Gestão Escolar - Gerenciamento de novas matrículas

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Introdução

Neste manual explicamos como configurar e usar o gerenciamento de matrículas para você acompanhar a situação detalhada de cada matrícula, ou seja, saber se falta o aluno entregar algum documento, falta a tesouraria enviar a remessa para o banco, falta a assinatura do contrato (tanto assinatura digital ou presencial/papel) e diversos outros status que iremos mostrar abaixo.

Status que o sistema irá analisar/calcular

O sistema irá avaliar o status dos alunos na ordem abaixo, analisando uma coisa de cada vez e no status que tiver alguma divergência irá exigir o motivo e marcar a matrícula com sendo nesse status, por exemplo, veja que abaixo o primeiro status é "Pagamento atrasado", então se o aluno está com alguma inadimplência antiga ou se ele fez a pré-matrícula mas não pagou a primeira parcela da anuidade ou valor da matrícula por exemplo, ele irá ficar marcado com o status "Pagamento atrasado".

Quando o aluno pagar então ele sai do status "Pagamento atrasado" e irá ficar com o próximo status que é o "Documento pendente", e assim por diante até ficar com o status "Matriculado".

Ordem de análise da situação de cada matrícula
Status Descrição
Aluno não irá renovar a matrícula A matrícula foi marcada pelo aluno, atráves do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período
Cancelado A matrícula foi cancelada pela área administrativa
Documento pendente A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série
Envio remessa pendente A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco
Tudo pronto, falta efetivação da matrícula A matrícula está pronta para efetivação
Matriculado A matrícula foi efetivada
Pagamento atrasado A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso
Falta gerar financeiro do aluno A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente
Pagamento pendente A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do ínico do curso (Ex: taxa de matrícula)
Documento digital não assinado pelo responsável do aluno A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente

Tabela de statusImagetabe1.png

Detalhamento de cada item:

Documento Pendente: (A matrícula tem uma pendência referente a um documento obrigatório e impeditivo exigido pela série)
Financeiro Incompleto: (A matrícula deveria ter gerado movimentos financeiros de acordo com a configuração da série. Verifique se todo o financeiro do aluno está lançado corretamente)
Confirmação de recebimento de remessa pendentes: (A matrícula tem boletos gerados que deveriam estar integrados com o respectivo banco)
Pagamento Atrasado: (A matrícula tem um ou mais movimentos financeiros em atraso)
Imageico5.png
Pagamento Pendente: (A matrícula tem pendências de pagamento financeiros que devem ser efetivados antes do inicio do curso (Ex: taxa de matrícula))
Documento digital não assinado pelo responsável financeiro: (A matrícula tem pendências de assinatura do documento digital pelo responsável ou entrega de documento equivalente)
Imageico7.png
Aluno não irá renovar a matricula: (A matrícula foi marcada pelo aluno, através do portal, como sem intenção de continuar o curso para o próximo período)
Imageico8.png
Cancelado: (A matrícula foi cancelada pela área administrativa)
Imageico9.png
Matriculado: (A matrícula foi efetivada)
Tudo pronto para efetivação da matricula: (A matrícula está pronta para efetivação)

Pré-requisitos de configuração

Para o sistema ter como avaliar cada situação acima, são necessárias algumas configurações. Abaixo iremos mostrar como fazer cada uma delas.

Documento pendente

ImageMat3.png

No cadastro de séries, menu Tabelas -> Séries, já existe uma forma de configurar os documentos exigidos, mas como podem existir documentos que são exigidos mas não são impeditivos de fazer a matrícula, o sistema precisa entender qual é qual, por exemplo, o CPF do responsável financeiro é obrigatório e impeditivo, ou seja, sem ele não pode prosseguir com a matrícula.

Uma cópia da carteirinha de vacinação ou diploma do curso anterior pode ser exigido mas não impeditivo de começar o processo de matrícula, nesse caso o documento é obrigatório mas não impeditivo.

Veja no link abaixo como configurar os documentos exigidos e impeditivos:

GE 001 003 - Tutorial para configuração dos documentos exigidos na matrícula

Linkar documento referente ao contrato

Acesse o menu Sistema > Configuração

Imagemat1.png

Na aba Alunos/ Matrícula no campo tipo de documento referente ao contrato selecione o tipo de documento que estão usando para controlar quais alunos já assinaram o contrato.

ImageMat2.png