se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.

- O aluno não pode possuir pendência documento digital associado a ele sem ao menos uma assinatura de contrato feita, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematrícula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência de assinatura do contrato digital se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.

- No cadastro de Séries no menu Tabela > Séries, no campo "Sequencia da serie no curso", deve estar tudo na ordem correta tanto no ano atual (2019) e no posterior (2020 no caso) para o sistema direcionar corretamente o aluno para a próxima série.

Caso algum desses requisitos não seja cumprido o botão de rematricula não aparecerá no portal desse aluno.

Criar Novo Período Letivo

O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.

A. Selecione o menu TABELAS;

B. Clicar no ícone PERÍODOS LETIVOS;

C. Clicar no botão NOVO;

D. No campo DESCRIÇÃO (1) coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;

E. No campo DATA DE INÍCIO (2) digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;

F. No campo DATA DE TÉRMINO (3) digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;

G. Clicar no botão INCLUIR (4);

H. Selecione o período letivo criado (1);

I. Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO (2);

> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:

a. Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas (1) ;

b. Selecione o período a ser importado (copiado) (2) (Período letivo anterior);

c. Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (3) (Período letivo destino para onde deseja copiar a estrutura de séries e turmas);

d. Clique no botão Copiar Série e Turmas.

Configurar Matrícula

Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo:

A. Selecione a unidade e o novo período letivo (o qual será disponibilizado para matrícula);

B. Clique no menu TABELAS ;

C. Selecione o ícone SÉRIES;

Observação: para configurar MATRÍCULA OU REMATRÍCULA é necessário antes configurar a aba FINANCEIRO da série.

Acesse TABELAS > ACADÊMICO > SÉRIES. Clique sobre a série desejada.

Na aba FINANCEIRO atualize as informações das colunas conforme o que a escola deseja disponibilizar aos alunos. Valores, número de parcelas...

Para a coluna do valor total deve considerar conforme o número de parcelas x o valor mensal. Exemplo: 12 meses x R$1.000,00 = R$12.000,00

Quando a coluna obrigatório está marcada o aluno terá a informação na tela, mas não poderá fazer escola pela conta.

Caso a coluna de parcelas esteja de, por exemplo, 1 a 6 o aluno poderá escolher se pagará em 1,2,3,4...até 6.

Porém se estiver de 10 a 10, 5 a 5, 12 a 12... o aluno não poderá optar pelo número de parcelas. Terá apenas a informação fixo em 12x, 8x...

A coluna agrupamento deve ser preenchida caso o aluno não possa seguir adiante sem escolher uma das opções disponibilizadas. É preciso colocar na coluna a mesma informação para as contas, como RENOV1. Exemplo:: rematrícula em 2 x, rematrícula à vista, rematrícula 4x... cada uma delas estará com a informação RENOV1 na coluna agrupamento.

Para coluna gerar na matrícula Portal Aluno precisa escolher se a conta contábil deve ter o BOLETO ou CONTA A RECEBER gerada.

Marcando boleto o sistema gerará todos os boletos, mesmo que seja até dezembro do próximo ano.

Definir qual será a opção de pagamento na matrícula. Abaixo imagem para exemplo.

Caso tenha um período/data determinado deixe no início do curso, assim o sistema captura a informação que está nas próximas colunas.

Ao finalizar clique em ALTERAR no final da tela.

D. clique no link MATRÍCULA OU REMATRÍCULA;

> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:

a. Digite nas caixas de texto a DATA INICIAL (1) e a DATA FINAL (2) do período de matrícula;

b. No campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até essa data(3) você pode definir uma data limite para os alunos consultarem o status da rematrícula online, caso queira deixar liberado indefinidamente deixe o campo em branco.

c. Marque o campo Permitir o aluno atualizar dados pessoais (4) caso deseje que os alunos possam atualizar seus dados pessoais durante a rematrícula conforme o exemplo abaixo:

d. Marque o campo Permitir o aluno atualizar a ficha de saúde/recomendações (a opção acima 'Permitir o aluno atualizar dados pessoais' deve estar marcada) (5) caso deseje que os alunos possam atualizar seus dados referentes a saúde durante a rematrícula conforme o exemplo abaixo:

e. Mínimo de contatos de emergência (6) Se a quantidade não estiver preenchida ou for igual a zero não será cobrado o preenchimento de contatos de emergência.

f. Ficha de saúde: Todos os campos obrigatórios (7) deixar marcado se o aluno só puder passar para a próxima etapa caso preencha todos os campos da ficha.

g. No campo Permite o envio de documentos pessoais (8) marque essa opção caso deseje que os alunos/ responsáveis enviem os documentos obrigatório para matricula durante o processo de matrícula conforme o exemplo abaixo:

OBS: Veja nesse Vídeo como configurar os documentos obrigatórios para matricula\

OBS2:Caso queira que o aluno não consiga finalizar a matricula online SEM ANEXAR um documento na série, na configuração do documento marque a opção abaixo:

h. Considera conta contábil na tela de previsão financeira? (9) Ao deixar marcado, caso tenha conta contábil agrupada o sistema apresentará desmembrada.

i. Na opção rematrícula automaticamente nos cursos associados/extras (10) marque caso utilize o módulo extra de cursos associados, caso não utilize mantenha a opção desmarcada.

j. Esse próximo campo não é obrigatório, mas se desejar em Limite de alunos (11) pode constar a quantidade máxima de alunos que poderão fazer a matrícula ou rematrícula para a série que está sendo configurada. Exemplo: se tem 2 turmas para série, e cada uma com 25 vagas, então coloque o total de 50.

k. Caso deseje disponibilizar a ficha de matrícula, saúde e/ou outro documento (contrato e etc), assinale Aluno deve imprimir ficha de saúde no final do processo (12). Os documentos ficarão disponíveis no final do processo de matrícula para fazerem download ou imprimirem;

l. em Define o texto para o termo de aceite (13) clique no "+" para abrir campo aonde pode digitar um termo de aceite que o aluno/responsável precisa concordar.

m. O próximo campo estará disponibilizado para instituição que tem o MÓDULO DIGITAL, para assinatura da rematrícula, contratado.

Se a sua escola ainda não tem esse módulo pode solicitar uma demonstração e orçamento com o departamento comercial.

Para dar continuidade a configuração, siga para o passo do item n .

No campo Contrato digital para assinatura no campo Contrato diferente para bolsas de estudo? (14) pode marcar para anexar um contrato com adendo ou campo para aluno com desconto e em Documento (15) colocar o contrato para os casos que não possuem desconto. Se o contrato for um só para série e quem não tiver desconto ficará 0% então coloque o arquivo apenas no campo Documento (15).

n. Na opção REPLICAR PARA AS DEMAIS SÉRIES DO CURSO (16),se selecionado SIM todas as configurações criadas serão aproveitadas para as demais séries, inclusive o contrato e número máximo de alunos. Para configurar cada série, individualmente, marque NÃO;

o. É obrigatório marcar os campos Estou ciente de que as matrículas/rematrículas irão ser realizadas nos períodos acima, conforme os descontos e valores das mensalidades informados abaixo (18) e Estou ciente de que todos os alunos que possuem bolsa de estudo/desconto já estão com os percentuais de desconto/bolsa configurados. (18)

p. Após feito as configurações necessárias clique em INCLUIR (17) para gravar;

OBSERVAÇÃO: caso você tenha selecionado a opção SIM no item (n), e as informações financeiras das séries sejam diferentes, basta entrar no link da MATRÍCULA OU REMATRÍCULA e editar apenas os dados financeiros.

Liberar acesso as informações da rematrícula

Para liberar o acesso, após a conclusão da pré-matrícula ou matrícula, deve estar preenchida a data no campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até esta data (3), conforme descrito no item b (acima) assim eles conseguirão acessar pelo Rematrícula no feed do aluno (Rematrícula solicitada, clique para mais detalhes).

Rematrícula on-line com Termo de Aceite

Para configurar a rematrícula online com o termo de aceite apenas é necessário configurar o texto que você gostaria que aparecesse na efetivação da rematrícula para o aluno/responsável concordar.

A configuração desse texto é feita na mesma tela da configuração da matricula.:

TABELAS > SÉRIES > MATRÍCULA OU REMATRÍCULA da série que você deseja configurar, e digitar no campo Define o texto para o termo de aceite(como na imagem abaixo)

Para salvar clique em INCLUIR (17), como indicado no item (p).

Configurações para a Área do Aluno

Depois de realizar as configurações da Matricula, o aluno poderá realiza-la acessando a sua área.

A. Clique em MATRICULAS ABERTAS, CLIQUE AQUI

B. Abrirá uma tela onde o aluno visualizar a matricula atual e ao lado, qual ele se matriculará. Clique no botão Clique aqui para fazer a matrícula

C. Nesta tela aparecerá uma mensagem que pode ser editada para qual mensagem desejar que o aluno visualize neste momento. Selecione um e-mail para poder avançar para os próximos passos. OBS: Lembrando que os passos mudarão baseados nas configurações que você fez anteriormente

Para editar esta mensagem acesso o gestão, em SISTEMA > CONFIGURAÇÃO

Depois seleciona a aba ALUNOS/MATRICULA, redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela

D. No próximo passo confirme as informações em seguida clique em EFETIVAR MATRICULA

Se o Texto do Termo de Aceite estiver configurado na configuração da série, a efetivação da rematrícula aparecerá assim:

Caso tenha o contrato digital habilitado:

E. Na parte final terá uma nova mensagem que poderá ser personalizada para o aluno e logo abaixo aparecerá os DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA que selecionou anteriormente já com as informações do aluno preenchidos.

Para personalizar esta mensagem acesse no gestão SISTEMA > CONFIGURAÇÃO, na aba ALUNOS/MATRICULA altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula".