GE 001 001 - Tutorial para implantação do sistema
Conteúdo
Cadastro de colaborador, professor e funções
Para cadastrar os colaboradores, acesse o sistema como administrador e clique no menu tabelas/cadastro/colaborador, conforme abaixo:
Após clicar no Colaborador você será redirecionado para a tela de cadastro e alteração do mesmo, conforme abaixo:
O cadastro de professor e funções seguem o mesmo raciocínio mas estão em caminhos diferentes, por exemplo: o cadastro de professor encontra-se em tabelas/cadastro/professor, conforme abaixo:
E para acessar o cadastro de funções acesse o caminho: tabelas/cadastro/funções, conforme abaixo:
Cadastro de turma
Para cadastrar uma turma antes é necessário que já esteja cadastrado um curso e uma série. Certificando que já esteja cadastrado, acesse o caminho tabelas/cursos, conforme abaixo:
Após clicar no curso outra tela será aberta a de cadastro de curso, escolha o curso e clique em turmas. Conforme abaixo:
Será aberta a tela de cadastro e alteração de turmas, conforme abaixo:
Cadastro de alunos
Assista o vídeo tutorial: https://youtu.be/yDs1Lyq9ORo
Para cadastrar novos alunos acesse cadastros/inclusão de aluno, conforme abaixo:
Será aberta a tela de inclusão de aluno, conforme abaixo:
Os campos com * marcam os campos obrigatórios.
Matrícula
Assista o vídeo tutorial: https://youtu.be/yDs1Lyq9ORo
Antes de iniciar as matrículas, é necessário configurar no sistema o número de documento do último boleto impresso em outro sistema ou pelo sistema do banco.
Para matricular o aluno acesse o cadastro dele e clicando em nova matrícula ou nova pré-matrícula, conforme baixo:
Qualquer um dos acessos redirecionará para a tela de matricula, conforme abaixo:
Alteração de cadastro do aluno
Para alterar o cadastro do aluno acesse o cadastro do mesmo e clique no link editar cadastro, conforme abaixo:
Geração, emissão e recebimento de boletos.
Para emitir um boleto acesse o cadastro do aluno e acesse a aba financeiro, conforme abaixo:
Na aba financeiro pode ser emitido o boleto, também existem outras opções como cancelar o boleto, imprimir o boleto com valor original, imprimir o boleto com o juros e multa, estornar e receber. Conforme indica abaixo:
Concessão de desconto no boleto (matrícula antecipada)
Para conceder desconto ao aluno acesse o cadastro do mesmo e clique e clique na aba BOLSA, conforme abaixo:
Na próxima página clique em NOVO para ser redirecionado para a tela onde poderá escolher o motivo, porcentagem e ano, conforme abaixo:
Emissão de extrato
Para emitir o extrato financeiro clique em FINANCEIRO > EXTRATO FINANCEIRO, conforme abaixo:
Geração do arquivo de remessa
O arquivo de remessa para registro dos boletos deve ser gerado e enviado ao banco para processamento, para gerar o arquivo de remessa, após os boletos gerados (Geração de boletos, pág. 8) vá ao menu Financeiro > Arquivo Bancário > Arquivo de Remessa para o banco
Na tela abaixo, é possível filtrar por Unidade, Curso, Série e Turma e também por RM, possibilitando gerar arquivos de remessa de turmas, séries, cursos e até alunos específicos, caso nada seja selecionado o sistema puxara todos os boletos pendentes de confirmação, ou seja, que ainda não foram registrados no banco. Para gerar o arquivo basta selecionar os filtros e a Conta Corrente desejada, e clicar em Gerar Arquivo, o sistema informará no topo da tela o numero de boletos gerados , e realizará o download automático do arquivo gerado para envio, esse arquivo é o que deve ser enviado para processamento no banco, a maioria dos bancos disponibiliza esse portal no bankline, caso tenha duvidas sobre como realizar o processo no site do seu banco entre em contato com seu gerente.
Importação de arquivo de retorno do banco
Para importar os arquivos de retorno do banco acesse o menu financeiro>arquivo bancário>arquivo de retorno do banco, conforme abaixo:
Que redirecionará para a tela de importação, conforme abaixo:
Análise de divergências
Para visualizar as divergências de pagamentos acesse financeiro/contas a receber/pagar, conforme abaixo:
Onde abrirá a tela que contem as divergências, conforme abaixo:
Clicando em detalhes como mostra na figura acima, é exibido uma tela com os detalhes, conforme abaixo:
Cancelamento de matrícula
Para cancelar a matricula acesse o cadastro do aluno desejado, selecione a matricula na qual deseja cancelar e clique em alterar status, conforme abaixo:
Após clicar em alterar status outra tela será exibida onde existem outras opções além de cancelar. Selecione cancelada, conforme abaixo:
Transferência de aluno
Para fazer a transferência do aluno acesse o cadastro do mesmo e clique em transferência, conforme abaixo:
O processo acima vale para transferir de escola ou transferência interna (de uma turma para outra) Após clicar em transferência a tela abaixo será exibida e escolha se será transferência outra escola ou interna:
Cadastro de disciplina e (configuração em todas as séries)
Para cadastrar novas disciplinas acesse tabelas > acadêmico > disciplinas, conforme abaixo:
Após clicar em disciplinas abrirá a tela para cadastro de novas disciplinas ou alterar as existentes, conforme abaixo:
Após cadastrar as disciplinas acessar tabelas/series e cadastrar as séries, conforme abaixo:
Após clicar em séries abrirá a tela para o cadastro das mesmas, conforme abaixo:
Para adicionar e configurar as disciplinas nas series clique na aba grade curricular, conforme abaixo:
Na aba grade curricular adicione e configure as disciplinas conforme sua necessidade, exemplo abaixo:
Lançamento de notas
Para lançar notas dos alunos acesse acadêmico/notas e faltas, conforme abaixo:
Após acessar o menu indicado acima a tela de lançamento de notas será aberta, conforme abaixo:
Cadastro de tipo do documento e (configuração nas séries)
Para cadastrar os tipos de documento acesse tabelas > secretaria > tipo de documento, conforme abaixo:
A tela para cadastro e alteração dos tipos de documentos é exibida abaixo:
Após cadastrar os tipos de documento necessários configure para cada série os documentos obrigatórios, conforme abaixo:
Configuração dos horários das aulas (Turnos)
Para cadastrar e configurar os horários das aulas acesse tabelas > acadêmico > turnos, conforme abaixo:
Após clicar em turno abrirá a tela para cadastro de novos turnos ou alteração dos existentes, conforme abaixo:
Configuração da turma (Quadro curricular, horários e etc)
Para configurar as turmas clique na turma desejada, conforme abaixo:
Após clicar na turma desejada acesse a aba manutenção e configure de acordo com suas necessidades, conforme abaixo:
Como atribuir professor: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_-_Como_atribuir_professor_na_turma/disciplina
Ativar as turmas no início do ano
Para ativar as turmas no inicio do ano acesse tabelas > acadêmico > cursos, conforme abaixo:
Após acessar cursos escolha o qual deseja ativar a turma, conforme abaixo:
Após acessar o link turmas será redirecionado para a tela das turmas, selecione a turma que deseja ativar e clique no link ativar turmas, conforme abaixo:
Alterar número de chamada das turmas
Para alterar o numero de chamada das turmas acesse tabelas/cursos, conforme abaixo:
Após acessar cursos escolha o qual deseja alterar a turma, conforme abaixo:
Após selecionar a turma acesse a aba números de chamada, conforme abaixo:
Altere conforme sua necessidade e grave as modificações.
Fechamento de caixa
Para acessar o fechamento de caixa financeiro/fechamento de caixa, conforme abaixo:
Após acessar o menu a tela abaixo será exibida:
Relatórios das turmas
Para acessar os relatórios de turmas relatórios/relatórios das turmas, conforme abaixo:
Após acessar o menu a tela abaixo será exibida:
Módulo de relatórios
Para acessar o módulo de relatórios acesse relatórios/relatórios diversos, após selecionar será redirecionado para outra tela onde será necessário digitar novamente o usuário e senha.
Lançamento de Registros
Para registrar registros acesse o cadastro do aluno e acesse o botão coordenação > Novo Registro para o Aluno conforme abaixo:
Liberação de registro de aluno/ocorrência pela coordenação : https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_-_Libera%C3%A7%C3%A3o_de_registro_de_aluno/ocorr%C3%AAncia_pela_coordena%C3%A7%C3%A3o
Chat do sistema
O chat interno e o externo encontra-se na tela inicial do sistema, conforme abaixo:
CRM - Controle de CRM de leads, visitantes e alunos: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/Gest%C3%A3o_Escolar_-_Controle_de_CRM_de_leads,_visitantes_e_alunos
Para uso da área do professor :