Mudanças entre as edições de "GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet"
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- O aluno não pode possuir pendência documento digital associado a ele sem ao menos uma assinatura de contrato feita, essa opção depende da configuração no menu '''Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula''' a configuração '''Rematrícula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência de assinatura do contrato digital''' se ela estiver marcada essa regra é válida''',''' caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção. | - O aluno não pode possuir pendência documento digital associado a ele sem ao menos uma assinatura de contrato feita, essa opção depende da configuração no menu '''Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula''' a configuração '''Rematrícula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência de assinatura do contrato digital''' se ela estiver marcada essa regra é válida''',''' caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção. | ||
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- No cadastro de Séries no menu '''Tabela > Séries''', no campo '''"Sequencia da serie no curso"''', deve estar tudo na ordem correta tanto no ano atual (2019) e no posterior (2020 no caso) para o sistema direcionar corretamente o aluno para a próxima série. | - No cadastro de Séries no menu '''Tabela > Séries''', no campo '''"Sequencia da serie no curso"''', deve estar tudo na ordem correta tanto no ano atual (2019) e no posterior (2020 no caso) para o sistema direcionar corretamente o aluno para a próxima série. | ||
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O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o '''NOVO PERÍODO LETIVO''', que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado. | O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o '''NOVO PERÍODO LETIVO''', que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado. | ||
| − | '''A.''' Selecione o menu '''TABELAS''' | + | '''A.''' Selecione o menu '''TABELAS''' > '''PERÍODOS LETIVOS'''; |
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| − | + | '''B.''' Clicar no botão '''NOVO'''; | |
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| − | ''' | + | '''C.''' No campo '''DESCRIÇÃO''' coloque a '''identificação do ano''' do novo Período por exemplo: 2013; |
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| − | ''' | + | '''D.''' No campo '''DATA DE INÍCIO''' digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo; |
| − | ''' | + | '''E.''' No campo '''DATA DE TÉRMINO''' digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo; |
| − | ''' | + | '''F.''' Clicar no botão '''INCLUIR'''; |
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| − | ''' | + | '''G.''' Selecione o período letivo criado; |
| − | ''' | + | '''H.''' Clique no botão '''INICIAR PERÍODO LETIVO'''; |
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'''> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:''' | '''> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:''' | ||
| − | '''a.''' Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas | + | '''a.''' Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas; |
| − | '''b.''' Selecione o período a ser importado (copiado) ''' | + | '''b.''' Selecione o período a ser importado (copiado) '''(Período letivo anterior)'''; |
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| + | '''c.''' Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita '''(Período letivo destino para onde deseja copiar a estrutura de séries e turmas)'''; | ||
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| + | '''d.''' Clique no botão '''Copiar Série e Turmas'''. | ||
=Configurar Matrícula= | =Configurar Matrícula= | ||
Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo: | Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo: | ||
'''A.''' Selecione a ''unidade'' e o novo ''período letivo'' '''(o qual será disponibilizado para matrícula)'''; | '''A.''' Selecione a ''unidade'' e o novo ''período letivo'' '''(o qual será disponibilizado para matrícula)'''; | ||
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| + | '''B.''' Clique no menu '''TABELAS''' > '''SÉRIES'''; | ||
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| + | '''Observação: para configurar MATRÍCULA OU REMATRÍCULA é necessário antes configurar a aba FINANCEIRO da série.''' | ||
| − | + | Clique sobre a série desejada. | |
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| − | ''' | + | Na aba '''FINANCEIRO''' atualize as informações das colunas conforme o que a escola deseja disponibilizar aos alunos. Valores, número de parcelas... |
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| − | '''D.''' clique no link '''MATRÍCULA OU REMATRÍCULA'''; | + | Para a coluna do '''valor total''' deve considerar conforme o número de parcelas x o valor mensal. Exemplo: 12 meses x R$1.000,00 = R$12.000,00 |
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| + | Quando a coluna '''obrigatório''' está marcada o aluno terá a informação na tela, mas não poderá fazer escola pela conta. | ||
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| + | Caso a coluna de parcelas esteja de, por exemplo, 1 a 6 o aluno poderá escolher se pagará em 1,2,3,4...até 6. | ||
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| + | Porém se estiver de 10 a 10, 5 a 5, 12 a 12... o aluno não poderá optar pelo número de parcelas. Terá apenas a informação fixo em 12x, 8x... | ||
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| + | A coluna '''agrupamento''' deve ser preenchida caso o aluno não possa seguir adiante sem escolher uma das opções disponibilizadas. É preciso colocar na coluna a mesma informação para as contas, como RENOV1. Exemplo:: rematrícula em 2 x, rematrícula à vista, rematrícula 4x... cada uma delas estará com a informação RENOV1 na coluna agrupamento. | ||
| + | [[Arquivo:Imagere 10.png|centro|1057x1057px]] | ||
| + | Para coluna '''gerar na matrícula Portal Aluno''' precisa escolher se a conta contábil deve ter o '''BOLETO''' ou '''CONTA A RECEBER''' gerada. | ||
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| + | Marcando boleto o sistema gerará todos os boletos, mesmo que seja até dezembro do próximo ano. | ||
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| + | Definir qual será a '''opção de pagamento na matrícula'''. Abaixo imagem para exemplo. | ||
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'''> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:''' | '''> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:''' | ||
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'''OBS2:Caso queira que o aluno não consiga finalizar a matricula online SEM ANEXAR um documento na série, na configuração do documento marque a opção abaixo:''' | '''OBS2:Caso queira que o aluno não consiga finalizar a matricula online SEM ANEXAR um documento na série, na configuração do documento marque a opção abaixo:''' | ||
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'''h.''' '''Considera conta contábil na tela de previsão financeira? (9)''' Ao deixar marcado, caso tenha conta contábil agrupada o sistema apresentará desmembrada. | '''h.''' '''Considera conta contábil na tela de previsão financeira? (9)''' Ao deixar marcado, caso tenha conta contábil agrupada o sistema apresentará desmembrada. | ||
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Para editar esta mensagem acesso o gestão, em '''SISTEMA''' > '''CONFIGURAÇÃO''' | Para editar esta mensagem acesso o gestão, em '''SISTEMA''' > '''CONFIGURAÇÃO''' | ||
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Depois seleciona a aba '''ALUNOS/MATRICULA,''' redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela | Depois seleciona a aba '''ALUNOS/MATRICULA,''' redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela | ||
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'''D.''' No próximo passo confirme as informações em seguida clique em '''EFETIVAR MATRICULA''' | '''D.''' No próximo passo confirme as informações em seguida clique em '''EFETIVAR MATRICULA''' | ||
[[Arquivo:Imagepera23.png|centro|1090x1090px]] | [[Arquivo:Imagepera23.png|centro|1090x1090px]] | ||
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[[Arquivo:Imagepera26.png|centro|1000x1000px]] | [[Arquivo:Imagepera26.png|centro|1000x1000px]] | ||
Para personalizar esta mensagem acesse no gestão '''SISTEMA''' > '''CONFIGURAÇÃO''', na aba '''ALUNOS/MATRICULA''' altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula". | Para personalizar esta mensagem acesse no gestão '''SISTEMA''' > '''CONFIGURAÇÃO''', na aba '''ALUNOS/MATRICULA''' altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula". | ||
| − | [[Arquivo: | + | [[Arquivo:Imagere 14.png|centro|1060x1060px]] |
=Cancelamento de Rematrícula on-line= | =Cancelamento de Rematrícula on-line= | ||
| − | Para cancelar a | + | Para cancelar a rematrícula efetivada acesse o cadastro do aluno, selecione a pré-matrícula em questão e clique em '''SEC''' > '''Alterar Status'''. |
| − | [[Arquivo: | + | [[Arquivo:Imagere16.png|centro|1055x1055px]] |
Selecione o novo status como '''Cancelada erro operacional,''' Digite um motivo e clique em confirmar. | Selecione o novo status como '''Cancelada erro operacional,''' Digite um motivo e clique em confirmar. | ||
| − | [[Arquivo: | + | [[Arquivo:Imagere 18.png|centro|1051x1051px]] |
| − | Após isso a | + | Após isso a rematrícula efetivada pelo aluno/responsável será cancelada. |
=Log de Eventos da Rematrícula on-line= | =Log de Eventos da Rematrícula on-line= | ||
Para visualizar os dados de quem realizou a rematrícula online, acesse: | Para visualizar os dados de quem realizou a rematrícula online, acesse: | ||
| − | '''SISTEMA > LOG DE EVENTOS''' | + | '''SISTEMA''' > '''LOG DE EVENTOS''' |
| − | [[Arquivo: | + | [[Arquivo:Imagere 19.png|centro|1050x1050px]] |
Preencha os filtros do jeito que desejar, em '''Grupo''' selecione '''Rematrícula on-line''' e clique em '''Buscar'''. | Preencha os filtros do jeito que desejar, em '''Grupo''' selecione '''Rematrícula on-line''' e clique em '''Buscar'''. | ||
| − | Será exibido abaixo os dados das '''Rematrícula | + | Será exibido abaixo os dados das '''Rematrícula online''' Realizadas no período desejado. |
| − | [[Arquivo: | + | [[Arquivo:Imagere 20.png|centro|1051x1051px]] |
[[Category:GestaoEscolar]] | [[Category:GestaoEscolar]] | ||
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Edição atual tal como às 19h14min de 28 de maio de 2024
Vídeos relacionados
Rematrícula pelo Portal do Aluno com contrato digital
Regras para que o aluno possa fazer a Rematrícula On-line
- A Rematricula deve estar configurada no ano seguinte (No caso se você está em 2019, a rematrícula tem que estar configurada para o período letivo de 2020)
- Datas da rematrícula devem estar configuradas no período correto.
- Se usar configuração de Senha por Perfil, acessar como Responsável Financeiro
- Se usar Configuração Não por perfil (Configuração Padrão) o aluno deve ter acesso ou acessar com a senha dos pais.
- O aluno não pode possuir pendência financeira, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematricula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência financeira se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.
- O aluno não pode possuir pendência documento digital associado a ele sem ao menos uma assinatura de contrato feita, essa opção depende da configuração no menu Sistema > Configuração > Na aba Alunos / Matricula a configuração Rematrícula pelo Portal do aluno: Somente sem pendência de assinatura do contrato digital se ela estiver marcada essa regra é válida, caso queira liberar para alunos com pendência para fazerem a rematricula desmarque essa opção.
- No cadastro de Séries no menu Tabela > Séries, no campo "Sequencia da serie no curso", deve estar tudo na ordem correta tanto no ano atual (2019) e no posterior (2020 no caso) para o sistema direcionar corretamente o aluno para a próxima série.
Caso algum desses requisitos não seja cumprido o botão de rematricula não aparecerá no portal desse aluno.
Criar Novo Período Letivo
O primeiro passo antes de liberar a matrícula pela internet é criar o NOVO PERÍODO LETIVO, que se refere ao período para o qual o aluno será promovido, por exemplo: hoje ele está matriculado no período letivo de 2012 o próximo período que ele irá cursar é de 2013, por isso, esse novo período, deve ser criado.
A. Selecione o menu TABELAS > PERÍODOS LETIVOS;
B. Clicar no botão NOVO;
C. No campo DESCRIÇÃO coloque a identificação do ano do novo Período por exemplo: 2013;
D. No campo DATA DE INÍCIO digite ou selecione no calendário a data de início desse período letivo;
E. No campo DATA DE TÉRMINO digite ou selecione no calendário a data de finalização desse período letivo;
F. Clicar no botão INCLUIR;
G. Selecione o período letivo criado;
H. Clique no botão INICIAR PERÍODO LETIVO;
> Nessa janela aberta iremos importar os dados das matrículas do período (ano) anterior, para o novo período letivo criado. Para isso siga os passos descritos a seguir:
a. Selecione a unidade de ensino onde tem as informações a serem importadas;
b. Selecione o período a ser importado (copiado) (Período letivo anterior);
c. Selecione o período para o qual a importação (copia) deve ser feita (Período letivo destino para onde deseja copiar a estrutura de séries e turmas);
d. Clique no botão Copiar Série e Turmas.
Configurar Matrícula
Depois de criar o novo período letivo e fazer as importações dos dados, é necessário configurar os dados da matrícula para disponibilizar para os alunos, conforme descrito abaixo:
A. Selecione a unidade e o novo período letivo (o qual será disponibilizado para matrícula);
B. Clique no menu TABELAS > SÉRIES;
Observação: para configurar MATRÍCULA OU REMATRÍCULA é necessário antes configurar a aba FINANCEIRO da série.
Clique sobre a série desejada.
Na aba FINANCEIRO atualize as informações das colunas conforme o que a escola deseja disponibilizar aos alunos. Valores, número de parcelas...
Para a coluna do valor total deve considerar conforme o número de parcelas x o valor mensal. Exemplo: 12 meses x R$1.000,00 = R$12.000,00
Quando a coluna obrigatório está marcada o aluno terá a informação na tela, mas não poderá fazer escola pela conta.
Caso a coluna de parcelas esteja de, por exemplo, 1 a 6 o aluno poderá escolher se pagará em 1,2,3,4...até 6.
Porém se estiver de 10 a 10, 5 a 5, 12 a 12... o aluno não poderá optar pelo número de parcelas. Terá apenas a informação fixo em 12x, 8x...
A coluna agrupamento deve ser preenchida caso o aluno não possa seguir adiante sem escolher uma das opções disponibilizadas. É preciso colocar na coluna a mesma informação para as contas, como RENOV1. Exemplo:: rematrícula em 2 x, rematrícula à vista, rematrícula 4x... cada uma delas estará com a informação RENOV1 na coluna agrupamento.
Para coluna gerar na matrícula Portal Aluno precisa escolher se a conta contábil deve ter o BOLETO ou CONTA A RECEBER gerada.
Marcando boleto o sistema gerará todos os boletos, mesmo que seja até dezembro do próximo ano.
Definir qual será a opção de pagamento na matrícula. Abaixo imagem para exemplo.
Caso tenha um período/data determinado deixe no início do curso, assim o sistema captura a informação que está nas próximas colunas.
Ao finalizar clique em ALTERAR no final da tela.
D. clique no link MATRÍCULA OU REMATRÍCULA;
> Abrirá uma nova janela onde serão adicionadas informações sobre a matrícula, para isso siga os passos a seguir:
a. Digite nas caixas de texto a DATA INICIAL (1) e a DATA FINAL (2) do período de matrícula;
b. No campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até essa data(3) você pode definir uma data limite para os alunos consultarem o status da rematrícula online, caso queira deixar liberado indefinidamente deixe o campo em branco.
c. Marque o campo Permitir o aluno atualizar dados pessoais (4) caso deseje que os alunos possam atualizar seus dados pessoais durante a rematrícula conforme o exemplo abaixo:
d. Marque o campo Permitir o aluno atualizar a ficha de saúde/recomendações (a opção acima 'Permitir o aluno atualizar dados pessoais' deve estar marcada) (5) caso deseje que os alunos possam atualizar seus dados referentes a saúde durante a rematrícula conforme o exemplo abaixo:
e. Mínimo de contatos de emergência (6) Se a quantidade não estiver preenchida ou for igual a zero não será cobrado o preenchimento de contatos de emergência.
f. Ficha de saúde: Todos os campos obrigatórios (7) deixar marcado se o aluno só puder passar para a próxima etapa caso preencha todos os campos da ficha.
g. No campo Permite o envio de documentos pessoais (8) marque essa opção caso deseje que os alunos/ responsáveis enviem os documentos obrigatório para matricula durante o processo de matrícula conforme o exemplo abaixo:
OBS: Veja nesse Vídeo como configurar os documentos obrigatórios para matricula\
OBS2:Caso queira que o aluno não consiga finalizar a matricula online SEM ANEXAR um documento na série, na configuração do documento marque a opção abaixo:
h. Considera conta contábil na tela de previsão financeira? (9) Ao deixar marcado, caso tenha conta contábil agrupada o sistema apresentará desmembrada.
i. Na opção rematrícula automaticamente nos cursos associados/extras (10) marque caso utilize o módulo extra de cursos associados, caso não utilize mantenha a opção desmarcada.
j. Esse próximo campo não é obrigatório, mas se desejar em Limite de alunos (11) pode constar a quantidade máxima de alunos que poderão fazer a matrícula ou rematrícula para a série que está sendo configurada. Exemplo: se tem 2 turmas para série, e cada uma com 25 vagas, então coloque o total de 50.
k. Caso deseje disponibilizar a ficha de matrícula, saúde e/ou outro documento (contrato e etc), assinale Aluno deve imprimir ficha de saúde no final do processo (12). Os documentos ficarão disponíveis no final do processo de matrícula para fazerem download ou imprimirem;
l. em Define o texto para o termo de aceite (13) clique no "+" para abrir campo aonde pode digitar um termo de aceite que o aluno/responsável precisa concordar.
m. O próximo campo estará disponibilizado para instituição que tem o MÓDULO DIGITAL, para assinatura da rematrícula, contratado.
Se a sua escola ainda não tem esse módulo pode solicitar uma demonstração e orçamento com o departamento comercial.
Para dar continuidade a configuração, siga para o passo do item n .
No campo Contrato digital para assinatura no campo Contrato diferente para bolsas de estudo? (14) pode marcar para anexar um contrato com adendo ou campo para aluno com desconto e em Documento (15) colocar o contrato para os casos que não possuem desconto. Se o contrato for um só para série e quem não tiver desconto ficará 0% então coloque o arquivo apenas no campo Documento (15).
n. Na opção REPLICAR PARA AS DEMAIS SÉRIES DO CURSO (16),se selecionado SIM todas as configurações criadas serão aproveitadas para as demais séries, inclusive o contrato e número máximo de alunos. Para configurar cada série, individualmente, marque NÃO;
o. É obrigatório marcar os campos Estou ciente de que as matrículas/rematrículas irão ser realizadas nos períodos acima, conforme os descontos e valores das mensalidades informados abaixo (18) e Estou ciente de que todos os alunos que possuem bolsa de estudo/desconto já estão com os percentuais de desconto/bolsa configurados. (18)
p. Após feito as configurações necessárias clique em INCLUIR (17) para gravar;
OBSERVAÇÃO: caso você tenha selecionado a opção SIM no item (n), e as informações financeiras das séries sejam diferentes, basta entrar no link da MATRÍCULA OU REMATRÍCULA e editar apenas os dados financeiros.
Liberar acesso as informações da rematrícula
Para liberar o acesso, após a conclusão da pré-matrícula ou matrícula, deve estar preenchida a data no campo Liberar alunos que fizeram rematrícula para acessar as informações até esta data (3), conforme descrito no item b (acima) assim eles conseguirão acessar pelo Rematrícula no feed do aluno (Rematrícula solicitada, clique para mais detalhes).
Rematrícula on-line com Termo de Aceite
Para configurar a rematrícula online com o termo de aceite apenas é necessário configurar o texto que você gostaria que aparecesse na efetivação da rematrícula para o aluno/responsável concordar.
A configuração desse texto é feita na mesma tela da configuração da matricula.:
TABELAS > SÉRIES > MATRÍCULA OU REMATRÍCULA da série que você deseja configurar, e digitar no campo Define o texto para o termo de aceite(como na imagem abaixo)
Para salvar clique em INCLUIR (17), como indicado no item (p).
Configurações para a Área do Aluno
Depois de realizar as configurações da Matricula, o aluno poderá realiza-la acessando a sua área.
A. Clique em MATRICULAS ABERTAS, CLIQUE AQUI
B. Abrirá uma tela onde o aluno visualizar a matricula atual e ao lado, qual ele se matriculará. Clique no botão Clique aqui para fazer a matrícula
C. Nesta tela aparecerá uma mensagem que pode ser editada para qual mensagem desejar que o aluno visualize neste momento. Selecione um e-mail para poder avançar para os próximos passos. OBS: Lembrando que os passos mudarão baseados nas configurações que você fez anteriormente
Para editar esta mensagem acesso o gestão, em SISTEMA > CONFIGURAÇÃO Depois seleciona a aba ALUNOS/MATRICULA, redigite a mensagem no campo "Texto para exibir na área do aluno durante a matrícula" e depois clique em gravar no final da tela
D. No próximo passo confirme as informações em seguida clique em EFETIVAR MATRICULA
Se o Texto do Termo de Aceite estiver configurado na configuração da série, a efetivação da rematrícula aparecerá assim:
Caso tenha o contrato digital habilitado:
E. Na parte final terá uma nova mensagem que poderá ser personalizada para o aluno e logo abaixo aparecerá os DOCUMENTOS DE FICHA DE MATRICULA que selecionou anteriormente já com as informações do aluno preenchidos.
Para personalizar esta mensagem acesse no gestão SISTEMA > CONFIGURAÇÃO, na aba ALUNOS/MATRICULA altere o texto da opção "Texto para a intenção de matrícula/rematrícula".
Cancelamento de Rematrícula on-line
Para cancelar a rematrícula efetivada acesse o cadastro do aluno, selecione a pré-matrícula em questão e clique em SEC > Alterar Status.
Selecione o novo status como Cancelada erro operacional, Digite um motivo e clique em confirmar.
Após isso a rematrícula efetivada pelo aluno/responsável será cancelada.
Log de Eventos da Rematrícula on-line
Para visualizar os dados de quem realizou a rematrícula online, acesse:
SISTEMA > LOG DE EVENTOS
Preencha os filtros do jeito que desejar, em Grupo selecione Rematrícula on-line e clique em Buscar.
Será exibido abaixo os dados das Rematrícula online Realizadas no período desejado.
