Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar

Pré requisitos e fluxo de funcionamento

Instituição

• Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis)
• Registrar em cartório os contratos de cada série
• Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição

Ultramax

• Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil
  • Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro"
• Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão.
• Liberar o módulo de documento digital

Instituição

• Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital
• Configurar permissões de testemunhas
• Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas
• No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos

Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno

• Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais
• Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo (link para o Wiki de instruções para iniciar o período letivo)
• Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo

Portal do aluno

• Realizando a matrícula (link para o wiki se existir, se não existir, criar)
  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura
  • Irá gerar uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital
  • Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos.

Desistência

Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.

• Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência

Administrativo

• Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
  • O sistema também exibe alerta na tela inicial
  • Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
  • Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha

Efetivando a matrícula

• Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
• Ativar as matrículas
• Gerar demais procedimentos internos da instituição

Adendos e outros documentos para assinatura digital

Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.

• Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF.
• Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo

• Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
  • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar

• Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
  • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento

Desistência após 7 dias

Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento.

Instituição

• Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF.
• Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
• Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
  • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar.
  • Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
  • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato

Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais

• Instituicão acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
  • Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha
  • Filtro por documentos assinados no período
  • Desistências no período

Entendendo a assinatura digital enviada

Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.

O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.

O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-1 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.

Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo

Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/

Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.