GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet

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Rematrícula pelo Portal do Aluno com contrato digital

Regras para que o aluno possa fazer a Rematrícula On-line

- A Rematricula deve estar configurada no ano seguinte (No caso se você está em 2019, a rematrícula tem que estar configurada para o período letivo de 2020)

- Datas da rematrícula devem estar configuradas no período correto.

- Se usar configuração de Senha por Perfil, acessar como Responsável Financeiro

- Se usar Configuração Não por perfil (Configuração Padrão) o aluno deve ter acesso ou acessar com a senha dos pais.

- O aluno não pode possuir pendência financeira, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematricula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência financeira se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.

- O aluno não pode possuir pendência documento digital associado a ele sem ao menos uma assinatura de contrato feita, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematrícula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência de assinatura do contrato digital se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.

- No cadastro de Séries no menu Tabela > Séries, no campo "Sequencia da serie no curso", deve estar tudo na ordem correta tanto no ano atual (2019) e no posterior (2020 no caso) para o sistema direcionar corretamente o aluno para a próxima série.

Caso algum desses requisitos não seja cumprido o botão de rematricula não aparecerá no portal desse aluno.

Criar Novo Período Letivo

           O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.

A.   Selecione o menu TABELAS;

B.   Clicar no ícone PERÍODOS LETIVOS;

C.   Clicar no botão NOVO;

D.   No campo DESCRIÇÃO (1) coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;

E.   No campo DATA DE INÍCIO (2) digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;

F.    No campo DATA DE TÉRMINO (3)  digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;

G.   Clicar no botão INCLUIR (4);

H.   Selecione o período letivo criado (1);

I.    Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO (2);

> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:

a.   Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas (1) ;

b.   Selecione o período a ser importado (copiado) (2) (Período letivo anterior);

c.   Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (3) (Período letivo destino para onde deseja copiar a estrutura de séries e turmas);

d.  Clique no botão Copiar Série e Turmas.

Configurar Matrícula

           Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo:

A.   Selecione a unidade e o novo período letivo (o qual será disponibilizado para matrícula);

B.  Clique no menu TABELAS ;

C.   Selecione o ícone SÉRIES;

D.   clique no link MATRÍCULA (ALUNOS);

> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:

a. Digite nas caixas de texto a DATA INICIAL (1) e a DATA FINAL (2) do período de matrícula;

b. No campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até essa data(3) você pode definir uma data limite para os alunos consultarem o status da rematrícula online, caso queira deixar liberado indefinidamente deixe o campo em branco.

c.   Caso deseje disponibilizar a ficha de matrícula, saúde e/ou outro documento (contrato e etc), assinale EMITIR FICHA DE MATRÍCULA/SAÚDE (4). Os documentos ficarão disponíveis no final do processo de matrícula para fazerem download ou imprimirem;

d. Marque o campo Permitir o aluno atualizar dados pessoais (5) caso deseje que os alunos possam atualizar seus dados pessoais durante a rematrícula conforme o exemplo abaixo:

f. Marque o campo Permitir o aluno atualizar a ficha de saúde (6) caso deseje que os alunos possam atualizar seus dados referentes a saúde durante a rematrícula conforme o exemplo abaixo:

g. No campo Permite o envio de documentos pessoais (7) marque essa opção caso deseje que os alunos/ responsáveis enviem os documentos obrigatório para matricula durante o processo de matrícula conforme o exemplo abaixo:

OBS: Veja nesse Vídeo como configurar os documentos obrigatórios para matricula\

OBS2:Caso queira que o aluno não consiga finalizar a matricula online caso não anexe um documento na série, na configuração do documento marque a opção abaixo:

h. Na opção rematrícula automaticamente nos cursos associados/extras (8) marque caso utilize o módulo extra de cursos associados, caso não utilize mantenha a opção desmarcada.

i.   em DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA clique no "+" para abrir os documentos diversos e selecione os desejados para disponibilizar para esta matricula;

j. em Define o termo para o termo de aceite clique no "+" para abrir campo aonde pode digitar um termo de aceite que o aluno/responsável precisa concordar.

k.   Esse próximo campo não é obrigatório, mas se desejar limitar o número de matrículas para essa série, é nesse campo LIMITE DE ALUNOS (9) que deve informar a quantidade máxima;

l.   Na opção REPLICAR PARA AS DEMAIS SÉRIES DO CURSO (10),se selecionado SIM todas as configurações criadas serão aproveitadas para as demais séries, caso contrário, todas as configurações devem ser feitas individualmente;

m.    Após feito as configurações necessárias clique em ALTERAR (11) para gravar;

OBSERVAÇÃO: caso você tenha selecionado a opção SIM no item (e), e as informações financeiras das séries sejam diferentes, basta entrar no link da MATRICULA (ALUNOS) e editar apenas os dados financeiros.

Liberar acesso as informações da rematrícula

Para liberar o acesso após a conclusão da pré-matrícula deve ser preenchida a data do campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até esta data:, assim eles conseguirão acessar pelo acesso na Rematrícula no feed do aluno(Rematrícula solicitada, clique para mais detalhes).

Rematrícula on-line com Termo de Aceite

Para configurar a rematrícula online com o termo de aceite apenas é necessário configurar o texto que você gostaria que aparecesse na efetivação da rematrícula para o aluno/responsável concordar.

A configuração desse texto é feita na mesma tela da configuração da matricula.:

TABELAS > SÉRIES > MATRICULAS (ALUNOS) da série que você deseja configurar, e digitar no campo Define o texto para o termo de aceite(como na imagem abaixo)

Para salvar clique em Alterar(7), como indicado no item (f).

Configurações para a Área do Aluno

           Depois de realizar as configurações da Matricula, o aluno poderá realiza-la acessando a sua área.

A. Clique em MATRICULAS ABERTAS, CLIQUE AQUI

B. Abrirá uma tela onde o aluno visualizar a matricula atual e ao lado, qual ele se matriculará. Clique no botão Clique aqui para fazer a matrícula

C. Nesta tela aparecerá uma mensagem que pode ser editada para qual mensagem desejar que o aluno visualize neste momento. Selecione um e-mail para poder avançar para os próximos passos. OBS: Lembrando que os passos mudarão baseados nas configurações que você fez anteriormente

Para editar esta mensagem acesso o gestão, em SISTEMA > CONFIGURAÇÃO

Depois seleciona a aba ALUNOS/MATRICULA, redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela

D. No próximo passo confirme as informações em seguida clique em EFETIVAR MATRICULA

Se o Texto do Termo de Aceite estiver configurado na configuração da série, a efetivação da rematrícula aparecerá assim:

Caso tenha o contrato digital habilitado:

E. Na parte final terá uma nova mensagem que poderá ser personalizada para o aluno e logo abaixo aparecerá os DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA que selecionou anteriormente já com as informações do aluno preenchidos.

Para personalizar esta mensagem acesse no gestão SISTEMA > CONFIGURAÇÃO, na aba ALUNOS/MATRICULA altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula".

Cancelamento de Rematrícula on-line

Para cancelar a rematricula efetivada acesse o cadastro do aluno, selecione a pré-matricula em questão e clique em Alterar Status.

Selecione o novo status como Cancelada erro operacional, Digite um motivo e clique em confirmar.

Após isso a rematricula efetivada pelo aluno/responsável será cancelada.

Log de Eventos da Rematrícula on-line

Para visualizar os dados de quem realizou a rematrícula online, acesse:

SISTEMA > LOG DE EVENTOS

Preencha os filtros do jeito que desejar, em Grupo selecione Rematrícula on-line e clique em Buscar.

Será exibido abaixo os dados das Rematrícula on-lines Realizadas no período desejado.