Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar

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Revisão de 14h36min de 9 de agosto de 2019 por Ultramax (discussão | contribs)
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Introdução

Signature.png

A ideia geral, é a instituição não precisar emitir um contrato individual para cada aluno, e o aluno/responsável ter que assinar e entregar pessoalmente na instituição.

A instituição deverá elaborar um contrato "genérico" (que pode ser por curso ou por série), registrar em cartório, e disponibilizar, através do sistema, para os alunos/resp. lerem e fazerem a assinatura digital.

Tudo isso sem usar outros sistemas ou aplicativos, já está tudo integrado no Ultramax Gestão Escolar, e integrado com o processo de matrícula e financeiro que você já está acostumado. Mais praticidade para todos!

Facilitando também o dia a dia dos alunos/responsáveis.

Caso precise gerar adendos com os planos de pagamento/descontos, você também poderá gerar um documento para um aluno específico, com os valores dele, e disponibilizar para ele assinar digitalmente no Portal do Aluno, sem precisar registrar em cartório.

E não se preocupe, só de você criar o documento específico, o sistema já envia um e-mail e uma notificação no app para o responsável orientando como assinar no Portal.

Segurança

O Ultramax Gestão Escolar irá manter armazenado por, no mínimo, 5 anos os contratos e as informações das assinaturas digitais. Onde a instituição e os responsáveis poderão acessar essas informações.

Obs. 1: Todas as informações de acesso ao sistema Ultramax, assim como usuário, senha e assinatura digital, são enviadas de forma segura (Site Seguro - Protocolo HTTPS)

Obs. 2: Backups: Para as instituições que possuem contratada a hospedagem do sistema com a Ultramax, nós (Ultramax) mantemos backups diários em 3 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, assim como redundâncias instantâneas em 2 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, ou seja, as suas informações estão seguras.

Por favor, ler atentamente este documento antes de habilitar o funcionamento da assinatura digital. Todas as informações abaixo são de extrema importância para entender o processo e fluxo de funcionamento.

Pré requisitos e fluxo de funcionamento

Instituição

  • Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) e o fluxo de funcionamento (este manual)
  • Registrar em cartório os contratos de cada curso ou série
  • Enviar o termo de aceite, por e-mail (suporte@ultramax.com.br) ou pela abertura de chamado (menu: Sistema -> Abrir chamado técnico/solicitação), para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição

Ultramax

  • Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil (caso ainda não esteja usando)
  • Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão
  • Validar que o módulo de envio de e-mail da instituição está habilitado e com o endereço de e-mail/senha correto
  • Liberar o módulo de documento digital

Instituição

Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno

Portal do aluno

Desistência até 7 dias

Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.

  • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência

Administrativo

  • Se for configurado para ter testemunhas da instituição, elas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
    • O sistema também exibe alerta na tela inicial
    • Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
    • Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha

Efetivando a matrícula

  • Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
  • Ativar as matrículas
  • Gerar demais procedimentos internos da instituição
    DocumentoDigitalGerenciar.png

Ficha de inscrição para NOVOS ALUNOS

Instituição

Para a assinatura digital ser válida, o aluno precisa ter um login e senha no Portal do Aluno, com isso, a assinatura do contrato não poderá ser logo no preenchimento da matrícula.

  • Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações
    • Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição)
  • Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro

Alunos

  • Acessam o link /gestaoescolar/precadastro
    • Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro

Instituição

  • Acessar o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula
  • Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual

Adendos e outros documentos para assinatura digital

Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.

  • Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
    • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
  • Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
    • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
    • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento

Desistência após 7 dias

Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento ou outro meio de comunicação com a instituição.

Instituição

  • Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
  • Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
  • Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
    • Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
    • Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
    • Responsável lê o PDF e clica em assinar.
    • Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato

Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais

  • Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
    • Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha da instituição
    • Filtro por documentos assinados no período
    • Desistências no período

Entendendo a assinatura digital enviada

Na imagem abaixo temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.

O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.

O quadro azul, mostra que o texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-512 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.

Signature2.png

Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo

Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/

Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.