GE 002 009 - Tutorial Cadastro Plano de Contas

Cadastro de Contas Contábeis ou Plano de Contas

Para cadastrar o PLANO DE CONTAS, que no sistema é nomeado de CONTAS CONTÁBEIS, você precisa solicitar o Plano de Contas para o seu contador e seguir a mesma numeração que ele, ou criar a sua conforme a necessidade da Instituição.

Esse cadastro é feito em níveis, para que a emissão dos relatórios fique organizada e de fácil visualização, e ainda, para poder fazer emissão de relatórios SINTÉTICOS e ANALÍTICOS.

Esses níveis são divididos em blocos:

·        Nível 1 ou Bloco1, indica o tipo de conta A PAGAR ou A RECEBER, esse número será igual para todas as contas de acordo com sua origem, por exemplo: CONTA A RECEBER  sempre inicia com 001 e  CONTA A PAGAR sempre inicia com 002;

·        Nível 2 ou Bloco2, indica a conta ou um grupo de contas A PAGAR ou A RECEBER, esse número se representar UMA CONTA será usado no LANÇAMENTO DE CONTAS,  mas se representar UM GRUPO de contas será IGUAL para todas as CONTAS DESSE GRUPO, por exemplo: CONTA A RECEBER (imagem 1)  com apenas dois níveis 001.001 – UNIFORME essa conta não representa grupo, mas UMA ÚNICA CONTA e que pode ser lançada dessa forma; CONTA A RECEBER (imagem 2)  001.002 – Mensalidade, 001.002.001 – Parcela, 001.002.002 – Material, nesse caso a conta possui três níveis e deve ser lançado dessa forma;

·        Nível 3 ou Bloco3, uma indica a conta dentro de um grupo de contas A PAGAR ou A RECEBER, devem ser lançadas usando os três níveis, por exemplo: CONTA A RECEBER  001.002 – Mensalidade (REPRESENTA O GRUPO), 001.002.001 – Parcela (REPRESENTA A CONTA), 001.002.002 (REPRESENTA A CONTA) – Material.

OBSERVAÇÃO: O cadastro de contas contábeis é um cadastro com os TIPOS/MOTIVOS de lançamentos e não de fornecedor, por exemplo: Luz, água, telefone, salários e etc, NÃO cadastre como: CPFL, Telefônica, NET e etc, esse cadastro deve ser feito no cadastro de fornecedor.

Para cadastrar as Contas Contábeis siga os procedimentos descritos a seguir:

a.   Menu TABELAS;

b.   Selecione no Financeiro a opção CONTAS CONTÁBEIS;

c.   Clique no botão NOVO;

d.   Cadastrar os Níveis:

Nível 1:

a)   Em CÓDIGO digite o primeiro BLOCO(1), apenas para identificar o tipo de conta;

b)   Em DESCRIÇÃO(2) digite a identificação para esse tipo de Conta, por exemplo, RECEBIMENTOS;

c)   Clicar no botão INCLUIR, não há necessidade de preencher os outros campos para esse nível

Nível 2 como Grupo:

a)    Em CÓDIGO digite o primeiro BLOCO(1), de acordo com o tipo de conta, digite o segundo BLOCO(2);

b)   Em DESCRIÇÃO(3) digite a identificação para esse tipo de Conta, por exemplo, MENSALIDADES;

c)   Clicar no botão INCLUIR, não há necessidade de preencher os outros campos para esse nível.

OBSERVAÇÃO: se o Nível 2 for utilizado como CONTA, e não como grupo de contas, para o cadastro utilize o mesmo procedimento do nível 3, a partir do item c.

Nível 3 ou Nível 2 como Conta:

a)    Em CÓDIGO digite o primeiro BLOCO(1), de acordo com o tipo de conta, digite o segundo BLOCO(2) de acordo com o grupo, digite o terceiro BLOCO(3);

b)   Em DESCRIÇÃO(4) digite a identificação para esse tipo de Conta, por exemplo, APOSTILAS;

c)   AGRUPAR COM OUTROS MOVIMENTOS NO MESMO BOLETO?(5), SELECIONE essa opção SOMENTE se essa conta puder ser cobrada no mesmo boleto que outras contas de vencimento na mesma data e matrícula, caso seja necessário cobrança individual não selecione essa opção. Exemplo: “Mensalidade” e “Apostila” pertencem ao mesmo grupo e tem a mesma data de vencimento, e a opção selecionada será gerado APENAS UM BOLETO COM AS DUAS CONTAS. Caso essa opção esteja desmarcada o sistema irá gerar 2 boletos, um para mensalidade e outro para apostila.

d)   Nos próximos itens faça as configurações necessárias de acordo com a orientação do contador da Instituição;

e)   Clicar no botão INCLUIR, não há necessidade de preencher os outros campos para esse nível.

OBSERVAÇÃO: No caso de CONTAS A PAGAR a opção “Agrupar com outros movimento no mesmo boleto?” NÃO TEM FUNÇAO

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Alterar Conta Contábil

a.   Clicar na DESCRIÇÃO conta;

b.   Na janela que abrir FAÇA AS ALTERAÇÕES necessárias e clique em ALTERAR.

Excluir Conta Contábil

Para excluir uma conta, selecione a conta marcando a mesma na PRIMEIRA COLUNA e depois clique no botão EXCLUIR.

OBSERVAÇÃO: caso a conta que você esteja tentando excluir já tenha algum lançamento (mesmo que seja lançamento cancelado), o sistema NÃO irá permitir a exclusão da conta, nesse caso você poderá alterar a conta marcando a opção “Inativa”

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