GE 004 003 - Tutorial para envio de comunicados
Vídeos relacionados
Você pode também ver o vídeo com alguns exemplos e orientações: https://youtu.be/M8bOF1rMmVA
Como enviar vídeo nos comunicados
Enviando comunicado para os alunos
Para enviar os comunicados:
a. clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;
b. clique no botão NOVO, irá aparecer a tela da imagem 2:
Imagem 2 :
c. se quiser receber confirmação de envio coloque no campo ENVIAR CÓPIA PARA OS E-MAILS OU CELULARES (2), ATENÇÃO se o comunicado for enviado por SMS coloque apenas número de celular, se for enviar o comunicado por email coloque apenas conta de e-mail;
d. em CONTA DE ENVIO(3), selecione na lista a opção de tipo de envio (e-mail ou SMS);
e. O campo LISTAS A ENVIAR (4), são categorias de mensagens para que o sistema Ultramax Marketing crie estatísticas de envio e leitura de mensagens, selecione um tipo ou mais de acordo com tipo de comunicado que será enviado;
f. No campo DATA/HORA DO ENVIO DA MENSAGEM(5) é a data/hora que a mensagem será enviada, você poderá criar um comunicado agora, mas os e-mails ou SMS serão enviados somente na data/hora que você especificar nesse campo.
| ATENÇÃO: para envio pré-agendado, a máquina que tem o modem conectado, deve ficar ligada, assim como, o servidor para envio de emails. |
g. Se quiser enviar só para os aniversariantes coloque o dia que deve enviar no campo SOMENTE ENVIAR PARA ANIVERSARIANTE(6), lembrando que se essa opção for preenchida a mensagem enviada não ficará disponível na área do aluno;
h. No campo MENSAGEM(7) voce pode trabalhar de varias formas, enviando somente texto, enviando somente imagem incorporada, enviando texto e imagem:
Enviando somente texto
· Selecione a opção SIMPLES, para descrever o texto que desejar sem utilizar nenhuma formatação de fonte, cor, tamanho, etc.
· Selecione a opção FORMATADO, digite o texto desejado, faça as formatações usando os recursos do editor disponibilizado no sistema,
Enviando somente imagem incorporada
· Para enviar somete uma imagem basta apenas clicar no botão de ADICIONAR e anexar o arquivo do seu computador, pode estar selecionada qualquer tipo de mensagem, simples ou formatado.
Enviando texto e imagem
· No tipo de mensagem SIMPLES só é possível enviar uma imagem (lembrando que tem que utilizar as extensões jpg, jpeg, png e gif) ou pdf utilizando o botão ADICIONAR e a imagem, desta forma, sempre ficará depois do texto.
· No tipo de mensagem FORMATADO você poderá inserir um link para acesso as imagens, para isso terão que estar hospedados em um site para poder inserir o link no texto no local que desejar, como por exemplo a imagem deste link https://i.imgur.com/Ynmmd3q.jpg.Para incluir ela no tipo FORMATADO clique no ícone 
e então cole o link da imagem, se analisar depois pelo código fonte estará desta forma:
<p><a href="https://i.imgur.com/Ynmmd3q.jpg">https://i.imgur.com/Ynmmd3q.jpg</a></p>
| Poderá anexar a quantidade que quiser, o sistema não possui limite de quantidade de imagens ! |
i. Coloque o TÍTULO(8) da mensagem;
j. Se houver arquivo PDF para ser enviado no e-mail e disponibilizado na área do aluno, clique em ADICIONAR(9);
| OBSERVAÇÕES:
1 – É permito mais de um anexo por comunicado; 2 – Para anexar um arquivo ele ser estar salvo no formato PDF, PNG ou JPEG; 3 – Os arquivos anexos NÃO podem ser enviados por SMS; 4 – Os textos de SMS são LIMITADOS a 160 caracteres; 5 – Quando for enviar por SMS, lembrar sempre de colocar o nome do Colégio, no início ou no final da mensagem, para identificar quem enviou, no celular de quem recebe. |
Enviando um comunicado com 2 imagens em anexo ou +
Caso seja enviado o comunicado com mais de uma imagem em anexo, nosso sistema exibirá de uma forma mais amigável na área do aluno, um exemplo abaixo da Área do aluno > Comunicados:
Será exibida a imagem e também existe a possibilidade de selecionar a próxima imagem ou a anterior clicando nas setas laterais.
Também é possível selecionar a imagem clicando sobre sua miniatura conforme abaixo:
k. Caso queira mandar o comunicado somente para área do aluno, desmarque a opção ENVIAR E-MAIL(10) e não será enviado por e-mail e nem por SMS. Caso deixe essa opção marcada além de o comunicado ficar disponível na área do aluno, também será enviado por e-mail para as pessoas selecionadas no campo NOTIFICAR(11). Caso a opção ENVIAR E-MAIL seja desmarcada, automaticamente, irá aparecer a seguinte tela:
i. Depois de tudo configurado clique em ENVIAR COMUNICADO(12).
| OBSERVAÇÃO: Caso não apareça a opção “Enviar e-mail” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo. |
Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos
Depois que enviar um comunicado você poderá consultar a situação do envio dos e-mails:
a. clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;
b. Para consultar a situação de um envio clique no PROTOCOLO conforme mostra a imagem a seguir;
| OBSERVAÇÃO: Para cada comunicado que é enviado por e-mail, será gerado um número de protocolo no sistema Ultramax Marketing, clicando nesse número de protocolo você poderá ver a situação do envio dos e-mails, informações tais como: e-mails que foram devolvidos porque estava com a caixa postal cheia ou endereço do aluno inválido, etc. |
c. Clicando no número do protocolo irão aparecer as informações, como mostra a figura a seguir, nessa mesma tela você poderá cancelar o envio do e-mail caso as mensagens ainda não tenham sido enviadas, e ainda, pode analisar a situação do envio e para quantas pessoas o comunicado já foi enviado.
Enviando comunicado para colaboradores e professores
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os colaboradores e professores, para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES.
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual. Os comunicados para colaboradores e professores são enviados por e-mail e SMS, e ficarão disponíveis na área do professor e do colaborador, conforme o exemplo abaixo:
Ao clicar sobre o comunicado será exibida a tela abaixo mostrando a mensagem completa:
Também é possível visualizar as mensagens já enviado através do menu CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES conforme o exemplo abaixo:
| OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo. |
Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os visitantes e outras pessoas cadastradas no sistema, para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA VISITANTES/PRÉ-CADASTRO.
O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual.
| OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo. |
Enviar comunicado pela área do aluno ou pais
O envio de email ou SMS pode ser feito individual, ou seja, para apenas uma pessoa, basta que ela esteja cadastrada no sistema. Toda vez que acessar a área de um aluno, pai, visitante, etc e aparecer o ícone, clique nele e o sistema enviará a mensagem somente para essa pessoa. Para usar esse recurso siga os passos descritos a seguir:
a. Acesse o cadastro desejado: aluno, pais, visitante, etc (usaremos como exemplo nesse tutorial o cadastro de aluno);
b. Clique no ícone ;
c. Selecione a CONTA DE ENVIO (1);
d. Selecione A LISTA (2);
e. Coloque O TÍTULO (3);
f. Digite a MENSAGEM (4);
g. Clique em ENVIAR (5).
Enviando senha por e-mail para os alunos
Para os alunos terem acesso a área do aluno na Internet, eles precisam saber o RM (Registro de matrícula). O sistema permite que a escola comunique por e-mail o RM de cada aluno, ou seja, será enviado um e-mail para cada aluno informando qual o seu RM e como ele deverá fazer para acessar a área do aluno.
Para enviar essas orientações para os alunos, clique no menu: CADASTROS / E-MAIL DE NOTIFICAÇÃO DE SENHA.
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual, com exceção de que a mensagem enviada por esta tela não irá ficar disponível na área do aluno, irá ser enviada somente por e-mail.
| OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo. |
A mensagem enviada será como o modelo abaixo:
Prezado(a): [Nome do aluno ou responsável]
Este é um aviso para informar como você deve acessar a área do aluno pela Internet.
Acesse o link abaixo e depois clique no link: "Não possuo senha".
O seu RM para acesso é: [RM do aluno]
O nome do aluno referente ao RM é: [Nome do aluno]
Link para acesso:
http://www.suaescola.com.br/aluno
Estatísticas de envio de e-mails
Através do sistema Ultramax Marketing é possível acompanhar o envio das mensagens e ter estatística de quantas mensagens foram enviadas, quantas foram lidas e quantas não puderam ser enviadas porque o e-mail estava errado, com caixa postal cheia ou outro motivo.
Para acessar o Ultramax Marketing:
a. clique no menu: CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS
b. e clique no link ABRIR SISTEMA ULTRAMAX MARKETING;
c. irá abrir a tela abaixo:
Nessa tela você terá um gráfico com estatísticas de envio de mensagens e poderá clicar no menu MENSAGENS para analisar cada mensagem detalhadamente.
| OBSERVAÇÃO: Caso não apareça o link “Abrir sistema Ultramax Marketing” é porque o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo. |