UltraCard - Como usar o portal da empresa conveniada
Introdução
Este tutorial mostrará como a Empresa poderá acessar e cadastrar funcionários e dependentes no convênio, definir limite de compras, consultar débitos de demais informações.
Para a Empresa ter acesso ao cadastros de funcionários, limites e consultas precisará solicitar à administradora do convênio a senha de acesso. Também será enviado pela administradora um link para acesso.
Cadastrar Funcionário
Para cadastrar um funcionário logo após o login na área da empresa na tela inicial clique na opção CADASTRAR FUNCIONÁRIO conforme imagem abaixo:
Em seguida digite as informações do cliente:
(as informações seguidas de um asterisco* vermelho são de preenchimento obrigatório, as demais opcional)
- ESTABELECIMENTO - Qual estabelecimento desta empresa o cliente pertence.
- NOME - Nome do Cliente.
- Nº MATRÍCULA - Número da matrícula do cliente.
- COMPLEMENTO DA MATRICULA - Campo opcional para caso precisar complementar o número de matrícula no layout de fechamento
- DATA DE NASCIMENTO - Data de Nascimento do cliente, campo Opcional.
- SEXO - Masculino / Feminino.
Configurar Limites
Limite Geral / Padrão
Limite Geral / Padrão é o limite da Empresa para todos os funcionários em geral, onde o valor definido será o limite de compras para todos que não tenham um limite específico informado em seu cadastro.
Para configurar este limite clique no botão OPÇÕES DE LIMITE na tela inicial conforme abaixo:
Será aberto uma nova tela para informar qual o limite Geral da empresa para todos os funcionários em cada tipo de Prestador de Serviços, podendo informar 1 ou mais prestadores, em seguida clique no botão GRAVAR para confirmar o limite informado:
Limite do Funcionário
Você também pode cadastrar um limite individual por funcionário, para isto localize o funcionário pelo nome ou matrícula na tela inicial conforme abaixo:
Após localizar, clique no nome do funcionário que deseja inserir um limite individual:
Será aberto a seguinte tela, clique no botão OPÇÕES DE LIMITE:
Nesta tela você pode inserir o limite individual para o funcionário em cada tipo de prestador de serviço caso tenha mais do que um, lembrando que o valor informado é o limite total para cada tipo de serviço para este funcionário. Em seguida clique em GRAVAR para confirmar.
Cadastro de Dependentes
Na tela inicial clique no opção CADASTRAR DEPENDENTE conforme abaixo:
Será aberto a tela para inserir as informações do TITULAR.
Após inserir o Estabelecimento e matrícula do titular é só cadastrar o dependente normalmente e clicar em GRAVAR.
Consultando Débito / Extrato por Funcionário
Visualizar extrato
Na tela inicial, localize o funcionário pelo nome ou matrícula:
Na tela seguinte clique em EXTRATO:
Será aberto a tela onde você poderá inserir nos filtros o período, matricula e estabelecimento que deseja visualizar. Também é possível visualizar a foto do cupom fiscal e os produtos ao clicar na opção desejada na tela do funcionário conforme mostra a imagem abaixo:
Visualizar débito pendente
Na tela inicial localize o funcionário:
Na tela seguinte clique em DÉBITO:
Será aberto a tela informando os débitos do funcionário e outras informações como status, data e em qual prestador de serviços foi realizado:
Bloqueio de Funcionário
Como BLOQUEAR funcionário
Localize o funcionário na tela inicial pelo nome ou matrícula:
Ao localizar o funcionário clique em BLOQUEAR:
Será apresentado a seguinte mensagem de confirmação, podendo ser impressa caso necessário:
Demissão de funcionário
Como DEMITIR funcionario
Localize o funcionário na tela inicial pelo nome ou matricula:
Em seguida clique em DEMITIR:
Será apresentado a tela de débitos do funcionário para conferência, podendo imprimir os débitos pendentes do funcionário caso existam, e para confirmar a demissão clique no botão DEMITIR:
Reativação de funcionário
Como ATIVAR funcionário BLOQUEADO
Localize o funcionário na tela inicial com o nome ou matrícula:
Após localizar se ele estiver com status BLOQUEADO haverá um botão no inicio para ATIVAR o cadastro, clique nele e será reativado:
Como ATIVAR funcionário DEMITIDO
No caso de demissão será necessário entrar em contato com a administradora de convênio e solicitar para reativar o cadastro.
Caso preferir você pode cadastrar novamente o funcionário com outra matrícula, mantendo o outro cadastro inativado devido à demissão anterior.
Documentos disponíveis
Para visualizar os documentos disponibilizados pela administradora, na tela inicial clique em DOCUMENTOS DISPONÍVEIS:
Será aberto a seguinte tela separada por períodos e documentos disponibilizados em cada um deles, clique na coluna de OPÇÕES para visualizar o documento desejado:
Relatório de fechamento
Ao clicar em VISUALIZAR será aberto um relatório de fechamento onde consta em determinado período os valores para cada funcionário e ao final o total de notas emitidas e o valor total:
Segue abaixo um modelo de um relatório de fechamento disponibilizado:
Layout de Folha de Pagamento
Aqui a administradora pode disponibilizar um arquivo em Excel ou TXT contendo os funcionários e despesas de cada um. Dessa forma a empresa conveniada pode baixar o arquivo e importar no sistema de RH sem precisa digitar manualmente as despesas de cada um.
Para baixar o arquivo clique em VISUALIZAR.
Caso não apareça pra você essa opção, entrar em contato com a administradora e solicitar.
Boleto
Também é possível para administradora disponibilizar o boleto nesta tela, para baixar o boleto basta clicar em BAIXAR ARQUIVO:
Alterar Senha
Caso necessário você pode alterar sua senha de acesso.
Realize o acesso utilizando a senha atual, em seguida na tela inicial clique em ALTERAR SENHA e crie sua nova senha:
