Mudanças entre as edições de "Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar"
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− | == Introdução == | + | ==Introdução== |
==Pré requisitos e fluxo de funcionamento== | ==Pré requisitos e fluxo de funcionamento== | ||
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*Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil | *Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil | ||
− | **Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro" | + | **Manual: [[GE - Área de Aluno e Acesso dos Pais (Modalidades disponíveis)]] |
+ | **Vídeo tutorial: https://youtu.be/NBPvq2PC2z0 | ||
+ | ***Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro" | ||
*Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão. | *Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão. | ||
*Liberar o módulo de documento digital | *Liberar o módulo de documento digital | ||
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*Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital | *Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital | ||
+ | **Tutorial: [[Ge - Como restringir acesso ao sistema aos colaboradores - Perfil de Acesso]] | ||
*Configurar permissões de testemunhas | *Configurar permissões de testemunhas | ||
*Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas | *Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas | ||
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*Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais | *Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais | ||
− | *Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo | + | *Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo |
+ | **Tutorial: [[GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo]] | ||
*Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo | *Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo | ||
+ | **Tutorial: [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet]] | ||
===Portal do aluno=== | ===Portal do aluno=== | ||
− | *Realizando a matrícula | + | *Realizando a matrícula |
+ | **Turorial: [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet#Configura.C3.A7.C3.B5es para a .C3.81rea do Aluno|https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_003_003_-_Tutorial_de_configura%C3%A7%C3%A3o_de_matr%C3%ADcula_internet#Configura.C3.A7.C3.B5es_para_a_.C3.81rea_do_Aluno]] | ||
**Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura | ||
**Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital | **Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital | ||
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*Gerar demais procedimentos internos da instituição | *Gerar demais procedimentos internos da instituição | ||
− | == Ficha de inscrição para novos alunos == | + | ==Ficha de inscrição para novos alunos== |
− | === Instituição === | + | ===Instituição=== |
− | * Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações | + | *Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações |
− | ** Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição) | + | **Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição) |
− | * Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro | + | *Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro |
− | === Alunos === | + | ===Alunos=== |
− | * Acessam o link /gestaoescolar/precadastro | + | *Acessam o link /gestaoescolar/precadastro |
− | ** Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro | + | **Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro |
− | === Instituição === | + | ===Instituição=== |
− | * Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e | + | *Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula |
− | * Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual | + | *Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual |
==Adendos e outros documentos para assinatura digital== | ==Adendos e outros documentos para assinatura digital== | ||
Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | ||
− | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF |
+ | **Tutorial: [[GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos]] | ||
*Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | ||
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===Instituição=== | ===Instituição=== | ||
− | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF |
+ | **Tutorial: [[GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos]] | ||
*Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | ||
*Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato | ||
− | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar |
**Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato | **Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato | ||
**Responsável lê o PDF e clica em assinar. | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. | ||
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==Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais== | ==Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais== | ||
− | * | + | *Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como: |
**Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha | **Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha | ||
**Filtro por documentos assinados no período | **Filtro por documentos assinados no período |
Edição das 02h57min de 8 de agosto de 2019
Introdução
Pré requisitos e fluxo de funcionamento
Instituição
- Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis)
- Registrar em cartório os contratos de cada série
- Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição
Ultramax
- Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil
- Manual: GE - Área de Aluno e Acesso dos Pais (Modalidades disponíveis)
- Vídeo tutorial: https://youtu.be/NBPvq2PC2z0
- Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro"
- Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão.
- Liberar o módulo de documento digital
Instituição
- Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital
- Configurar permissões de testemunhas
- Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas
- No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos
Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno
- Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais
- Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo
- Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo
Portal do aluno
- Realizando a matrícula
- Turorial: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_003_003_-_Tutorial_de_configura%C3%A7%C3%A3o_de_matr%C3%ADcula_internet#Configura.C3.A7.C3.B5es_para_a_.C3.81rea_do_Aluno
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura
- Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital
- Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos
Desistência
Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência
Administrativo
- Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
- O sistema também exibe alerta na tela inicial
- Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
- Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha
Efetivando a matrícula
- Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
- Ativar as matrículas
- Gerar demais procedimentos internos da instituição
Ficha de inscrição para novos alunos
Instituição
- Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações
- Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição)
- Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro
Alunos
- Acessam o link /gestaoescolar/precadastro
- Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro
Instituição
- Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula
- Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual
Adendos e outros documentos para assinatura digital
Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.
- Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
- Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
- Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
- Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
- Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
- Responsável lê o PDF e clica em assinar.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento
Desistência após 7 dias
Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento.
Instituição
- Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
- Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
- Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
- Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
- Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
- Responsável lê o PDF e clica em assinar.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato
Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais
- Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
- Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha
- Filtro por documentos assinados no período
- Desistências no período
Entendendo a assinatura digital enviada
Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.
O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.
O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-1 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.
Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo
Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/
Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.