Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar

Introdução

A ideia geral, é a instituição não precisar emitir um contrato individual para cada aluno, e o aluno/responsável ter que assinar e entregar pessoalmente na instituição.

A instituição deverá elaborar um contrato "genérico" (que pode ser por curso ou por série), registrar em cartório, e disponibilizar, através do sistema, para os alunos/resp. lerem e fazerem a assinatura digital.

Tudo isso sem usar outros sistemas ou aplicativos, já está tudo integrado no Ultramax Gestão Escolar, e integrado com o processo de matrícula e financeiro que você já está acostumado. Mais praticidade para todos!

Facilitando também o dia a dia dos alunos/responsáveis.

Caso precise gerar adendos com os planos de pagamento/descontos, você também poderá gerar um documento para um aluno específico, com os valores dele, e disponibilizar para ele assinar digitalmente no Portal do Aluno, sem precisar registrar em cartório.

E não se preocupe, só de você criar o documento o sistema já envia um e-mail e uma notificação no app para o responsável orientando como assinar no Portal.

Segurança

O Ultramax Gestão Escolar irá manter armazenado por, no mínimo, 5 anos os contratos e as informações das assinaturas digitais. Onde a instituição e os responsáveis poderão acessar essas informações.

Obs. 1: Todas as informações de acesso ao sistema Ultramax, assim como usuário, senha e assinatura digital, são enviadas de forma segura (Site Seguro - Protocolo HTTPS)

Obs. 2: Backups: Para as instituições que possuem contratada a hospedagem do sistema com a Ultramax, nós (Ultramax) mantemos backups diários em 3 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, assim como redundâncias instantâneas em 2 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, ou seja, as suas informações estão seguras.

Por favor, ler atentamente este documento antes de habilitar o funcionamento da assinatura digital. Todas as informações abaixo são de extrema importância para entender o processo e fluxo de funcionamento.

Pré requisitos e fluxo de funcionamento

Instituição

• Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) e o fluxo de funcionamento (este manual)
• Registrar em cartório os contratos de cada curso ou série
• Enviar o termo de aceite, por e-mail (suporte@ultramax.com.br) ou pela abertura de chamado (menu: Sistema -> Abrir chamado técnico/solicitação), para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição

Ultramax

• Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil
  • Manual: GE - Área de Aluno e Acesso dos Pais (Modalidades disponíveis)
  • Vídeo tutorial: https://youtu.be/NBPvq2PC2z0
    • Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro"
• Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão
• Validar que o módulo de envio de e-mail da instituição está habilitado e com o endereço de e-mail/senha correto
• Liberar o módulo de documento digital

Instituição

• Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital
  • Tutorial: Ge - Como restringir acesso ao sistema aos colaboradores - Perfil de Acesso
• Configurar permissões de testemunhas
• Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas
• No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos

Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno

• Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais
• Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo
  • Tutorial: GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo
• Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo
  • Tutorial: GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet

Portal do aluno

• Realizando a matrícula
  • Turorial: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_003_003_-_Tutorial_de_configura%C3%A7%C3%A3o_de_matr%C3%ADcula_internet#Configura.C3.A7.C3.B5es_para_a_.C3.81rea_do_Aluno
  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura
  • Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital
  • Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos

Desistência até 7 dias

Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.

• Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência

Administrativo

• Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
  • O sistema também exibe alerta na tela inicial
  • Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
  • Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha

Efetivando a matrícula

• Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
• Ativar as matrículas
• Gerar demais procedimentos internos da instituição

Ficha de inscrição para novos alunos

Instituição

Para a assinatura digital ser válida, o aluno precisa ter um login e senha no Portal do Aluno, com isso, a assinatura do contrato não poderá ser logo no preenchimento da matrícula.

• Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações
  • Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição)
• Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro

Alunos

• Acessam o link /gestaoescolar/precadastro
  • Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro

Instituição

• Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula
• Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual

Adendos e outros documentos para assinatura digital

Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.

• Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
  • Tutorial: GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos
• Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo

• Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
  • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar

• Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
  • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento

Desistência após 7 dias

Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento.

Instituição

• Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
  • Tutorial: GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos
• Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
• Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
  • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
  • Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
  • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato

Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais

• Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
  • Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha
  • Filtro por documentos assinados no período
  • Desistências no período

Entendendo a assinatura digital enviada

Na imagem abaixo temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.

O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.

O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-512 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.

Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo

Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/

Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.