GE 003 015 - Tutorial para uso da catraca

Criar Plano de Horas

           Para que a catraca funcione corretamente é preciso cadastrar os horários de entrada e saída dos colaboradores, professores, alunos e visitantes.

           Os alunos tem seus horários vinculados as turmas, que ele está matriculado, já para os colaboradores e professores é necessário criar um Plano de Horas, para isso siga os passos a seguir:

a.   Selecione o menu TABELA;

b.   Clique no ícone PLANO DE HORAS;

c.   Clique no botão NOVO;

d.   Em DESCRIÇÃO(1) coloque um título para esse plano de horas, por exemplo PLANO 1;

e.   Clique no link ADICIONAR(2);

f.    Coloque os horários de início e fim de período, por exemplo período da manhã (entrada até o almoço) 8:00 (início) – 12:00 (final) e selecione os dias da semana em que esse período é utilizado. Repita esse processo para todos os períodos desse PLANO DE HORAS;

g.   Depois de adicionar todos os períodos clique em INCLUIR(3).

Veja um exemplo de Plano de Horas de Trabalho:

Sendo:           08:00 às 12:00 – período da manhã (antes do almoço)

                       13:00 às 17:00 – período da tarde (após o almoço)

                       09:00 às 13:00 – período da manhã no sábado

Repita todo o processo para criar outros planos.

Configurar cadastro de colaborador para uso da catraca

a.   Selecione o menu TABELA;

b.   Clique no ícone COLABORADOR   ;

c.   Selecione o colaborador;

d.   Na aba DADOS DO COLABORADOR digite o código que está impresso no cartão no campo CÓD. DO CARTÃO DE ACESSO (CATRACA)(1) e no quadro unidades de trabalha selecione na lista o PLANO DE HORAS(2) desse colaborador;

e.   Clique no botão ALTERAR.

Configurar cadastro de professor para uso da catraca

a.   Selecione o menu TABELA;

b.   Clique no ícone PROFESSOR   ;

c.   Selecione o professor;

d.   Na aba DADOS DO PROFESSOR digite o código que está impresso no cartão no campo CÓD. DO CARTÃO DE ACESSO (CATRACA)(1) e no quadro unidades de trabalha selecione na lista o PLANO DE HORAS(2) desse colaborador;

e.   Clique no botão ALTERAR.

Configurar cadastro de aluno para uso da catraca

a.   Acesse a área do aluno

b.   Na aba MATRÍCULA clique em EDITAR CADASTRO;

c.   Na aba ALUNO digite o código que está impresso no cartão no campo CÓD. DO CARTÃO DE ACESSO (CATRACA)(1);

d.   Clique no botão ALTERAR(2).

     Os horários dos alunos (Plano de horas) são configurados para uso da catraca, conforme os horários das turmas em que eles estão matriculados.

Para saber o horário da turma:

a.   Selecione a turma;

b.   Na aba manutenção tem o quadro de aulas e seus respectivos horários.

OBSERVAÇÃO: as aulas extras também devem estar cadastradas, pois é necessário para liberar a catraca.

Configurar cadastro de visitantes para uso da catraca

a.   Menu CADASTROS;

b.   Selecione Cadastros de pessoas/fornecedores/entidades/visitantes

c.   Faça a busca  do cadastro do visitante;

d.   Acesse o cadastro do visitante;

e.   Na aba DADOS digite o código que está impresso no cartão, que será fornecido temporariamente ao visitante, no campo CÓD. DO CARTÃO DE ACESSO (CATRACA)(1);

f.    Clique em ALTERAR(2).

OBSERVAÇÃO: 1 – todas vez que um visitante voltar deve ser cadastrado o número do cartão novamente; 2 – o mesmo procedimento de visitante deve ser usado para pais, fornecedores e entidades.

Presença automática através dos registros de Entrada e Saída da Catraca

Ativando a função

Acesse o menu Tabelas > Séries

Clique sobre a séries desejada e ative a função

Regras do funcionamento

- Entradas e Saídas lançadas de forma manual na ficha do aluno no menu abaixo:

Também serão consideradas para o controle da presença, atenção ao lançar.

- Professores só devem lançar presença manualmente caso o aluno não tenho passado pela catraca ou em algum caso de divergência, pois se lançarem o sistema vai ignorar a catraca e dar prioridade pro lançamento manual do professor.

Exemplo de uso:

O aluno entrou 7h da manhã saiu as 10h o sistema vai dar presença só dentro das aulas que estiverem dentro do horário de entrada e saída ou que ele esteja mais do que 50% da aula presente, ou seja:

Aula 1 das 7h10 ás 8h

Aula 2 das 8h ás 9h

Aula 3 das 9h ás 10h

Aula 4 dás 10h ás 11h

Nesse exemplo ele teria Presença nas Aulas 1 2 e 3 e Ausência na aula 4.

O aluno entrou 7h da manhã saiu as 9h40 o sistema vai dar presença só dentro das aulas que estiverem dentro do horário de entrada e saída ou que ele esteja mais do que 50% da aula presente, ou seja:

Aula 1 das 7h10 ás 8h

Aula 2 das 8h ás 9h

Aula 3 das 9h ás 10h

Aula 4 dás 10h ás 11h

Nesse exemplo ele teria presença nas Aulas 1 2 e 3 e Ausência na aula 4.

O aluno entrou 7h da manhã saiu as 9h20 o sistema vai dar presença só dentro das aulas que estiverem dentro do horário de entrada e saída ou que ele esteja mais do que 50% da aula presente, ou seja:

Aula 1 das 7h10 ás 8h

Aula 2 das 8h ás 9h

Aula 3 das 9h ás 10h

Aula 4 dás 10h ás 11h

Nesse exemplo ele teria presença nas Aulas 1 e 2 e Ausência na aula 3 e 4.

Se o aluno fizer integral e foi no ensino regular pela manhã e registrou entrada e saída dás 7h ao 12h, porem não voltou no período da tarde, nesse caso o sistema lançaria faltas pra todo período da tarde e a noite após as 12h. (IMPORTANTE: Esse procedimento é automático e sempre é executado meia noite)

IMPORTANTE: Meia noite roda um processo automático que verifica se o aluno não tem saída no dia e lança automaticamente a saída desse aluno, dando presença pra ele no dia todo.

MPORTANTE: Meia noite roda um processo automático que verifica se o aluno tem somente saída e não tem entrada no dia, nesse caso como está faltando o horário de entrada será gerado um alerta no menu Acadêmico > Registro ES com inconsistência.

Sendo necessário verificar nessa tela e preencher o horário da entrada.