GE 002 001 - Módulo Financeiro: Conceitos e funcionalidades

Conceitos

No sistema Ultramax Gestão Escolar existe dois conceitos: Boleto e Conta a Receber.

Na Conta a Receber contém os valores separados por Conta Contábil (Mensalidade, Escola de Esportes, Cartão e etc).

O boleto é a junção de várias Contas a Receber em um único documento (boleto).

Dessa forma, com o cadastro de conta contábil e conta a receber, o sistema fica flexível para cadastros de novos tipos de contas, onde a escola não precisa que a Ultramax faça modificações no sistema para atender a necessidade de novos tipos de contas. Além disso permite gerar relatórios/informações separadas por conta.

Dessa forma, também permite o controle de contas a pagar no sistema (aluguel, luz, água, telefone e outras despesas).

O cadastro de Conta a Receber e Boleto é feito dessa forma, porque existem casos de cobrança que não necessitam de boleto, por exemplo: Pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc. Nesses casos somente irá existir o Conta a Receber e não irá existir o boleto.

Recebimento/Liquidação

Quando um boleto for pago (no banco ou na escola) o sistema irá fazer a liquidação do boleto e das contas a receber relacionadas.

Quando existe um boleto, o recebimento (liquidação) deve ser sempre feito pelo boleto e nunca pela conta a receber (o sistema não irá permitir fazer o recebimento da conta a receber).

Para recebimentos que não tenham boleto (pagamento de xerox, pagamento de crédito para a cantina, e etc) o recebimento deve ser feito pela conta a receber, já que não existe o boleto.

Relatórios Diversos

Existem relatórios do sistema que buscam informações da Conta a Receber e relatórios que buscam informações dos boletos.

Isso é feito porque em alguns relatórios, o usuário pode querer visualizar somente o que foi pago ou está pendente de Escola de Esportes ou Apostila por exemplo. Se não existisse o conceito de Conta a Receber e Boleto isso não seria possível, porque o valor seria único e não daria para diferenciar o que é mensalidade do que é apostila.

Por outro lado, existem relatórios que buscam as informações diretamente do boleto. São relatórios no qual o usuário não quer saber o valor separado por conta contábil, mas quer o valor total somente dos boletos (sem considerar valores como xerox e crédito para cantina por exemplo).

Funcionalidades

• Contas a Receber: Lançamento de recebimentos e controle de pagamento
• Contas a Pagar: Lançamento de pagamentos
• Geração e Emissão de Boletos: Geração de boletos bancários com opção de emissão de segunda via pelo site do banco
• Portal do aluno: Opção de impressão do boleto; opção para copiar o código de barras
• Portal do aluno: Informe de pagamentos: Impressão de forma automática pelo responsável
• Portal do aluno: Declaração de quitação anual: Impressão de forma automática pelo responsável
• Portal do aluno: Chat com a tesouraria da instituição
• Portal do aluno: Cantina: Cantina integrada com o financeiro. Com cartão para os alunos usarem. O responsável pode colocar crédito para o aluno através de boleto ou cartão de crédito

• Lançamento de Contas a Receber em Massa: Facilitando o lançamento de financeiro para toda a turma
• Alertas: Novos boletos: Sempre que um boleto é gerado no sistema o responsável financeiro é notificado por e-mail e aplicativo
• Alertas: Notificação de Cobrança automática: Aviso enviado por e-mail de que existem boletos em atraso por e-mail, SMS e aplicativo
• Alertas: Notificação de aviso de vencimento próximo automática: Aviso enviado por e-mail de que existem boletos próximos a vencer por e-mail, SMS e aplicativo
• Alertas: Notificação de agradecimento de pagamento: Aviso enviado por e-mail agradecendo um pagamento por e-mail, SMS e aplicativo
• Recebimentos: Recibo por e-mail: Quando o responsável paga na escola o sistema já envia de forma automática um e-mail com o recibo pra ele
• Cobrança: Monitoramento de boletos e contas a receber em atraso: Tela para visualizar e monitorar contas a receber e boletos em atraso com fácil acesso ao telefone, e-mail e demais informações do responsável financeiro
• Business Intelligence: Módulo de BI com gráficos e alerta de inadimplência de forma prática
• Relatórios: Dezenas de relatórios variados
• Relatórios: Agendamento de relatórios: Você pode agendar para o sistema enviar automaticamente por e-mail, por exemplo, uma vez por semana, um relatório de inadimplência; ou, uma vez por mês o faturamento da instituição.
• Relatórios: Impressão de Boletos em Massa (Por Curso ou Turma): Impressão de boletos em PDF em massa por curso e turma
• Relatórios: Importação de arquivo de retorno do banco: Importação do arquivo de retorno dos boletos, confirmando os registros e com opção para gerar em PDF para analise.
• Relatórios: Emissão de Extrato Financeiro do Aluno: Resumo financeiro do aluno usado como base para monitoramento e renegociações.
• Relatórios: Impressão de Recibo (PDF e Impressora de Cupom): Impressão de recibo após lançar um recebimento
• Auditoria: Análise de divergências: Analise de recebimentos gerais em tela, para identificar boletos pagos com valor divergente no banco.
• Auditoria: Fechamento de caixa: Relatório completo para controle do caixa. Tudo que acontece no financeiro é gerado no relatório: Alterações de valores, datas, descontos, muito mais
• Boleto: Renegociação de Boletos: Renegocia boletos selecionado e gera novo boletos com algumas opções de alteração de vencimento e valores.
• Boleto: Geração do arquivo de remessa para o banco: Geração do arquivo de registro dos boletos que deve ser enviado ao banco
• Boleto: Retorno bancário: Baixa e liquidação automática através do arquivo de retorno, exibindo diversos alertas para conferência
• Cheques: Lançamento e manutenção de Cheques, com controle de depósito e estornos
• Contas Contábeis: Divisões de contas contábeis para melhor controle dos recebimentos e pagamento, também dando base para filtrar em relatórios diversos.
• Recebimento/Liquidação Múltipla (Baixa Múltipla): Recebimento em massa de diversos boletos.
• Cadastro de Bolsa para Alunos: Cadastro na ficha do aluno de % de desconto de bolsa
• Cadastro de Motivo de Desconto (Motivo da Bolsa): Cadastro de tipos de desconto de bolsa existentes para melhor controle e uso em relatórios.
• Gerenciamento Bolsas de estudos/descontos programados: Função para gerenciar e copiar para anos letivos seguintes as bolsas já cadastradas no período anterior para os alunos
• Concessão de desconto no boleto: Configuração de desconto nos boletos gerados
• Concessão de desconto por antecipação de pagamento no boleto: Configuração de desconto por pagamento antecipado nos boletos gerados
• Transferência entre contas: Função para movimentação de valores entre contas
• Emissão de NFS-E: Emissão de Nota Fiscal de Serviço das prefeituras
• Emissão de NF-e: Emissão de NF-e para material didático, uniforme e etc.
• Emissão de documentos da área financeira: Emissão de documentos em formato DOC ( WORD) para uso do financeiro, como carta de cobrança.
• Emissão de documentos da área financeira em massa: Emissão dos documentos financeiros para uma turma, curso ou instituição
• Biblioteca: Financeiro integrado para controle de multas por atraso
• Requerimentos: Financeiro integrado aos requerimentos. Os requerimentos que tiverem custo o sistema já gera o boleto
• Simulação do contas a receber: Simulação financeira de um período letivo seguinte com opções de reajuste
• Fechamento Mensal: Utilize essa função para fechar meses anteriores de modo que não possa mais haver alterações

Glossário

• Baixa de boleto: Quando um boleto é cancelado no banco (desregistrado do banco)