GE 001 001 - Tutorial para implantação do sistema

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Conteúdo

Cadastro de colaborador, professor e funções

Para cadastrar os colaboradores, acesse o sistema como administrador e clique no menu tabelas/cadastro/colaborador, conforme abaixo:

Image56.png

Após clicar no Colaborador você será redirecionado para a tela de cadastro e alteração do mesmo, conforme abaixo:

001001Image2

O cadastro de professor e funções seguem o mesmo raciocínio mas estão em caminhos diferentes, por exemplo: o cadastro de professor encontra-se em tabelas/cadastro/professor, conforme abaixo:

Image57.png

E para acessar o cadastro de funções acesse o caminho: tabelas/cadastro/funções, conforme abaixo:

Image58.png

Cadastro de turma

Para cadastrar uma turma antes é necessário que já esteja cadastrado um curso e uma série. Certificando que já esteja cadastrado, acesse o caminho tabelas/cursos, conforme abaixo:

Turma 1.png

Após clicar no curso outra tela será aberta a de cadastro de curso, escolha o curso e clique em turmas. Conforme abaixo:

Truma 2.png

Será aberta a tela de cadastro e alteração de turmas, conforme abaixo:

001001Image7.png

Cadastro de alunos

Assista o vídeo tutorial: https://youtu.be/yDs1Lyq9ORo

Para cadastrar novos alunos acesse cadastros/inclusão de aluno, conforme abaixo:

Aluno1.png

Será aberta a tela de inclusão de aluno, conforme abaixo:

001001Image9.png

Os campos com * marcam os campos obrigatórios.

Matrícula

Assista o vídeo tutorial: https://youtu.be/yDs1Lyq9ORo

Antes de iniciar as matrículas, é necessário configurar no sistema o número de documento do último boleto impresso em outro sistema ou pelo sistema do banco.

Para matricular o aluno acesse o cadastro dele e clicando em nova matrícula ou nova pré-matrícula, conforme baixo:

Qualquer um dos acessos redirecionará para a tela de matricula, conforme abaixo:

Aluno 1.png
Aluno 2.png

Alteração de cadastro do aluno

Para alterar o cadastro do aluno acesse o cadastro do mesmo e clique no link editar cadastro, conforme abaixo:

Geração, emissão e recebimento de boletos.

Para emitir um boleto acesse o cadastro do aluno e acesse a aba financeiro, conforme abaixo:

Boleto 2.png

Na aba financeiro pode ser emitido o boleto, também existem outras opções como cancelar o boleto, imprimir o boleto com valor original, imprimir o boleto com o juros e multa, estornar e receber. Conforme indica abaixo:

Concessão de desconto no boleto (matrícula antecipada)

Para conceder desconto ao aluno acesse o cadastro do mesmo e clique e clique na aba BOLSA, conforme abaixo:

Na próxima página clique em NOVO para ser redirecionado para a tela onde poderá escolher o motivo, porcentagem e ano, conforme abaixo:

BOLSA 2.png

Emissão de extrato

Para emitir o extrato financeiro clique em FINANCEIRO > EXTRATO FINANCEIRO, conforme abaixo:

EXTRATO.png

Geração do arquivo de remessa

O arquivo de remessa  para registro dos boletos deve ser gerado e enviado ao banco para processamento, para gerar o arquivo de remessa, após os boletos gerados (Geração de boletos, pág.  8) vá ao menu Financeiro > Arquivo Bancário > Arquivo de Remessa para o banco

REMESSA.png

Na tela abaixo, é possível filtrar por Unidade, Curso, Série e Turma e também por RM, possibilitando gerar arquivos de remessa de turmas, séries, cursos e até alunos específicos, caso nada  seja selecionado o sistema puxara todos os boletos pendentes de confirmação,  ou seja, que ainda não foram registrados no banco. Para gerar o arquivo basta selecionar os filtros e a Conta Corrente desejada, e clicar em Gerar Arquivo, o sistema informará no topo da tela o numero de boletos gerados , e realizará o download automático do arquivo gerado para envio, esse arquivo é o que deve ser enviado para processamento no banco, a maioria dos bancos  disponibiliza esse portal no bankline, caso tenha duvidas sobre como realizar o processo no site do seu banco entre em contato com seu gerente.

Remessa1.png

Importação de arquivo de retorno do banco

Para importar os arquivos de retorno do banco acesse o menu financeiro>arquivo bancário>arquivo de retorno do banco, conforme abaixo:

Retorno banco.png

Que redirecionará para a tela de importação, conforme abaixo:

Retorno 1.png

Análise de divergências

Para visualizar as divergências de pagamentos acesse financeiro/contas a receber/pagar, conforme abaixo:

001001Image24.png

Onde abrirá a tela que contem as divergências, conforme abaixo:

001001Image25.png

Clicando em detalhes como mostra na figura acima, é exibido uma tela com os detalhes, conforme abaixo:

001001Image26.png

Cancelamento de matrícula

Para cancelar a matricula acesse o cadastro do aluno desejado, selecione a matricula na qual deseja cancelar e clique em alterar status, conforme abaixo:

Cancelar matrícula.png

Após clicar em alterar status outra tela será exibida onde existem outras opções além de cancelar. Selecione cancelada, conforme abaixo:

Ge001001-2.png

Transferência de aluno

Para fazer a transferência do aluno acesse o cadastro do mesmo e clique em transferência, conforme abaixo:

Transfere.png

O processo acima vale para transferir de escola ou transferência interna (de uma turma para outra) Após clicar em transferência a tela abaixo será exibida e escolha se será transferência outra escola ou interna:

Transfere1.png

Cadastro de disciplina e (configuração em todas as séries)

Para cadastrar novas disciplinas acesse tabelas > acadêmico > disciplinas, conforme abaixo:

Disciplina.png

Após clicar em disciplinas abrirá a tela para cadastro de novas disciplinas ou alterar as existentes, conforme abaixo:

Ge001001-6.png

Após cadastrar as disciplinas acessar tabelas/series e cadastrar as séries, conforme abaixo:

Série.png

Após clicar em séries abrirá a tela para o cadastro das mesmas, conforme abaixo:

Ge001001-8.png

Para adicionar e configurar as disciplinas nas series clique na aba grade curricular, conforme abaixo:

Ge001001-9.png

Na aba grade curricular adicione e configure as disciplinas conforme sua necessidade, exemplo abaixo:

Ge001001-10.png

Lançamento de notas

Para lançar notas dos alunos acesse acadêmico/notas e faltas, conforme abaixo:

Ge001001-11.png

Após acessar o menu indicado acima a tela de lançamento de notas será aberta, conforme abaixo:

Notas e faltas.png

Cadastro de tipo do documento e (configuração nas séries)

Para cadastrar os tipos de documento acesse tabelas > secretaria > tipo de documento, conforme abaixo:

Documento.png

A tela para cadastro e alteração dos tipos de documentos é exibida abaixo:

Ge001001-14.png

Após cadastrar os tipos de documento necessários configure para cada série os documentos obrigatórios, conforme abaixo:

Ge001001-15.png

Configuração dos horários das aulas (Turnos)

Para cadastrar e configurar os horários das aulas acesse tabelas > acadêmico > turnos, conforme abaixo:

Turno.png

Após clicar em turno abrirá a tela para cadastro de novos turnos ou alteração dos existentes, conforme abaixo:

Ge001001-17.png

Configuração da turma (Quadro curricular, horários e etc)

Para configurar as turmas clique na turma desejada, conforme abaixo:

Turma2.png
Turma.png

Após clicar na turma desejada acesse a aba manutenção e configure de acordo com suas necessidades, conforme abaixo:

Turma1.png

Como atribuir professor: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_-_Como_atribuir_professor_na_turma/disciplina

Ativar as turmas no início do ano

Para ativar as turmas no inicio do ano acesse tabelas > acadêmico > cursos, conforme abaixo:

Curso2.png

Após acessar cursos escolha o qual deseja ativar a turma, conforme abaixo:

Ge001001-21.png

Após acessar o link turmas será redirecionado para a tela das turmas, selecione a turma que deseja ativar e clique no link ativar turmas, conforme abaixo:

Ge001001-22.png

Alterar número de chamada das turmas

Para alterar o numero de chamada das turmas acesse tabelas/cursos, conforme abaixo:

Após acessar cursos escolha o qual deseja alterar a turma, conforme abaixo:

Após selecionar a turma acesse a aba números de chamada, conforme abaixo:

Ge001001-23.png

Altere conforme sua necessidade e grave as modificações.

Fechamento de caixa

Para acessar o fechamento de caixa financeiro/fechamento de caixa, conforme abaixo:

Fechamento caixa.png

Após acessar o menu a tela abaixo será exibida:

Fechamentocaixa10.png

Relatórios das turmas

Para acessar os relatórios de turmas relatórios/relatórios das turmas, conforme abaixo:

Relturmas.png

Após acessar o menu a tela abaixo será exibida:

Ge001001-27.png

Módulo de relatórios

Para acessar o módulo de relatórios acesse relatórios/relatórios diversos, após selecionar será redirecionado para outra tela onde será necessário digitar novamente o usuário e senha.

Relatorio diversos.png
Relatorio diversos 1.png

Lançamento de Registros

Para registrar registros acesse o cadastro do aluno e acesse o botão coordenação > Novo Registro para o Aluno conforme abaixo:

Imageregis1.png

Liberação de registro de aluno/ocorrência pela coordenação : https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_-_Libera%C3%A7%C3%A3o_de_registro_de_aluno/ocorr%C3%AAncia_pela_coordena%C3%A7%C3%A3o

Chat do sistema

O chat interno e o externo encontra-se na tela inicial do sistema, conforme abaixo:

Chat.png

CRM - Controle de CRM de leads, visitantes e alunos: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/Gest%C3%A3o_Escolar_-_Controle_de_CRM_de_leads,_visitantes_e_alunos

Para uso da área do professor :

https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_005_001_-_Tutorial_para_uso_da_%C3%A1rea_do_professor