Mudanças entre as edições de "Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar"
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− | == | + | == Introdução == |
− | === Instituição === | + | ==Pré requisitos e fluxo de funcionamento== |
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+ | ===Instituição=== | ||
− | * Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) | + | *Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) |
− | * Registrar em cartório os contratos de cada série | + | *Registrar em cartório os contratos de cada série |
− | * Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição | + | *Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição |
− | === Ultramax === | + | ===Ultramax=== |
− | * Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil | + | *Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil |
− | ** Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro" | + | **Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro" |
− | * Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão. | + | *Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão. |
− | * Liberar o módulo de documento digital | + | *Liberar o módulo de documento digital |
− | === Instituição === | + | ===Instituição=== |
− | * Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital | + | *Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital |
− | * Configurar permissões de testemunhas | + | *Configurar permissões de testemunhas |
− | * Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas | + | *Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas |
− | * No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos | + | *No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos |
− | === Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno === | + | ===Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno=== |
− | * Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais | + | *Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais |
− | * Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo (link para o Wiki de instruções para iniciar o período letivo) | + | *Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo (link para o Wiki de instruções para iniciar o período letivo) |
− | * Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo | + | *Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo |
− | === Portal do aluno === | + | ===Portal do aluno=== |
− | * Realizando a matrícula (link para o wiki se existir, se não existir, criar) | + | *Realizando a matrícula (link para o wiki se existir, se não existir, criar) |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura | + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura |
− | ** | + | **Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital |
− | ** Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos | + | **Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos |
− | === Desistência === | + | ===Desistência=== |
Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos. | Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos. | ||
− | * Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência | + | *Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência |
− | === Administrativo === | + | ===Administrativo=== |
− | * Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas | + | *Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas |
− | ** O sistema também exibe alerta na tela inicial | + | **O sistema também exibe alerta na tela inicial |
− | ** Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha" | + | **Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha" |
− | ** Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha | + | **Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha |
− | === Efetivando a matrícula === | + | ===Efetivando a matrícula=== |
− | * Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado". | + | *Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado". |
− | * Ativar as matrículas | + | *Ativar as matrículas |
− | * Gerar demais procedimentos internos da instituição | + | *Gerar demais procedimentos internos da instituição |
− | == Adendos e outros documentos para assinatura digital == | + | == Ficha de inscrição para novos alunos == |
+ | |||
+ | === Instituição === | ||
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+ | * Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações | ||
+ | ** Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição) | ||
+ | * Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro | ||
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+ | === Alunos === | ||
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+ | * Acessam o link /gestaoescolar/precadastro | ||
+ | ** Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro | ||
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+ | === Instituição === | ||
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+ | * Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transforma o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula | ||
+ | * Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual | ||
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+ | ==Adendos e outros documentos para assinatura digital== | ||
Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | ||
− | * Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF. | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF. |
− | * Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | + | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo |
− | * Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado | + | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado |
− | ** Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar |
− | * Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento | + | *Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento |
− | ** Responsável lê o PDF e clica em assinar. | + | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento | + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento |
− | == Desistência após 7 dias == | + | ==Desistência após 7 dias== |
Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento. | Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento. | ||
− | === Instituição === | + | ===Instituição=== |
− | * Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF. | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF. |
− | * Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | + | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo |
− | * Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato | + | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato |
− | ** Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar. | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar. |
− | ** Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato | + | **Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato |
− | ** Responsável lê o PDF e clica em assinar. | + | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato | + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato |
− | == Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais == | + | ==Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais== |
− | * Instituicão acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como: | + | *Instituicão acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como: |
− | ** Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha | + | **Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha |
− | ** Filtro por documentos assinados no período | + | **Filtro por documentos assinados no período |
− | ** Desistências no período | + | **Desistências no período |
− | == Entendendo a assinatura digital enviada == | + | ==Entendendo a assinatura digital enviada== |
[[Arquivo:DocumentoDigitalAssinatura.png|miniaturadaimagem|860x860px]] | [[Arquivo:DocumentoDigitalAssinatura.png|miniaturadaimagem|860x860px]] | ||
Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações. | Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações. | ||
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O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash [https://pt.wikipedia.org/wiki/SHA-1 SHA-1] (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas. | O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash [https://pt.wikipedia.org/wiki/SHA-1 SHA-1] (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas. | ||
− | === Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo === | + | ===Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo=== |
Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/ | Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/ | ||
Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o [https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5] gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura. | Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o [https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5] gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura. | ||
[[Category:GestaoEscolar]] | [[Category:GestaoEscolar]] |
Edição das 02h46min de 8 de agosto de 2019
Introdução
Pré requisitos e fluxo de funcionamento
Instituição
- Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis)
- Registrar em cartório os contratos de cada série
- Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição
Ultramax
- Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil
- Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro"
- Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão.
- Liberar o módulo de documento digital
Instituição
- Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital
- Configurar permissões de testemunhas
- Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas
- No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos
Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno
- Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais
- Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo (link para o Wiki de instruções para iniciar o período letivo)
- Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo
Portal do aluno
- Realizando a matrícula (link para o wiki se existir, se não existir, criar)
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura
- Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital
- Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos
Desistência
Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência
Administrativo
- Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
- O sistema também exibe alerta na tela inicial
- Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
- Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha
Efetivando a matrícula
- Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
- Ativar as matrículas
- Gerar demais procedimentos internos da instituição
Ficha de inscrição para novos alunos
Instituição
- Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações
- Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição)
- Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro
Alunos
- Acessam o link /gestaoescolar/precadastro
- Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro
Instituição
- Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transforma o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula
- Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual
Adendos e outros documentos para assinatura digital
Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.
- Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF.
- Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
- Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
- Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
- Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
- Responsável lê o PDF e clica em assinar.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento
Desistência após 7 dias
Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento.
Instituição
- Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF.
- Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
- Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
- Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar.
- Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
- Responsável lê o PDF e clica em assinar.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato
Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais
- Instituicão acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
- Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha
- Filtro por documentos assinados no período
- Desistências no período
Entendendo a assinatura digital enviada
Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.
O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.
O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-1 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.
Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo
Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/
Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.