GE - Novo Módulo de CHAT - Configuração e Uso
Acessando o Chat
Acesse o sistema Ultramax Gestão Escolar e no topo clique na aba CHAT para ter acesso as funções do CHAT
OBS: Caso tenha uma mensagem nova logo ao acessar o CHAT abrirá automaticamente em uma nova aba
Pronto você acessou o CHAT e será exibida uma tela semelhante a imagem abaixo:
Envio em Massa
Após acessar o CHAT você terá disponível a função de Mensagem em massa
Essa função é utilizada para enviar uma Mensagem em massa para um grupo especifico de pessoas, por exemplo você quer enviar uma mensagem para todos os Responsáveis Financeiros do colégio.
Para acessar a função clica na seta indicada e depois clique em Mensagem em massa
Na tela abaixo, digite um titulo para a mensagem que deseja enviar, e no campo abaixo digite o texto da mensagem.
Mais abaixo você tem disponível também a opção de Anexar arquivos
No campo Permissões padrão , selecione as permissões que os usuários terão por padrão, como a ideia é usar para um comunicado geral, marque somente a opção Resposta
No campo Tipo Leitura selecione Leitura Simples caso a pessoa possa ler mensagens enviadas somente a ela, caso selecione Leitura Todas ficaria como um Grupo no qual todos conseguem visualizar as mensagens, para esse tipo de procedimento normalmente será usada a opção Leitura Simples
Rótulos
No campo Rótulos você consegue filtrar em rótulos pré-definidos qual será o alvo da mensagem em massa,
No exemplo acima foi selecionado o Rótulo Responsável Financeiro do Aluno assim a mensagem será enviada somente responsáveis financeiros dos grupos selecionados
Entenda todos os rótulos abaixo:
Aluno: Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Coordenador: O Coordenador é definido por série no menu Tabelas > Séries > Clique sobre a Série > Aba Equipe
Diretor:O Diretor é definido por série no menu Tabelas > Séries > Clique sobre a Série > Aba Equipe
Filiação 1:Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros de Filiação 1 relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Filiação 2:Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros de Filiação 2 relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Mãe:Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros do tipo Mãe relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Pai:Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros do tipo Pai relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Orientador: O Orientador é definido por série no menu Tabelas > Séries > Clique sobre a Série > Aba Equipe
Outro:Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros do tipo Outro (Avô,Avó,Tio, Tia etc) relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Professor: Professores são definidos por turma na tela Inicial > Clique sobre o Curso > Após clique sobre a Turma > Aba Manutenção
Responsável Financeiro:O Responsável Financeiro da série é definido por série no menu Tabelas > Séries > Clique sobre a Série > Aba Equipe
OBS IMPORTANTE: Esse rótulo é completamente diferente do Responsável Financeiro do Aluno o rótulo Responsável Financeiro se refere ao responsável financeiro da série ou curso na própria instituição, como por exemplo um diretor financeiro ou responsável mesmo.
Responsável Financeiro do Aluno: Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros do tipo Responsável Financeiro relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Responsável pedagógico do Aluno: Ao marcar esse rótulo a mensagem será enviada para todos cadastros do tipo Responsável Pedagógico relacionados aos alunos das turmas que incluir nessa mensagem em massa.
Responsável: O Responsável da série é definido por série no menu Tabelas > Séries > Clique sobre a Série > Aba Equipe
OBS IMPORTANTE: Esse rótulo é completamente diferente do Responsável Financeiro do Aluno o rótulo Responsável se refere ao responsável da série ou curso na própria instituição, como por exemplo um colaborador ou coordenador geral que é o responsável por essa série.
Enviando a Mensagem
Agora que entendemos melhor os rótulos, vamos prosseguir com um lançamento com um exemplo prático.
No exemplo abaixo, eu coloquei no grupo de mensagem em massa o "Curso Ultramax - Ultrama Manhã 2019" dessa forma todos os integrantes desse grupo estão associados a essa mensagem em massa, como marcados nos rótulos para somente o Responsável Financeiro do Aluno visualizar as mensagens, então como resultado final temos um grupo de mensagem em massa para todos os responsáveis financeiros da turma "Curso Ultramax - Ultrama Manhã 2019 "
Para concluir o lançamento e envio da mensagem basta clicar em Salvar
Exemplos de uso
Esse foi um exemplo do uso da mensagem em massa, você pode usar para outras situações, veja outros exemplos:
Alguns alunos da sala se envolveram em uma briga e você deseja enviar uma mensagem a todos os pais, você pode inserir cada pai de cada aluno individualmente nessa mensagem para enviar de uma vez.
Você quer enviar uma mensagem para todos os alunos de 2 salas diferentes, sobre o cancelamento de uma festa ou prova ,você pode selecionar as duas turmas e criar esse grupo de mensagem em massa.
Criação de Grupos
Exemplos de Uso
Grupos podem ser criados para criar chats personalizados com colaboradores e alunos específicos, como por exemplo um grupo da Turma A do 1ºAno no qual eles podem entrar em contato com o professor
Pode ser criado um grupo dos responsáveis financeiros no qual eles podem entrar em contato com o financeiro da escola.
Criando um Grupo Manualmente
Para criar um grupo acesse o menu Chat para acessar a tela abaixo, após clicar no botão destacado Criar Grupo
Será exibida a tela abaixo, no campo Dados do novo grupo digite o titulo do grupo, nesse exemplo vamos criar um grupo de uma turma para entrar em contato com a professora.
No campo abaixo você pode digitar uma mensagem automática para ser enviada quando algum usuário envia uma mensagem para esse grupo, uma sugestão nesse caso seria colocar uma mensagem informando o tempo de resposta e o horário que será respondido.
Status do Grupo
No campo status você pode definir uma status para esse grupo, caso for ativa-lo logo em seguidas você pode usar o status ativo, ou caso necessário selecione um dos outros status comparado
Ativo: Grupo está pronto para uso
Em Formação: Grupo aguardando mudança de status para Ativo (Utilize esse status quando quiser montar um grupo porem somente ativar posteriormente)
Encerrado: Grupo encerrado e não mais disponível
Inativo: Grupo inativo (Utilize esse status quando quiser desativar um grupo momentaneamente)
Nessa mesma tela você pode adicionar usuários ao grupo, na criação do grupo adicione somente usuário que são colaboradores ou professor por exemplo, você não precisa adicionar aluno por aluno ou responsável financeiro um por um nessa tela, isso é feito de outra forma na vinculação do grupo, ou seja adicione os colaboradores e professores conforme o exemplo abaixo no qual adicionei o Professor:
Após adicionar um usuário ele aparecerá na direita conforme abaixo, Nesse tela você precisa definir as permissões do usuário, normalmente Professores terão as permissões destacadas:
Entenda todas as permissões:
Admin: Permite o usuário editar o grupo como administrador, remover integrantes, adicionar e etc.
Escrita: Permite o usuário escrever uma mensagem mesmo que não tenha mensagem anterior a ser respondida
Resposta:Permite o usuário a escrever somente usando a função de resposta
Leitura Todas: Permite o usuário visualizar todas as mensagens disponíveis (Não marque essa opção para alunos se não o mesmo conseguirá ler a mensagem de outros alunos do grupo)
Leitura Simples: Permite o usuário visualizar somente as mensagens enviadas a ele.
Na sessão Integrantes é necessário definir as permissões padrão dos novos integrantes desse grupo, desse forma quando realizar o processo de vincular esse grupo a uma turma ou série, os alunos ou Responsáveis terão as permissões padrão selecionadas.
Nesse caso marcaremos que os usuário terão permissão padrão de Escrita para escrever novas mensagens e também Leitura Simples para visualizarem somente as mensagens enviadas para sí.
No campo Rótulos, vamos marcar os rótulos de quem ingressará nesse grupo quando vinculado a uma turma, no exemplo abaixo foi marcado para vincular Alunos e Responsável Pedagógico.
Ou seja dessa forma quando vincular esse grupo a uma série ou turma, serão incluídos no grupos os usuários dos rótulos Aluno e Responsável Pedagógico do Aluno,
Já no caso das permissões permissões padrão que marquei Escrita e Leitura Simples essas permissões padrão são utilizadas somente para incluir novos usuários diretamente no grupo de chat, os usuário incluídos diretamente nessa tela terão essas permissões por padrão, utilize esse campo quando estiver incluindo vários usuários num mesmo grupo você pode utilizar essa função pra facilitar a marcação das permissões (OBS IMPORTANTE: essa permissão padrão não fica gravada na tela, é usada somente para auxiliar na inclusão)
OBS: Todos usuários vinculados usando a função de vincular que será mostrada a seguir sempre terão as permissões de Escrita e Leitura simples
Para concluir o cadastro do Grupo basta clicar no botão Salvar.
Vincular Grupos
Vincular Grupo a Turma
Após criar um grupo personalizado como mostrado acima, você pode vincula-lo a uma turma para incluir todos os Alunos, responsáveis nesse grupo (Quais cadastros serão incluídos dependem da configuração que você fez no grupo)
Para isso acesse a tela inicial, clique da seta para mostrar as turmas, após clique sobre a turma que deseja vincular
Será exibida a tela abaixo, nela clique na aba CHAT
Digite o nome do grupo no campo destacado, e após clique em Vincular para concluir
Será exibida a mensagem abaixo confirmando a vinculação:
Caso você acesse o grupo agora
Os alunos e responsáveis foram vinculados a esse grupo de chat com as permissões.
OBS: Todos usuários vinculados usando a função de vincular que será mostrada a seguir sempre terão as permissões de Escrita e Leitura simples
Vincular Grupo a Série
Para vincular um grupo a toda uma série, acesse o menu Tabelas > Séries
Clique sobre o nome da série que desejar
Clique na Aba Chat
Selecione o grupo desejado e clique em Vincular
Criando um Grupo automático (Professores X Alunos)
Para criar um grupo automático entre Professores e Alunos acesse a turma que deseja cadastrar pela tela inicial
Vá aba Chat
na aba Chat selecione o tipo de escrita e tipo de leitura que os alunos terão no grupo.
lembrando que essa permissão segue a regra da sessão acima
marque na direita também todas as disciplinas que desejam que sejam criados os grupos de Professores X alunos
Algumas considerações desses grupos:
Use a função para a criação de grupos por disciplina para essa turma.
Os valores escolhidos acima para tipo de escrita e leitura serão aplicados aos alunos ao gerar esses grupo.
O professor principal e professores auxiliares vinculados na turma são adicionados como administradores do grupo.
Caso deseje que alguma das disciplinas não tenha seu grupo selecionado basta desmarcar aquela disciplina antes de criar.
Antes de criar os grupos verifique no menu Tabelas - Cursos se o campo 'Código' dos cursos estão corretos, o código será parte no nome do grupo como descrito abaixo.
O grupo será criado conforme o padrão: 'Grupo - [Código Curso] - [Série] [Turma] - [Descricao disciplina] - [Nome do prof principal]'.
Mais baixo no campo destacado, selecione os rótulos do grupo criado.
Por exemplo se deseja que somente alunos tenham acesso ao grupo marque Alunos;
Se deseja que o responsável pedagógico também possa participar do grupo marque Responsável Pedagógico.
Dessa forma você pode personalizar os participantes do grupo.
No campo "Informe o nome do colaborador que deseja que faça parte" você pode tambem incluir outros colaboradores que deseja que sejam administrador desse grupo, como por exemplo algum Coordenador ou Diretor.
Para concluir clique em Criar Grupos
Serão criados os grupos automáticos conforme o exemplo do padrão:
Grupos de Turmas, Séries e Cursos
Ao ativar o módulo de Chat automaticamente são criados grupos de Chat com todas as turmas, séries e cursos.
Utilize esses grupos para enviar mensagens e comunicados gerais a essas turmas.
Enviando uma mensagem para um grupo
Na tela de Chat você tem disponível também um filtro para exibir somente os grupos., tornando assim mais fácil a visualização dos mesmos.
Ao clicar no Grupo Mini - A - 2020 por exemplo será exibida a tela abaixo:
Se você digitar uma mensagem no campo de texto e enviar, a mensagem será enviada a todos os participantes desse grupo, ou seja tanto alunos como responsáveis.
Exemplos de uso:
Enviar um comunicado geral para um turma especifica informando que não haverá aula de alguma disciplina nesse dia ou mudança de sala.
Enviar um comunicado geral para toda uma série, por exemplo 1 série do ensino médio que houve alguma mudança.
Enviar um comunicado geral para todo um curso, por exemplo ensino médio informando alguma novidade ou mudança.
Mensagens NÃO Lidas
O sistema avisa por e-mail os colaboradores e professores de mensagens pendentes de leitura após 2 horas o envio da mesma, então, caso a pessoa não tenha visualizado essa mensagem o sistema automaticamente dispara um e-mail informando que existe uma mensagem não lida para cada mensagem não visualizada.
Caso queira desabilitar essa função para um colaborador ou professor basta acessar o menu Tabelas > Colaborador ou Professor > Na aba Chat > Desmarque a opção de enviar e-mail quando tiver mensagem não lida e se caso quiser desabilitar a notificação no celular poderá desmarcar também a função de não enviar o push quando tiver mensagens não lidas.
