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− | GE 004 005- Tutorial de Configuração e Uso do Chat com os Alunos
| + | ==Introdução== |
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| Essa função habilita um chat na área do aluno com grupos pré-definidos de colaboradores no colégio como, por exemplo, '''Coordenação, Financeiro e etc'''. | | Essa função habilita um chat na área do aluno com grupos pré-definidos de colaboradores no colégio como, por exemplo, '''Coordenação, Financeiro e etc'''. |
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| '''OBS:''' Essa função está disponível em um módulo individual do sistema para consultar se você possui esse modulo ou se tiver interesse entre em contato com a Ultramax. (suporte@ultramax.com.br) | | '''OBS:''' Essa função está disponível em um módulo individual do sistema para consultar se você possui esse modulo ou se tiver interesse entre em contato com a Ultramax. (suporte@ultramax.com.br) |
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− | Primeiramente é preciso configurar no menu '''Tabelas > Grupos de Chat''' quais colaboradores fazem parte de cada grupo. | + | Primeiramente é preciso configurar no menu '''Tabelas > Grupos de recebimento de mensagens com alunos''' quais colaboradores fazem parte de cada grupo. |
− | [[Arquivo:004005Image1.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo.png|centro|1000x1000px]] |
− | Para incluir um novo Grupo clique no botão novo: | + | Para incluir um novo Grupo clique no botão novo: |
− | [[Arquivo:004005Image2.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo2.png|centro|1004x1004px]] |
| Nessa tela devem ser cadastrados os colaboradores que fazem parte de cada grupo, por exemplo, pode ser criado um grupo '''Coordenação''' e nele incluídas todas as pessoas que fazem | | Nessa tela devem ser cadastrados os colaboradores que fazem parte de cada grupo, por exemplo, pode ser criado um grupo '''Coordenação''' e nele incluídas todas as pessoas que fazem |
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| parte desse grupo, quando um aluno enviar uma mensagem pela área do aluno ao grupo '''Coordenação''', todos os colaboradores que fazem parte desse grupo receberão o e-mail informando a nova mensagem. | | parte desse grupo, quando um aluno enviar uma mensagem pela área do aluno ao grupo '''Coordenação''', todos os colaboradores que fazem parte desse grupo receberão o e-mail informando a nova mensagem. |
− | [[Arquivo:004005Image3.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo3.png|centro|1000x1000px]] |
| Preencha a '''Descrição interna''' que será o nome atribuído a esse grupo internamente no sistema, os grupos cadastrados podem ser diversos, por exemplo, se os colaboradores da Coordenação do fundamental I e Fundamental II forem colaboradores diferentes, você pode cadastrar 2 grupos um com descrição interna Coordenação Fund I e outro Coordenação Fund II, assim quando for atribuir esse grupo as turmas cada aluno terá acesso ao grupo de colaboradores correto. | | Preencha a '''Descrição interna''' que será o nome atribuído a esse grupo internamente no sistema, os grupos cadastrados podem ser diversos, por exemplo, se os colaboradores da Coordenação do fundamental I e Fundamental II forem colaboradores diferentes, você pode cadastrar 2 grupos um com descrição interna Coordenação Fund I e outro Coordenação Fund II, assim quando for atribuir esse grupo as turmas cada aluno terá acesso ao grupo de colaboradores correto. |
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| Depois de criados os grupos, o próximo passo é definir nas séries quais grupos estarão disponíveis para os alunos, para isso acesse o menu '''Tabelas > Séries :''' | | Depois de criados os grupos, o próximo passo é definir nas séries quais grupos estarão disponíveis para os alunos, para isso acesse o menu '''Tabelas > Séries :''' |
− | [[Arquivo:004005Image4.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo4.png|centro|1000x1000px]] |
| Clique sobre a série que deseja configurar: | | Clique sobre a série que deseja configurar: |
− | [[Arquivo:004005Image5.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo5.png|centro|1000x1000px]] |
| Na aba '''Chat''', arreste para tabela da direita os grupos que devem ficar disponíveis na área do aluno para essa série: | | Na aba '''Chat''', arreste para tabela da direita os grupos que devem ficar disponíveis na área do aluno para essa série: |
− | [[Arquivo:004005Image6.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo6.png|centro|1000x1000px]] |
− | Para salvar as alterações clique em '''Alterar.''' | + | Para salvar as alterações clique em '''Alterar.''' |
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| + | ==Acesso ao chat/abertura de protocolo pelo Portal do Aluno== |
| + | Na área do aluno e dos pais, agora será possível abrir chat com número de protocolo, para abrir o chat com protocolo estará disponível a opção '''Mensagens.''' |
| + | [[Arquivo:Chatantigo7.png|centro|1000x1000px]] |
| + | Nessa tela o aluno poderia selecionar no topo para qual grupo ele deseja enviar a mensagem, aparecerão todos os grupos que o aluno tem acesso e por exemplo poderá enviar para o grupo “Coordenação”. |
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| + | Para abrir o chat/protocolo clicar no botão '''"nova mensagem" e selecionar o grupo.''' |
| + | [[Arquivo:Chatantigo32.png|centro]] |
| + | [[Arquivo:Chatantigo8.png|centro|791x791px]]Também poderão ver os concluídos, mas não poderão mais enviar mensagens nos protocolos já concluídos. |
| + | [[Arquivo:Chatantigo29.png|centro]] |
| + | No portal do aluno também será possível enviar anexos: |
| + | [[Arquivo:Chatantigo30.png|centro]] |
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| + | ==Acesso ao chat/abertura de protocolos pela área do colaborador== |
| + | Uma notificação da mensagem enviada pelo aluno será enviada aos colaboradores desse grupo por e-mail e por push no App para smartphone, para responderem o aluno basta acessar a ficha do aluno no sistema, em '''Sec.''' e clicar no botão '''Mensagem.''' |
| + | Agora nesse módulo também haverá a abertura de protocolos, funcionará da seguinte forma: |
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− | Na área do aluno e dos pais, eles terão disponível a opção '''Chat:''' | + | Na '''ficha do aluno, em secretaria > mensagens,''' onde é aberta a tela de mensagens pelo administrativo vão aparecer os protocolos em aberto por padrão e se quiser há também como visualizar os protocolos já encerrados. |
− | [[Arquivo:004005Image7.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo31.png|centro]] |
− | Nessa tela o aluno poderia selecionar no topo para qual grupo ele deseja enviar a mensagem, no exemplo selecionei o “Coordenação”, mas aparecerão todos os grupos que o aluno tem acesso.
| + | Se quiser verificar os protocolos já concluídos terá que marcar a opção '''"exibir concluídos".''' |
− | [[Arquivo:004005Image8.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo20.png|centro]] |
− | Uma notificação da mensagem enviada pelo aluno será enviada aos colaboradores desse grupo por e-mail e por push no App para smartphone, para responderem o aluno basta acessar a ficha do aluno no sistema e clicar no botão '''Chat.'''
| + | Se for um protocolo encerrado não deixará enviar mais mensagens, mas '''será possível reabrir se necessário''' para enviar novas mensagens e anexos. |
− | [[Arquivo:004005Image9.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo21.png|centro]] |
− | O colaborador poderá escolher um dos grupos que ele faz parte, e visualizar e responder as mensagens enviadas por esse aluno nesse grupo.
| + | [[Arquivo:Chatantigo23.png|centro]] |
| + | Caso o colaborador desejar abrir um novo protocolo, ele poderá escolher um dos grupos que ele faz parte, e visualizar e responder as mensagens enviadas por esse aluno nesse grupo. |
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| As mensagens irão para os pais, aluno e responsável por e-mail e também por push no App para smartphone. | | As mensagens irão para os pais, aluno e responsável por e-mail e também por push no App para smartphone. |
− | [[Arquivo:004005Image10.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo11.png|centro]] |
− | Quando houverem mensagens enviadas e não lidas o alerta abaixo aparecerá na tela inicial do sistema '''“Existem mensagens enviadas por alunos que ainda não foram lidas. Clique no menu Cadastros -> Mensagens de alunos não lidas”''' | + | As notificações aparecerão como no exemplo abaixo: |
− | [[Arquivo:004005Image11.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo24.png|centro]] |
− | Você pode visualizar essa informação no menu '''Cadastros -> Mensagens de alunos não lidas''' | + | |
− | [[Arquivo:004005Image12.png|centro]] | + | == Colaborador vendo as mensagens não lidas/respondidas e protocolos em aberto == |
| + | Quando houverem mensagens enviadas e não lidas o alerta abaixo aparecerá na tela inicial do sistema '''“Existem mensagens enviadas por alunos que ainda não foram lidas. Clique no menu Cadastros -> Mensagens > de alunos não lidas/respondidas”''' |
| + | [[Arquivo:Chatantigo13.png|centro|1000x1000px]] |
| + | Você pode visualizar essa informação no menu '''Cadastros > Mensagens > de alunos não lidas/respondidas''' |
| + | [[Arquivo:Chatantigo12.png|centro|1000x1000px]] |
| Nessa tela você pode filtrar as mensagens por um grupo de chat especifico ou por curso, após clique em '''Atualizar''' para exibir em tela as mensagens ainda não lidas, e caso queira clique no botão responder da respectiva mensagem para responde-la | | Nessa tela você pode filtrar as mensagens por um grupo de chat especifico ou por curso, após clique em '''Atualizar''' para exibir em tela as mensagens ainda não lidas, e caso queira clique no botão responder da respectiva mensagem para responde-la |
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| '''OBS:''' Após clicar em responder a mensagem será considerada como lida e não aparecerá mais para visualização nessa tela, caso necessário enviar uma nova mensagem faça o mesmo procedimento orientado para responder direto no cadastro do aluno. | | '''OBS:''' Após clicar em responder a mensagem será considerada como lida e não aparecerá mais para visualização nessa tela, caso necessário enviar uma nova mensagem faça o mesmo procedimento orientado para responder direto no cadastro do aluno. |
− | [[Arquivo:004005Image13.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo14.png|centro|1000x1000px]] |
− | Também é possível realizar uma auditoria das mensagens que estão sendo enviadas tanto pelos alunos tanto quanto pelos grupos configurados, para verificar se ainda restam mensagens não respondidas, para isso foi criado o '''Relatório 001.004.001 - Listagem de auditoria das mensagens trocadas entre alunos e coloaboradores''' que está disponível no menu Relatórios > Relatórios Diversos > Dentro da pasta '''001.004.Mensagens com alunos/chat''' ''' ''' | + | Na tela '''cadastros > mensagens > de alunos não lidas/respondidas''' também terá a opção de ver '''“Protocolos em aberto”,''' como no exemplo abaixo: |
− | [[Arquivo:004005Image14.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo26.png|centro]] |
− | [[Arquivo:004005Image15.png|centro]] | + | Nos protocolos em aberto será possível responder, anexar e encerrar. |
− | Essa listagem exibe os últimos 7 dias de mensagens, agrupando por alunos em ordem crescente de data da criação da mensagem Para visualizar todas as mensagens no período o usuário deve ter acesso total ou Relatórios - Secretária - Auditoria mensagens na permissão Caso o usuário não tenha os acessos mas esteja ligado ao grupo de chat da mensagem ele conseguirá ver aquelas mensagens especificas. | + | [[Arquivo:Chatantigo27.png|centro]] |
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| + | ==Relatórios== |
| + | Também é possível realizar uma auditoria das mensagens que estão sendo enviadas tanto pelos alunos tanto quanto pelos grupos configurados, para verificar se ainda restam mensagens não respondidas, para isso foi criado o '''Relatório 001.004.001 - Listagem de auditoria das mensagens trocadas entre alunos e colaboradores''' que está disponível no menu '''Relatórios > Relatórios Diversos >''' Dentro da pasta '''001.004.Mensagens com alunos/chat''' ''' ''' |
| + | [[Arquivo:Chatantigo16.png|centro|1000x1000px]] |
| + | [[Arquivo:Chatantigo17.png|centro|1000x1000px]] |
| + | Essa listagem exibe os últimos 7 dias de mensagens, agrupando por alunos em ordem crescente de data da criação da mensagem para visualizar todas as mensagens no período o usuário deve ter '''acesso total ou Relatórios - Secretária - Auditoria mensagens''' na permissão. |
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| + | Caso o usuário não tenha os acessos mas esteja ligado ao grupo de chat da mensagem ele conseguirá ver aquelas mensagens especificas. |
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| Para visualizar o relatório basta clicar em '''Visualizar Agora''' | | Para visualizar o relatório basta clicar em '''Visualizar Agora''' |
− | [[Arquivo:004005Image16.png|centro]] | + | [[Arquivo:Chatantigo18.png|centro|1000x1000px]] |
| [[Category:GestaoEscolar]] | | [[Category:GestaoEscolar]] |
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