Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar

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Introdução

Pré requisitos e fluxo de funcionamento

Instituição

  • Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis)
  • Registrar em cartório os contratos de cada série
  • Enviar o termo de aceite para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição

Ultramax

  • Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil
  • Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão.
  • Liberar o módulo de documento digital

Instituição

Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno

Portal do aluno

Desistência

Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.

  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência

Administrativo

  • Testemunhas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
    • O sistema também exibe alerta na tela inicial
    • Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
    • Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha

Efetivando a matrícula

  • Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
  • Ativar as matrículas
  • Gerar demais procedimentos internos da instituição

Ficha de inscrição para novos alunos

Instituição

  • Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações
    • Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição)
  • Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro

Alunos

  • Acessam o link /gestaoescolar/precadastro
    • Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro

Instituição

  • Acesso o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula
  • Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual

Adendos e outros documentos para assinatura digital

Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.

  • Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
    • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
  • Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
    • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
    • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento

Desistência após 7 dias

Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento.

Instituição

  • Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
  • Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
  • Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
    • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
    • Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
    • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
    • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato

Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais

  • Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
    • Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha
    • Filtro por documentos assinados no período
    • Desistências no período

Entendendo a assinatura digital enviada

DocumentoDigitalAssinatura.png

Ao lado temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.

O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.

O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-1 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.

Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo

Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/

Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.